Automatiseren mkb verrijkt de kennis

Bij het lezen van het artikel 'Zendingswerk in het mkb' van Auke Schouwstra (Computable, 1 augustus) kreeg ik een schok van herkenning. In het mkb wordt op een ad-hoc wijze geautomatiseerd. Denk met name eens aan de maanden november en december, de 'kerstkaarten/relatiegeschenken'-periode. Alle adressen van de administratie, in- en verkoop enzovoort worden netjes verzameld en ingetypt door de directie-secretaresse, die verantwoordelijk is voor deze procedure. Als dit nu één keer zou gebeuren in de historie van het bedrijf, zou je met deze gang van zaken nog genoegen kunnen nemen. Maar neem maar aan dat dit ieder jaar weer gebeurt. Om het maar niet te hebben over de stress en tijd die hiermee gepaard gaat. In sommige gevallen opperen de medewerkers nog wel eens een voorstel om hiervoor bepaalde software aan te schaffen, de bekende 'kaartenbakjes'. De verantwoordelijke voor het automatiseringsbudget zal dan alleen kijken naar de prijs. Dit nemen wij hem niet kwalijk, maar wij vragen ons keer op keer af waarom 'digibeten' telkens weer moeten beslissen over de aanschaf van hard- of software?"
Het antwoord op deze vraag is eenvoudig 'geld'. De investeringen voor een automatiseringssysteem zijn voor een mkb-onderneming veelal behoorlijk hoog. Bij het horen van de mogelijkheden van een netwerk reizen hun haren ten berge. Als het netwerk een keer 'down' gaat, kunnen ze de tent wel sluiten. Daarom zijn de mkb-ondernemers zo veeleisend, zoals Pannock in het artikel aangaf.
Wij denken dat het mkb meer aandacht nodig heeft dan de automatiseerders nu inschatten. Zo te lezen neemt IBM hierin een voortrekkersrol door het inschakelen van lokale dealers die doelbewust de mkb-ondernemer helpen. Maar alleen met hulp, al is dat 24-uur per dag, komt de ondernemer er niet!
Maak de mkb-ondernemers en hun medewerkers duidelijk dat zij bezig zijn met het verrijken van hun kennis. Niet alleen kennis over automatisering, maar ook over marketing en PR-beleid. Met deze kennis, die zij vergaren met vallen en opstaan, kunnen zij efficiënter met hun automatiseringssysteem omgaan en zullen zij minder vaak moeten terugvallen op hun automatiseerder. De mkb-ondernemer wordt steeds creatiever en zal hierdoor zijn onderneming beter kunnen sturen en begeleiden. Om tot deze creativiteit te komen zal hij eerst een heel traject moeten doorlopen. Heeft hij eenmaal het voornemen om te gaan automatiseren, dan weet hij vaak niet bij wie hij moet aankloppen om zijn wensen te bespreken. Er is een groot grijs gebied - zeg maar zware mist - ontstaan tussen de mkb-ondernemers en de automatiseringsbranche. Beide spreken niet dezelfde taal. Hierdoor ontstaan veel misverstanden, maar ook irritaties. De impasse kan worden doorbroken door de mkb-ondernemer bewust te maken van de voordelen van de huidige standaardsoftware, maar ook van alle problemen die daaruit voortkomen. De mkb-ondernemer moet je geen sprookjes vertellen, maar duidelijk aangeven dat automatisering lijkt op het bouwen van een piramide. Van de bodem (het systeem) via de middenstukken - training en het opdoen van ervaring - naar de top: creativiteit. Automatisering is een investering in de toekomst, waarbij de computer en de software hulpmiddelen zijn voor het succes, en de medewerkers de pilaren ervan vormen.
Een goed artikel in het verkeerde blad, dat is onze conclusie betreffende een artikel over het stimuleren van de automatisering in het mkb.
 
Berry Behrens, partner van RKL Strategie Contactmanagers, Den Haag