HvA vermindert opslagkosten met Nortern NNS

De Hogeschool van Amsterdam met in totaal 49000 gebruikers (studenten en personeel) heeft met behulp van Northern NSS een beter inzicht en controle over de user data gekregen. Als gevolg van deze controle over de user data bespaart de school jaarlijks op de kosten van storage. Door de betere controle nemen tevens de operationele risico's af. De HvA werkt met Windows servers gekoppeld aan NetApp filers.

De it-services van de Hogeschool van Amsterdam beheert een grote it-infrastructuur waarin de data van de 49000 studenten en medewerkers is opgeslagen en is zonder meer een uitdagende omgeving te noemen. Alleen al vanwege het aantal gebruikers en hun data en profielen.

Om de hoeveelheid data beheerbaar te houden en afdoende capacitietsmanagement te kunnen doen is een goed inzicht en controle over de opgeslagen data van cruciaal belang. De it-directie van de HvA heeft Northern gevraagd om ze met bovenstaande uitdaging te helpen. De ervaring heeft geleerd dat gebruikersdata jaarlijks behoorlijk snel groeit met alle extra kosten van dien. Het is de uitdaging om daar op gepaste manier mee om te gaan. Naast technieken als deduplicatie is het ook van belang om goed inzicht te hebben in het dataverbruik van medewerkers en studenten. De HvA is op zoek gegaan naar een quotamanagement en data reporting oplossing die aansluit op de functionele eisen en wensen voor haar omgeving met NetApp filers. Northern NSS bleek de meest passende software voor de HvA te zijn.

Geleidelijke implementatie

Een van de belangrijkste wensen van de HvA was dat Northern NSS op een geleidelijke manier in de bestaande infrastructuur geïntegreerd kon worden. Voor HvA was het uitermate belangrijk dat de NSS-oplossing geen invloed op de performance en beschikbaarheid zou hebben. De server- en storagebeheerders van de HvA en een engineer van Northern hebben nauw samengewerkt tijdens de test, installatie en implementatie van de NSS oplossing.

De installatie is geruisloos in diverse fases afgerond om ervoor te zorgen dat de gebruikers ongehinderd door konden blijven werken. Kwaliteit ging hier voor tijd. Alles werd goed voorbereid en na elke stap in het proces werd eerst afgewacht of het geïmplementeerde aan de verwachtingen voldeed. Daarna volgde de volgende stap de inventarisatie van de user data.

Als eerst actie heeft de school met NSS een volledige scan van de user data gedaan en via de NSS rapportagetool is de HvA nu in staat om op elke niveau (van helikopterview over de gehele enterprise tot aan user niveau) te bekijken welke hoeveelheid en type files er opgeslagen zijn.
Tevens is de HvA in staat om haar gebruikers een goed beheerbaar diskquotum op te leggen waardoor ook daar de grip op de situatie wordt verstevigd. Indien nodig kan de HvA vanuit security overwegingen bepaalde files of typen files blokkeren. Een ander belangrijk instrument in NSS is het bepalen van de storage trends door middel van de capaciteits planning.

Daardoor kan de HvA op ieder gewenst moment in een oogopslag zien in welke richting het datagebruik zich aan het ontwikkelen is. De capaciteitsplanning draagt er zorg voor dat op tijd de juiste beslissing kan worden genomen over de aanschaf van nieuwe hardware. Hierdoor is het mogelijk om meer proactief budget vrij te maken en werkzaamheden in te plannen en zo te voorkomen dat er onverwacht behoefte is aan een haastige uitbreiding van capaciteit. 

Northern NSS voorziet tevens in een functie ter ondersteuning van het doorbelasten van kosten. Hier wordt echter bij de HvA nog geen gebruik van gemaakt. De in te zetten functionaliteit maakt het mogelijk om de diverse budgethouders in de organisatie een overzichtelijke en geheel zelf te definiëren rapportage over het gebruik van storage te sturen.