De IND behandelt de aanvragen van onder andere asielzoekers om toelating voor een langdurig verblijf in Nederland. De juristen van deze organisatie, die deel uitmaakt van het ministerie van Justitie, beoordelen de aanvragen en beslissen namens de staatssecretaris wie een vluchtelingenstatus krijgt en dus in Nederland mag blijven.
Door de toename van het aantal aanvragen, nam IND in een korte periode twee keer zeshonderd mensen aan. "De automatiseringsafdeling kon de eerste groep van zeshonderd nieuwe medewerkers nog wel aan. Na de tweede lichting stond alles even op zijn kop", zegt Van Polen.
Nieuwe systemen
De IT-afdeling van de organisatie bestaat uit tachtig werknemers en honderd ingehuurde krachten. Roccade beheert en ontwikkelt de infrastructuur. Vanwege de groei heeft de afdeling een aantal maatregelen genomen. Zo is de infrastructuur vergroot. Verder is de IND overgegaan op een aantal nieuwe systemen als Windows 95 en Windows NT voor de kantoorautomatisering. Daarnaast draaien de databases op RS/6000 Unix-systemen van IBM. De IND wil tevens van de vier rekencentra af en opteert voor een centraal beheer in Den Haag.
Naast de structurele groei, vragen ook internationale conflicten om snelle acties van de automatiseerders bij de IND. De IT-afdeling heeft bijvoorbeeld infrastructuur aangelegd in de tentenkampen voor Kosovaren en ook gezorgd voor primaire systemen.
Om de invloed van dit soort crises op de automatisering te beperken, tracht de afdeling verder vooruit te kijken. "Dit betekent dat we de verantwoordelijkheden van de IND hebben gedefinieerd en kijken hoe de organisatie er over drie jaar uitziet. Vervolgens onderzoeken we de gevolgen voor de informatiesystemen", zegt Van Polen. "Zo hebben wij bijvoorbeeld in een vroeg stadium een informatiemanager gezet op de nieuwe Vreemdelingenwet, om verrassingen te voorkomen."
Beslisboom
De automatiseerders van de IND proberen het werk van de juristen te vereenvoudigen. Zo werken ze aan de opzet van een kennissysteem. Aan de hand van een zogeheten beslisboom, een hiërarchie van vragen die de gebruiker naar de juiste beslissing leidt, kunnen juristen sneller een aantal beslissingen nemen. "Dit zorgt voor uniforme kwaliteit en snellere procedures", meent de ICT-manager. Uiteraard blijft het beantwoorden van de aannemelijkheidsvraag - in hoeverre is het vluchtverhaal van de asielzoeker geloofwaardig - mensenwerk. In ieder geval kunnen onervaren juristen middels dit systeem veel voorbereidingswerk op zich nemen.
Daarnaast test de IND thans het gebruik van een intranet. Op deze manier kunnen de juristen allerlei informatie opvragen. Als een asielzoeker zijn woonplaats en adres opgeeft, kan de IND-er dit controleren en bijvoorbeeld vragen naar de naam van de moskee op de hoek of van andere straten in de buurt.
Millennium
De IT-afdeling heeft het millenniumprobleem inmiddels grotendeels verholpen. Samen met Logica heeft de IND alle vitale projecten geanalyseerd en getest. De meeste projecten zijn ontwikkeld in een Progress-omgeving, waarin alle data uit acht posities bestaan. "Dit geeft weinig problemen", zegt Van Polen. "We blijven doorgaan tot het einde van dit jaar. We hebben een aantal 'tijdreizen' ingesteld. Dan laten we een aantal systemen sprongen maken naar problematische data als 1 januari 2000, of schrikkeldag 28 februari 2000. Eventuele noodscenario's liggen ook al klaar."
Uitbreiding
Van Polen, zelf door Gyata Management Consulting bij de IND geplaatst, hoopt op korte termijn de IT-afdeling te kunnen uitbreiden. Zoals iedere overheidsdienst, kampt de IND met grotere problemen om mensen aan te trekken dan de bedrijven. "De posities die vallen in een salarisschaal tot 5500 gulden bruto per maand, zijn goed in te vullen. Kandidaten voor de zwaardere functies zijn moeilijk te vinden. Van Polen zal altijd een groot deel van het budget vrijhouden voor het inhuren van externe krachten. "We kunnen immers niet verwachten dat ons personeel van alle nieuwe technologische ontwikkelingen zo snel expertise heeft opgebouwd dat zij direct als specialist inzetbaar zijn."
Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn: