Registreren en declareren via internet

Buitendienst VW Netwerk Bouw kan overal data invoeren in het erp-systeem

Dit artikel delen:

De vele buitendienstmedewerkers van voormalig KPN-dochter VN Netwerk Bouw moeten hun urenregistraties en declaraties overal en altijd kunnen invoeren in het erp-systeem van het bedrijf. Gekozen is voor een webgebaseerde oplossing die invoering via de intranetten van de diverse vestigingen en via internet mogelijk maakt

"Behandel het toestel zeer zorgvuldig. Het is een wonder van techniek, ingewikkeld en dus zeer kwetsbaar." Zo maakt PTT, het Staatsbedrijf der Posterijen, Telegrafie en Telefonie, begin vorige eeuw de jeugd wegwijs in het gebruik van de telefoon.
VW Netwerk Bouw heeft zijn wortels in de pioniertijd van de telecommunicatie. Kabels trekt het nog steeds. De vele buitendienstmedewerkers maken een efficiënte registratie van de uren en declaraties noodzakelijk. Webtechnologie ontlast de boekhouding en verzekert het personeel van snelle teruggave van het voorgeschoten geld.

Scherp aan de wind

"Wij zijn het enige bedrijf in Nederland dat een netwerk van begin tot eind kan opleveren, zodat het zich direct leent voor exploitatie van een telecommunicatiedienst. Dat doen we al meer dan honderd jaar. In de hedendaagse concurrerende markt werken we met telkens wisselende partijen. Het is van belang om voortdurend in de gaten te houden wie welke rol heeft. Het maken van de offerte steekt nauw. Na afloop van het project moeten we ook snel factureren. De kracht van ons erp-systeem (enterprise resource planning, red) schuilt in de automatische verwerking van de informatie uit de diverse processtadia. Vanuit de offertecalculatie komt bijvoorbeeld een gedegen werkbegroting tot stand zonder dat gegevens opnieuw worden ingeklopt."
Zo verklaart Theo Hartog, Manager Beheer Businessunit Productie Proces Groep van VW Netwerk Bouw, het belang van de Baan IV-implementatie voor een optimaal verloop van het bedrijfsproces. Scherp aan de wind zeilen is nu het credo binnen zijn bedrijf, dat lang tijd de wind mee had. De internetrevolutie en de opkomst van mobiel bellen gingen immers gepaard met grote investeringen in de netwerkinfrastructuur. Er was zoveel werk dat de Amersfoortse netwerkbouwer nauwelijks toekwam aan het uitvoeren van orders voor andere partijen dan KPN Telecom.

Verspreid

Inmiddels lijkt de digitale storm te zijn geluwd, althans op het infrastructurele vlak. De netwerkbouwers knokken voor elke order. De opdrachtgevers zijn niet alleen de diverse aanbieders van mobiele telecommunicatie, maar ook grote ondernemingen die op hun eigen kantoorterreinen telecommunicatieverbindingen laten aanleggen. Terwijl de antennebouwers voor de mobiele sector een groot deel van het uitvoerende werk zelf ter hand nemen, doen de grondwerkers een beroep op onderaannemers. De regievoering en het ontwerp blijven gebeuren in de Amersfoortse vestiging van VW Netwerk Bouw. Dit neemt niet weg dat veel medewerkers hun activiteiten ontplooien op locatie. Hun urenopgaven moeten wel in het erp-systeem van het bedrijf terechtkomen.

Van koper tot ether
In een wereld die dankzij breedbandfaciliteiten voor spraak, data en video een stuk kleiner is geworden, is het moeilijk om je voor te stellen dat de telefoon ooit werd beschouwd als een kostbaar speeltje voor welgestelden. Pas in 1981 realiseerde het toenmalige staatsbedrijf PTT de vijfmiljoenste aansluiting. Als je de mobieltjes meerekent, heeft nu - uitgezonderd baby's, peuters en kleuters - bijna elke Nederlander een telefoon. VW Netwerk Bouw heeft de spectaculaire ontwikkeling van de telecommunicatie helemaal meegemaakt.
Onder de naam DKRV (Directoraat Kabel- en Radioverbindingen) was het vele jaren de PTT-dienst die de transmissieleidingen legde. De verbindingen zijn fysiek sterk veranderd. Naast de koperleidingen in de grond zijn er (draadloze) straalverbindingen gekomen. Later is op veel plaatsen het koper verruild voor glasvezel, terwijl de ether verder is gevuld met de frequenties voor mobiel telefoon- en dataverkeer. PTT werd KPN. KPN is gesplitst in post (TNT) en telecommunicatie. KPN Telecom besloot de bouwactiviteiten af te stoten. VW Netwerk Bouw werd een onderdeel van het VolkerWessels bouwconcern.
Daarnaast maken de medewerkers in de buitendienst kosten die ze kunnen declareren. Willen ze hun geld ontvangen, dan moeten ze de declaraties sturen naar de financiële administratie van VW Netwerk Bouw, gevestigd in het Friese Drachten. De verspreiding van activiteiten en vestigingen bemoeilijkt een consequente urenregistratie in het erp-systeem. Je moet daarvoor naar een kantoor met een aansluiting op Baan gaan. Een lastige bijkomendheid is verder dat de organisatie vanaf januari 2004 voor de declaratieafhandeling niet langer kon terugvallen op het e-hrm-systeem (elektronisch human resource management) van voormalig moederbedrijf KPN Telecom.

Race tegen de klok

Omdat ze tevreden zijn met hun Baan-softwarepakket zochten Theo Hartog en zijn collega's de oplossing voor de urenregistratie in een webgebaseerde toevoeging aan het erp-systeem. Vanuit de Baan-gemeenschap kenden ze it-dienstverlener Profuse. De demonstratie van een eerste concept gaf een positieve indruk. Gezamenlijk ontstond het idee voor een softwaremodule die het toelaat om de urenregistratie via het web in te voeren in de projectadministratie. Daarmee zou één probleem uit de wereld zijn geholpen. Via het intranet ergens op een locatie van de organisatie of via internet vanaf de eigen pc thuis kunnen de buitendienstmedewerkers hun te factureren uren invoeren.
Wat te doen met de declaraties? Gegeven de eindigheid van het gebruik van de e-hrm-voorziening had de oplossing van dit vraagstuk voorrang. Vanaf de zomer van 2003 voerden de consultants van Profuse een race tegen de klok. Ze gaven de voorrang aan het declaratiedeel omdat de basis voor het urensegement er toch al lag. De opleverdatum is bijna gehaald. De software voor de urenregistratie volgde.
Aanvullende eisen verzwaarden het ontwikkeltraject. Profuse heeft onder meer de Baan-methodiek van invoeren van de uren per regel in de webtoepassing gewijzigd in een vrije invoervorm met een overzicht van alle projecten waaraan de betreffende persoon heeft gewerkt. De op PCM-technologie (Profuse Conectivity Module) gebaseerde webapplicatie is als eerste 'live' gegaan voor het intranet. Na het aanbrengen van de benodigde beveiligingen tegen onbevoegd gebruik kan de netwerkbouwer de internetversie in gebruik nemen.

Optimalisatie

"Onze aanvullende wensen liggen meer op het vlak van optimalisatie", vertelt Hartog. "We willen nog een versnelling van de goedkeuringsprocedure bij het doorboeken van uren naar het Baan-systeem. Verder willen we de calculatietool in onze huidige Baan-versie vervangen door de functioneel betere versie in SSA ERP 6.1 LN. We zijn dus blij met het streven van SSA Global om de aanvullingen ook beschikbaar te stellen voor oudere Baan-varianten. Zonder herimplementatie krijgen we daardoor de beschikking over een gebruiksvriendelijke calculatieoplossing. Offertes komen meestal onder hoge druk tot stand. Met een betere calculatiemodule voorkomen we dat de commerciële mensen vanwege de snelheid en het gemak hun toevlucht gaan nemen tot Excel-spreadsheets."

 
Fred Franssen, pr-adviseur

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2005-07-08T00:00:00.000Z Fred Franssen
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.