Productiebedrijf Kooi heeft een succesvol migratietraject van Baans Triton 2.1 naar Baan IV achter de rug. Achteraf gezien is er meer sprake van een herimplementatie. Omdat Kooi na de oorspronkelijke implementatie een aantal versies had overgeslagen en nu bovendien nieuwe functionaliteit wilde, ontpopte het Baan-project zich tot een forse klus. Het productiebedrijf werd bijgestaan door Baans implementatiepartner CSC Kobra.
Kooi is onderdeel van Allegheny Teledyne en produceert en verkoopt meeneemheftrucks onder de merknaam Kooiaap. Het bedrijf heeft zo'n 130 mensen in dienst en stuitte op een aantal problemen met zijn Triton 2.1-software. "In de eerste plaats het jaar 2000-probleem. Daarnaast hebben wij een aantal upgrades overgeslagen. Het systeem loopt en dan denk je: 'laat maar schieten die nieuwe versie'. De ondersteuning van Triton werd daardoor echter lastig. Tot slot groeide onze informatiebehoefte uit boven de functionaliteit van Triton", legt Kooi's financieel directeur Dick Vroonland uit. Een van de bijkomende redenen om geen nieuwe versie te nemen, was voor Kooi de aanwezigheid van veel maatwerk op de service-module, wat een migratie bemoeilijkt. Uiteindelijk koos Kooi weer voor de software van Baan, versie IV ditmaal.
Met hulp van CSC Kobra, die het projectplan schreef en het project begeleidden, startte Kooi een marktanalyse. Dit keer koos het Friese bedrijf ervoor zijn productieproces aan te passen aan de standaardmodellen in de software, in plaats van het op maat maken van het standaardpakket. Maatwerk laat weliswaar de functionaliteit beter op het bedrijf aansluiten, maar kan in de toekomst opnieuw leiden tot migratiedrempels. "We hebben het productieproces afgestemd op de marktanalyse en in ons achterhoofd gehouden wat de standaardsoftware aankan", aldus Vroonland.
Een en ander heeft tot gevolg dat Kooi niet meer werkt op basis van het 'engineer to order' fabricage-principe, en pas materialen kan bestellen als een order binnen is. Het werkt op basis van 'configure to order', waarbij klantspecifieke eindproducten worden samengesteld op basis van standaardcomponenten. De levertijd is daardoor teruggelopen van ruim acht naar zo'n vier weken. Tevens zijn de voorraden met dit nieuwe productieproces verlaagt met circa 10 procent. "Daarmee hebben we de belangrijkste doelstellingen van onze erp-implementatie bereikt."
Oorspronkelijk was het de bedoeling dat het project, dat in januari 1998 van start ging, in juni van datzelfde jaar afgerond zou worden. Volgens dat plan zou alleen functionaliteit overgezet worden van de oude naar de nieuwe versie. Vroonland: "We wilden al snel een aantal verbeteringen in de implementatie terugzien. Aanvankelijk hielden we de streefdatum overeind om druk op de ketel te houden van het projectteam. Op het laatst hebben we dat toch met twee maanden uitgesteld." Uiteindelijk heeft Kooi 70 procent van de functionaliteit veranderd.
De werkelijke overgang van het oude naar het nieuwe systeem vond in het weekend plaats. "Ondanks de goede voorbereidingen duiken er altijd onvoorziene zaken op die veel uitzoekwerk vergen. Zo was bijvoorbeeld de conversie van de voorraadgegevens een probleem. Het was een intensief weekend, maar wel gezellig", blikt Vroonland terug.
Nadat het nieuwe systeem op een vroege maandagochtend om zes uur in de lucht was, volgde de kater. "Tot ruim zes weken na de ingebruikname moest de implementatie nog bijgeschaafd worden, bijvoorbeeld op het gebied van autorisatie. Een en ander heeft veel tijd gekost van zowel Kooi als CSC Kobra."
Het systeem kent momenteel vijftig gebruikers. De ontwikkeling van het pakket is nog niet voltooid. Het eerstvolgende project moet het systeem gereed maken voor de euro. Verdere vervolmaking van de installatie is gericht op een koppeling met het ontwerppakket Pro Engineer, het ingebruiknemen van de verkoopmodule en het aansluiten van het Duitse verkoopkantoor. Opnieuw stelt Kooi zich nu de vraag of ze met elke nieuwe versie mee moeten gaan. In de toekomst verwacht Vroonland echter een uniform beleid vanuit de moedermaatschappij Allegheny Teledyne.
