Alphatron heeft voor de verwerking van inkomende facturen een overeenkomst gesloten met ISProjects. Door het gebruik van een gestandaardiseerde, door Microsoft gecertificeerde, interface met MS Dynamics NAV en garantie op toekomstige comptabiliteit kan Alphatron voorlopig weer voort.
Alphatron startte eind jaren ‘70 als eenmanszaak. Inmiddels is het bedrijf uitgegroeid tot een Rotterdamse multinational die elektronica ontwikkelt, produceert en verhandelt via gespecialiseerde divisies voor de scheepvaart, de omroepwereld, de beveiligingsbranche, Defensie, de medische wereld en de industrie. Alphatron telt bijna 300 medewerkers verspreid over meer dan 25 vestigingen op vier continenten. Het hoofdkantoor bevindt zich in Rotterdam, pal aan de Maas naast de Van Brienenoordbrug.
Alphatron verwerkt ongeveer 28.000 inkomende facturen per jaar in MS Dynamics NAV. In de eerste fase van het project worden twintigduizend facturen digitaal verwerkt voor één locatie. In de volgende fase worden hier nog vier locaties met nog eens achtduizend facturen aan toegevoegd. In totaal zijn ongeveer 35 medewerkers binnen de gehele organisatie betrokken bij het vastleggen, boeken, goedkeuren en verder verwerken van de inkomende facturenstroom.
Groei opvangen
Paul van der Linden, manager IT-applicatie bij Alphatron: ‘Wij willen de groei van het aantal inkomende facturen graag opvangen door digitalisering in plaats van uitbreiding van het aantal fte’s. Verder zien wij als bijkomend voordeel dat .pdf facturen voortaan ook automatisch verwerkt kunnen worden. Dit leidt er toe dat leveranciers geen papieren factuur hoeven aan te maken en te versturen en zodoende een kostenreductie realiseren en het milieu minder wordt belast.’
‘Wij hebben een seminar van ISProjects bezocht, demo’s bekeken en verschillende oplossingen met elkaar vergeleken. Na beoordeling heeft de projectgroep een voorkeur uitgesproken voor de oplossing van ISProjects. Waarom ISProjects? Het is een gerenommeerd bedrijf met een dedicated focus op financiële oplossingen en ruime ervaring door meer dan honderdvijftig installaties in Nederland, België, Duitsland en Engeland te realiseren. Daarnaast biedt deze oplossing standaard een meertalige en overzichtelijke gebruikersinterface’, vertelt Van der Linden.
‘De belangrijkste pluspunten van ISProjects voor Alphatron zijn een gestandaardiseerde, door Microsoft gecertificeerde, interface met Dynamics NAV en garantie op toekomstige compatibiliteit. Daarnaast is ISProjects Lid van de Microsoft Dynamics gebruikersvereniging (www.dynug.nl), wat extra vertrouwen geeft in deze oplossing’, gaat Van der Linden verder.
‘Een fixed price implementatie op basis van een degelijke projectaanpak en bovenal 100 procent aansluiting op de gestelde wensen/eisen vanuit Alphatron zijn andere pluspunten voor ons. Verder hebben een aantal medewerkers van Alphatron in het verleden ook al met de oplossingen van ISProjects gewerkt en zijn daar zeer positief over. Dit samen maakte voor ons de keuze zeer helder’, besluit Van der Linden.
