Pittig conversietraject bij Essent

Liberalisering en fusies vergen uiterste van ict-systemen

Essent moet een dubbele slag maken om zijn ict-systemen op orde te krijgen. Het uit meerdere energie- en afvalbedrijven voortgekomen nutsbedrijf wil op termijn met één factureringssysteem uit de voeten kunnen. Daarnaast moet het dit systeem geschikt maken voor de vrije energiemarkt. De eerste vertraging is een feit.

  
Directeur Essent-Noord Anton Reijntjes: "De overstap is geen gemakkelijke klus".
"De overstap is geen gemakkelijke klus", zegt Anton Reijntjes, directeur Essent Noord. Het in 1999 uit een fusie van de drie nutsbedrijven Pnem (Noord-Brabant), Edon (Noord-Oost Nederland) en Mega (Limburg) ontstane energiebedrijf heeft met ruim twee miljoen aansluitingen 40 procent van de Nederlandse energiemarkt in handen. De drie bedrijfsonderdelen gebruiken nu verschillende factureringssystemen. Op termijn moet dat er één worden, SAP's Isu-systeem (industry solutions utility).
Essent Noord is als eerste met het Isu-systeem gaan werken. Reden voor deze primeur is volgens Reijntjes het feit dat Edon voor de fusie bezig was met een SAP-implementatie om zijn zelf ontwikkelde factureringssysteem KIS te vervangen. Halverwege 2001 is besloten de overstap uit te stellen om ook de andere twee energiepoten in Brabant en Limburg, die meekwamen met de fusie, daarvoor klaar te stomen.
Uitbesteding
Door de investeringen in nieuwe informatiesystemen moet Essent op andere posten bezuinigen. De directie ziet uitbesteding van ict-beheer als een belangrijke mogelijkheid om te besparen. Eind november kondigde Essent aan de kantoorautomatisering en het beheer van de datacentra verder te willen uitbesteden. Werkplekken, netwerkdiensten, pc-beheer, applicatieservers, gegevensopslag en backup-voorzieningen wil het door een externe partij laten uitvoeren. Bij een eventueel contract zijn 150 Essent-ict-medewerkers betrokken.
Essent overweegt ook het beheer van het factureringssysteem extern in te kopen. Een mogelijke gegadigde voor deze opdracht is Accenture, dat nu al de implementatie van de SAP-systemen verzorgt. Anonieme bronnen binnen Essent melden dat Accenture een goede kans maakt doordat directeur Nederland Sander van 't Noordende een broer is van Marc van 't Noordende, raad van bestuurslid bij Essent. Anton Reijntjes, directeur Essent Noord, verzekert dat deze connectie geen invloed heeft op een eventuele keuze. "Edon had al voordat de Noordendes in het zadel plaatsnamen voor de combinatie Accenture-SAP gekozen. Ook toekomstige keuzes beïnvloedt deze familierelatie niet."

Vertraging

Begin juli dit jaar begon Essent Noord het nieuwe factureringssysteem te gebruiken. "De eerste ruim zevenduizend klanten in Twente ontvingen hun energienota's via het Isu-systeem", vervolgt Reijntjes. Een energiebedrijf als Essent stuurt elke maand een twaalfde van het klantenbestand de eigenlijke factuur. De rest van het jaar krijgen klanten voorschotten om niet in één keer de hele bulk te hoeven factureren.
Inmiddels heeft Essent Noord honderdduizend jaarrekeningen uit een totaalbestand van negenhonderdduizend klanten verzonden. Reijntjes zegt iets achter te lopen op schema. "We hebben meer werk aan nota's en moeten er hard aan trekken om ze correct en op tijd te versturen." De werkvoorraden hopen zich op, waardoor er minder facturen uitgaan dan normaal. Ook is er twee weken achterstand bij het verwerken van mutaties. Dat moet deze maand weggewerkt zijn.
Essent noemt de andere aanloopproblemen beheersbaar. "In de conversie zelf zitten weinig fouten", zegt Arjon van Lieshout, implementatiemanager van SAP Isu bij Essent. Bij nota's met onvolkomenheden wordt een brief gevoegd waarin staat dat er fouten in de factuur geslopen zijn en dat deze zo snel mogelijk verholpen worden. Andere problemen zijn ernstiger en moeten met een ingreep in de software aangepakt worden. Het is nu niet mogelijk om de incasso-informatie van de banken, waarop te zien is welke rekeningen betaald zijn en welke niet, in te lezen. Door een softwareaanpassing moet dit over twee weken weer automatisch te verwerken zijn.
In andere regio's loopt de overstap vertraging op. De overstap van Essent Limburg is ruim een maand uitgesteld tot halverwege januari, volgens een interne notitie om "het factureringsproces niet in de gevarenzone te brengen". De Limburgse vestiging gebruikt nu SAP R3, maar zegt in de proefconversie tegen technische fouten aangelopen te zijn, die "het juist factureren ernstig ondermijnen". Ook verwacht het bedrijf dat de werkvoorraad te veel oploopt als het in december de conversie doorzet. Essent verzekert dat de conversie in Brabant, die voor maart 2003 gepland staat, voorlopig geen vertraging oploopt.

Kaarslicht
De Consumentenbond voert actie tegen liberalisering van de Nederlandse energiemarkt. De bond ziet alleen nadelen en risico's, terwijl de energiebranche mogelijke voordelen zoals een lagere stroomprijs al op voorhand uitsluit. Met de beleidsnotitie 'Wisselende contacten bij kaarslicht' roept de bond de overheid op de liberalisering terug te draaien.
Volgens een woordvoerster zijn recent 188 klachten over Essent binnengekomen. Het bedrijf haalt daarmee de top vijf. De klachten zijn divers; ze variëren van nieuwe rekeningen voor drie jaar terug en onplezierige bejegening door Essent-personeel tot verhuismutaties die niet doorkomen. Volgens de Consumentenbond is er geen sprake van een alarmerende situatie - Essent verzorgt miljoenen stroomaansluitingen - maar is elke klacht er wel één teveel.

Liberalisering

Reijntjes noemt de toegenomen commerciële mogelijkheden als een belangrijk pluspunt van liberalisering. "Met goede dienstverlening wil Essent klanten werven. Het loont om daar geld in te steken." Essent heeft ook een SAP crm-module (customer relationship management) in gebruik genomen. Dit dient als basis voor het onlangs in Den Bosch gestarte callcenter. Dat moet op termijn vragen van alle Essent-klanten afhandelen. Naast het crm-systeem richt het energiebedrijf bezig een applicatie voor de registratie van mogelijke klanten in. Een eerste ruwe versie daarvan is beschikbaar.
Een belangrijk nadeel van de liberalisering is dat de spelregels voor de vrije energiemarkt nog niet zijn uitgekristalliseerd. "De overheid bedenkt voortdurend regeltjes waar wij aan moeten voldoen", stelt Reijntjes. Er is bijvoorbeeld bepaald dat er een scheiding moet zijn tussen het bedrijfsonderdeel dat de levering van stroom verzorgt en het onderdeel dat de eigen klanten facturen stuurt en van informatie voorziet. Hoe streng deze waterscheiding moet zijn is onduidelijk.
Essent heeft de twee polen nu via verschillende autorisatiemodellen ingericht. Volgens Reijntjes rust hierop het stempel van de accountant. Verder wil het energiebedrijf zoveel mogelijk functionaliteit in het crm-systeem aanbrengen, zodat het minder afhankelijk wordt van het factureringssysteem alleen. Als de overheid bepaalt dat er volledig gescheiden factureringsmodules moeten komen, betekent dit voor Essent dat het een volledig nieuwe SAP-omgeving moet inrichten, met alle kosten van dien. Reijntjes verwacht dat het zover niet zal komen. De toezichthouder op de energiemarkt DTE heeft in november een inval bij alle energiebedrijven gedaan om documentatie over de inrichting van de informatiesystemen te verzamelen.

 
Sytse van der Schaaf

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Lees verder


Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2002-12-06T00:00:00.000Z Sytse van der Schaaf
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.