Het Jeroen Bosch Ziekenhuis in Den Bosch illustreert de schaalvergroting in de gezondheidszorg. Jaarlijks worden hier 759.000 patiënten behandeld, waarvan 550.000 poliklinisch. Bij de ontwikkeling van de nieuwbouw enkele jaren geleden, die drie regionale ziekenhuizen verving, bleek niet voorzien te zijn in een papieren archief. Als gevolg hiervan zijn ze zich toen al snel op digitale oplossingen gaan oriënteren.
De omvang van het ziekenhuis blijkt niet alleen uit de grote hoeveelheid patiënten, maar ook uit het aantal actieve crediteuren: in totaal sturen 2.700 crediteuren gemiddeld 43.000 facturen per jaar naar het ziekenhuis. Deze facturen moeten door de budgethouder van de respectievelijke afdeling voor akkoord worden getekend. Vroeger werden de binnenkomende facturen van een dagstempel voorzien en eens per week via de interne postbezorging naar de afdelingen verstuurd. Na de fiattering van de budgethouder werden deze documenten weer op de afdeling crediteurenadministratie bezorgd waarna de betaling en de archivering kon worden afgehandeld. Dat proces nam veel tijd in beslag en verliep bovendien niet vlekkeloos.
Jörgen van der Zande is vanuit zijn functie als unithoofd van de crediteurenadministratie verantwoordelijk voor een efficiënte en foutloze verwerking van deze facturenstroom. Van der Zande: ‘We hebben diverse softwarefabrikanten gevraagd om producten te demonstreren en andere ziekenhuizen bezocht om in de praktijk te zien hoe daar met geautomatiseerde factuurverwerking en met DDi Factuur wordt gewerkt. De positieve verhalen die ons daar ter oren kwamen en de gebruiksvriendelijkheid van het pakket van DDi hebben de doorslag gegeven. Onze budgethouders zijn geen informatietechnologen, zij werken in de zorg. Hun primaire aandacht gaat uit naar de patiënten. De software van DDi is dermate gebruiksvriendelijk dat zij intuïtief hun weg in DDi Factuur vinden. Ook de naadloze koppeling met ons bestaande systeem VILA was een belangrijk argument om voor DDi Factuur te kiezen.’
Nu alle inkoopfacturen met DDi Factuur digitaal gearchiveerd worden verlopen deze processen vele malen efficiënter. Het proces is nu geheel transparant. Waar vroeger nog wel eens onduidelijkheid bestond over de locatie van de papieren documenten, daar is nu voor iedereen duidelijk wat de status van elke factuur is. De facturen zijn voor geautoriseerde budgethouders op afroep digitaal beschikbaar en de crediteurenadministratie behoudt de controle over het fiatteringproces.
‘Al met al hebben we met de oplossingen van DDi meer dan zeventig vierkante meter archiefruimte en veel personeelskosten uitgespaard. Het complete fiatteringproces verloopt nu vlekkeloos, en zo hoort het, want wie in een ziekenhuis werkt kan zich geen fouten veroorloven’, aldus Van der Zande.
