Smeva is van alle markten thuis. Al bijna 100 jaar ontwikkelt, produceert en levert het bedrijf koelsystemen en vriescellen aan klanten over de hele wereld. Smeva verwerkt ongeveer 32.000 inkomende facturen per jaar in verschillende Infor/Baan pakketten. Meer efficiency dankzij minder arbeidsuren nodig voor verwerking en geen fysiek factuurarchief. Van toonbank of koelvitrine tot wandkoelmeubel en van compleet koelsysteem of koelinstallatie tot vriescel.
De 32.000 facturen worden voor vestigingen in Nederland en België op één centrale plaats verwerkt in vijftien verschillende administraties. In totaal zijn meer dan vijftig medewerkers binnen de gehele organisatie betrokken bij het vastleggen, boeken, goedkeuren en verder verwerken van de facturenstroom.
Jeroen Derks, financieel directeur Smeva Group, vertelt: ‘Al in 2007 hebben wij ons georiënteerd op de markt voor geautomatiseerde factuurverwerking. Vanwege verkoop van twee divisies aan het einde van dat jaar, hebben wij het project tijdelijk in de vriezer geplaatst. Enkele jaren later werd het project weer opgepakt omdat we, naar aanleiding van een overname, twee crediteurenadministraties samen moesten voegen. Daarnaast nam het aantal inkomende facturen fors toe. Wij wilden daarom graag een besparing realiseren, zicht hebben op waar de facturen zich bevonden en de goedkeuring vastleggen.’
‘Van de drie mogelijke leveranciers bleven er al snel twee over. Voor ons was een bewezen interface namelijk het voornaamste criterium. Uiteraard speelden de functionaliteit en prijs ook een belangrijke rol, maar eerst hebben wij gekeken of men al een behoorlijk aantal klanten ‘live’ had draaien met de oplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking in Baan. Daar had ISProjects ruime ervaring in en, volgens ons, de beste interface voor beschikbaar. Daarnaast boden zij een mailbox functie. De, voornamelijk pdf, facturen komen daardoor nu binnen op een speciaal e-mailadres en worden direct in ISP-Invoice ingelezen. Van daaruit worden ze geautomatiseerd de workflow in gestuurd voor goedkeuring of direct gematcht waardoor wij de factuur zelfs helemaal niet meer zien!’, vervolgt Derks.
‘Het digitaal archief biedt ons ook grote voordelen. Met behulp van de zoekfunctie kunnen de budgethouders zeer eenvoudig voor hen relevante facturen terugvinden. Verder zijn de accountants zeer tevreden over het digitaal archief. De audittrail functie geeft hen direct inzicht in wie de betreffende factuur heeft beoordeeld en wanneer dit is gedaan. En van de fiscus hebben we toestemming om de facturen alleen digitaal te bewaren wat uiteraard weer een besparing in de kosten voor archivering en archiefruimte oplevert!’
‘Dankzij het autorisatie schema wordt een factuur nu alleen betaald als de juiste personen daar goedkeuring voor hebben gegeven. Verder hebben wij in de praktijk gemerkt dat wij nog extra efficiency voordeel hebben bereikt door ‘opvoeding’. Door bij leveranciers aan te geven welke informatie op de factuur moet staan, is het aantal handelingen door de crediteurenadministratie sterk afgenomen. En waar in het verleden de crediteurenadministratie afwijkingen op inkooporders samen met inkoop en/of magazijn oppakte, komen deze nu ook direct op de juiste plaats, bij de inkoper terecht. Uiteraard streven wij samen met onze inkopers er naar om het aantal directe matches zo hoog mogelijk te maken, want dat is in ieders belang. Kortom het werk is veel minder geworden en de autorisaties liggen nu direct daar, bij inkoper of budgethouder, waar het hoort!’, besluit Derks.
