Brandweer Amsterdam-Amstelland stapte in juli van dit jaar over op Navidocs voor de verwerking van inkomende facturen en voor het order- en bestelsysteem. Een goede keuze, zo kan zij al na vier maanden ervaring met het pakket concluderen. De implementatie van het pakket en de vlekkeloze werking ervan resulteren in niets dan complimenten van zowel de financiële administratie als de I&A-afdeling.
Het idee voor Navidocs ontsproot al in 2008 aan het brein van directeur Albert Hendriks. Met zijn
bedrijf Always A Solution (AAS), werd hij regelmatig geconfronteerd met de tekortkoming van
Microsoft Dynamics NAV (voorheen Navision) op het gebied van documentherkenning- en verwerking. ‘Dat kan beter’, meende hij en ontwikkelde de Navidocs module. Sinds 2012 timmert hij
daar met toenemend succes mee aan de weg.
Brandweer Amsterdam-Amstelland weet inmiddels als geen ander waar dit succes aan te danken is:
‘Voor ons was met name de optimale koppeling tussen Microsoft Dynamics NAV en Navidocs een
groot pluspunt. Voor die tijd werkten we met een ander pakket voor het digitaal herkennen en verwerken van inkomende facturen. Op zich niets mis mee, maar de integratie met Microsoft Dynamics NAV zorgde altijd voor problemen. Dat is nu voorgoed verleden tijd, onder meer doordat gegevens uit dezelfde database worden gehaald.’ Aan het woord is Etienne Koning, hoofd financiële administratie van de Brandweer Amsterdam-Amstelland.
Einde aan frustratie
Woorden waar zijn collega Tjeerd de Bruin, hoofd I&A, zich van harte bij aansluit. ‘Brandweer
Amsterdam-Amstelland verwerkt per jaar zo’n dertienduizend inkoop- en logistieke facturen. Digitale
factuurverwerking levert veel winst op, zowel qua tijd als geld, maar voor de it-afdeling was het
wel een bewerkelijke en foutgevoelige oplossing.’ Navidocs luidde het einde van die frustratie in.
‘Het is inmiddels geïmplementeerd en de voordelen zijn legio.’
Een van de grootste voordelen is wel dat Navidocs documenten scant op inhoud en niet op
vormgeving. Dus ook wanneer de leverancier de vormgeving van de factuur wijzigt, verandert dit
niets voor de identi ficatie door Navidocs. De Bruin: ‘Het betekent ook dat de facturen gewoon
gescand kunnen worden met onze standaard multifunctionals/copiers. Een investering in dure hardware is niet nodig.’
Nog zo’n pluspunt van Navidocs: De implementatie van het pakket kost slechts een dag en dat
geldt ook voor de training. In totaal dus twee dagen tijdsinvestering om een compleet nieuw
pakket in de lucht te krijgen. En één waarmee iedereen direct aan de slag kan. ‘De kracht zit
hem in de eenvoud voor de gebruiker’, aldus Navidocs-bedenker Hendriks. ‘En in de
prijs. We bieden een compleet pakket zonder allerlei onverwachte bijkomende kosten. Bij ons
geldt: prijs is prijs.’
Navidocs denkt mee
Terug naar de brandweer Amstelland waar men nog dagelijks enthousiast is over het Navidocs-programma en over de samenwerking met de mensen erachter. Koning legt uit waarom:
‘Om dit programma goed te installeren en aan te laten sluiten op onze specifieke wensen
en eisen is een goede samenwerking van groot belang. Bij Navidocs laat men zien een gedegen
kennis te hebben van Microsoft Dynamics NAV en Navidocs. Ze denken met de organisatie mee
over efficiency-vraagstukken. Ze staan klaar voor het verlenen van telefonische assistentie en koppelen dit achteraf terug via email. Vragen worden snel beantwoord. Desgevraagd komen ze
op locatie voor uitleg, advies of het leveren van oplossingen van vraagstukken.’ Om te laten zien
dat hij het echt meent voegt Koning eraan toe: ‘Namens de Brandweer Amsterdam-Amstelland
ben ik meer dan bereid om eenieder die daar behoefte aan heeft toelichting te geven.’
