In de strijd om de beste business case van 2009 zond Telecom Visie het project 'Shared service centre ICT Koninklijke Ten Cate' in. Het project en bijbehorende business case gaan in op de realisatie van een shared service centre ict voor Koninklijke Ten Cate door Telecom Visie.
De afgelopen jaren is het aantal bedrijfsonderdelen bij Ten Cate sterk toegenomen, waardoor er een sterke diversiteit aan ict-landschappen was ontstaan. Er was in de organisatie sterke behoefte aan een centrale ict-organisatie. Deze behoefte werd onderbouwd met adviezen van auditors. In oktober 2007 werd daarom begonnen met de uitwerking van een businesscase waarbij dit idee werd ingevuld door middel van een Shared Service Centre ICT (SCC) voor de regio's EMEA en dan met name Europa, de Verenigde Staten en Azië.
Op 9 september 2008 is de businesscase goedgekeurd waarbij een formele opdracht vanuit de raad van bestuur (RvB) werd gegeven voor het inrichten van een SCC. Ook werd een planning afgesproken. Per 1 januari 2009 zou gestart worden met het SSC voor EMEA, vervolgens per 1 januari met de Verenigde Staten en ten slotte per 1 januari 2011 met Azië. Na goedkeuring van de RvB is het projectteam gevormd. Zes business units waren bij het proces betrokken.
Centraliseren
Het doel was het centraliseren van de ict-organisatie en -systemen om de verdere groei van TenCate te kunnen blijven ondersteunen. De belangrijkste veranderingen omvatte het naar een regionaal niveau tillen van generieke systemen, zoals internet, intranet, e-mail, datacenters en telefonie en ict-resources. Per regio moet een SCC actief zijn dat generieke systemen ondersteunt en de business voorziet in de noodzakelijk ict-dienstverlening. Lokale en autonome systemen of servers worden zoveel mogelijk geëlimineerd. De kosten van de SCC worden gedeeld door de business units die gebruikmaken van de diensten van het SCC.
Het doel op langere termijn is om systemen en mensen optimaal te benutten en te laten samenwerken op regionaal niveau om zo kostenbesparingen te realiseren en een professionaliseringsslag te maken.
Draagvlak was een essentiële voorwaarde voor organisatie wijzigingen en het inrichten van het SCC. Daarom zijn een jaar voor het begin van de business case alle betrokken partijen uitvoering geïnformeerd en geraadpleegd, waaronder de centrale ondernemingsraden. De businesscase en implementatie is gemanaged door de CIO in opdracht van de RvB.
Vernieuwingen
Het project is volgens Roel Durlinger, CIO Koninklijke Ten Cate vernieuwend op de drie verschillende vlakken. Op HRM-niveau vindt een organisatorische centralisatie plaats op het gebied van ict. Internationale samenwerking wordt bevorderd door het delen van kennis. De ict-organisatie is gewijzigd naar het hybride model waarbij generieke systemen en ict resources zoveel mogelijk zijn gecentraliseerd binnen de regio, maar waarbij ook rekening wordt gehouden met de continuïteit van specifieke systemen van betrokken bedrijven. De ict-organisatie rapporteert nu rechtstreeks aan de CIO. Ook is de budgetverantwoordelijkheid voor ict gecentraliseerd en maakt deze geen onderdeel meer uit van de business.
Maar ook technisch gezien zijn er venieuwingen. Alle ict-diensten zijn virtueel gemaakt en geografisch gecentraliseerd naar een professioneel datacenter. Durlinger: 'Door dit project is een internationale architectuur voor het netwerk opgezet voor betere samenwerking. Voorbeelden zijn de implementatie van de Office Communicator, Voice over IP en video conferencing.'
Besparing
De voordelen van integratie van telecommunicatiediensten zijn door Telecom Visie nader onderzocht. Patrick Kuipers van Telecom Visie: 'Door toepassing van deze nieuwe communicatiemiddelen bespaart Ten Cate aanzienlijk op de jaarlijkse reiskosten, zowel nationaal als internationaal en door integratie en centrale inkoop bespaart Ten Cate jaarlijks fors op de operationele kosten.'
Durlinger: 'Voor de stakeholders betekenen de veranderingen dat zij functioneel overzicht en inzicht hebben. Bovendien wordt een forse kostenbesparing gerealiseerd en is de ict-dienstverlening geprofessionaliseerd.'
Resultaten
Durlinger: 'Door dit project zijn de operationele ict-kosten geminimaliseerd. De kosten van IT-diensten die nu vallen onder SCC Europa zijn in twee jaar tijd gedaald van 1,5 miljoen euro per jaar naar minder dan 1 miljoen euro per jaar.' Ook is volgens hem 20 procent bespaard op het implementatiebudget. 'Dit is halverwege het jaar daadwerkelijk gecrediteerd aan de businessunits. Deze besparing werd met name gerealiseerd door binnen de kaders van het implementatietraject het concept van SCC toe te passen, namelijk het delen van kennis en systemen.'
De RvB is volgens Durlinger dan ook zeer tevreden over de eerste resultaten van het ingerichte SCC Europa, waardoor conform de oorspronkelijke planning ook de andere regio's ingericht worden. Daar waar mogelijk worden de SCC's uitgebouwd met andere facilitaire afdelingen of worden gekoppeld aan nieuw verworven business units of bedrijfsonderdelen.
