IFS smeert processen Motrac Hydraulics

In Baak, een klein plaatsje met zeshonderd inwoners vlak bij Zutphen, staat het gebouw van Motrac Hydraulics. Dit is een system integrator en handelsbedrijf gespecialiseerd in hydrauliek. Zowel voor het leveren van een hydraulische oplossing voor elk vraagstuk, als het leveren van hydraulische componenten kun je bij Motrac Hydraulics terecht. Ooit onderdeel van de PON Holding, in 2013 overgenomen door Koninklijke Reesink en groeiend. Het bedrijf telt nu ongeveer vijftig man personeel in Nederland en heeft serieuze plannen uit te breiden.

'Eind 2012 kreeg ik de opdracht een onderzoek te doen om de mogelijkheid van implementatie van IFS binnen de organisatie te bepalen. De kennis, die is opgedaan bij eerdere implementaties van IFS Applications binnen andere bedrijven, was daarbij de basis', zegt André Rozema, manager operations bij Motrac Hydraulics. 'Het onderzoek heeft ertoe geleid dat vanaf januari 2013 gestart is met de implementatie van IFS Applications binnen Motrac Hydraulics. Een klus die ervoor zorgde dat per 1 juli 2013 Motrac Hydraulics live gegaan is. Na deze livegang is, met een doorsnee van de organisatie, de procesflow kritisch onder de loep genomen en op papier gezet. Dit betrof alle processen die van klantvraag tot en met de uitlevering en nazorg laten zien wie verantwoordelijk is voor welke acties.'

Efficiëntieslag

Bij Motrac was een efficiëntieslag hard nodig toen Rozema binnenkwam. Het invoeren van gegevens gebeurde nog vaak handmatig en iedereen had zichzelf een eigen manier van werken aangeleerd. Met het nieuwe IFS Applications 7.5 werden de modules sales, finance, service en projecten geïmplementeerd. De klantvraag wordt vastgelegd in klantorders en waar nodig worden werkorders gebruikt om de productie te sturen. Rozema koos voor werkorders in plaats van productieorders omdat er bij het combineren van twee pompen om maatwerk te leveren vaak restmateriaal overblijft. Een van de twee pompen gaat samen met 'restmateriaal' weer terug naar de voorraad.

Door de implementatie van IFS Applications en de daarbij gegenereerde rapportages is er een efficiencyslag geslagen waarbij er meer inzicht in de planning is ontstaan en waarmee klanten beter en op tijd bediend kunnen worden. Tegelijkertijd is met name in het inkooptraject de benodigde capaciteit sterk gereduceerd. Rozema: 'Een mooi tastbaar voorbeeld van de resultaten is dat de medewerker inkoop van acht uur werk naar twee uur is gegaan. Uiteindelijk heeft hij nu een nieuwe functie en combineert een nieuwe collega die twee uur inkoop met logistieke taken.'

Gezien de aanwezige kennis en ervaring van IFS zijn er bij Motrac weinig uren aan consultancy besteed. Tien dagen om precies te zijn, twee voor elke geïmplementeerde module. 'De consultancy is met name gebruikt om te sparren over de gekozen inrichting binnen IFS Applications', legt Rozema uit. 

Live gang

In afwijking van de 'normale' trainingsmethodiek; train de key-users, key-user traint de eindgebruikers, is ervoor gekozen om direct alle eindgebruikers te trainen. Tot dit besluit is gekomen vanwege de korte implementatieperiode en de beschikbare capaciteit binnen de organisatie. De capaciteit was beperkt door de hoeveelheid werk die gerealiseerd moest worden.

'De eerste weken heb ik alleen maar rond gerend om iedereen te ondersteunen en vragen te beantwoorden. Maar alles ging goed, we waren er inderdaad klaar voor. Er hebben zich geen ernstige problemen voorgedaan. Het enige wat uiteindelijk nog voor wat meer werk dan verwacht heeft gezorgd is dat niet alle artikelen waren aangemaakt in de nieuwe database. Dit is echter wel een bewuste keuze geweest. Met name projectspecifieke artikelen bleken nog ingevoerd te moeten worden, hetgeen gezien de aantallen voor oponthoud heeft gezorgd', vertelt Rozema. 

'Het duurt gemiddeld een klein jaar voordat iedereen volledig vertrouwd is met het systeem. Die vertrouwdheid is er nu zeker, wat ervoor zorgt dat er een focus kan zijn op andere doelen, zoals onze vestiging in Duitsland. Ook daar wordt IFS nu geïmplementeerd waarvan de live gang gepland is op juni 2015', besluit Rozema.