KDE Energy voert centrale rapportagehub in

In de strijd om de beste business cases van 2009 hebben ook KDE Energy en CSS Solutions een inzending gedaan. Met het project 'Proces- en communicatiemanagement bij KDE Energy' dingen zij mee naar de prestigieuze Computable-prijs. Het project en aangekoppelde business case gaan over het invoeren van een centrale rapportagehub zodat alle informatie van projectmanagers op één plek terug te vinden is zodat de countrymanager niet zijn informatie van verschillende plekken moet halen.

KDE Energy is een Europese speler in de ontwikkeling van windparken. De projecten zijn zorgvuldig en duurzaam vormgegeven. Op basis van gedegen onderzoek ontwikkelen zij windparken die op lange termijn rendabel zijn. Lokale belanghebbenden worden al in een vroeg stadium geïnformeerd en betrokken. Elk project heeft één projectmanager die verantwoordelijk is voor al deze activiteiten. Hij rapporteert aan zijn countrymanager, welke op zijn beurt weer rapporteert aan het centrale management. De gemiddelde ontwikkel tijd van een project (lead fase tot operationeel) bedraagt al gauw zeven tot acht jaar waarna een ongeveer twintig jarige exploitatiefase aanvangt. Per project moet veel informatie beheerd worden. De kwaliteitseisen zijn hoog omdat de 'project file' stand moet kunnen houden tijdens eventuele rechtszaken en due diligences door bijvoorbeeld banken ten behoeve van de financiering. Exact Synergy is een belangrijk onderdeel van KDE's kwaliteitssysteem.

Achter lopen

De projectmanager bewaarde projectinformatie op verschillende plaatsen en rapporteerde aan zijn countrymanager die op zijn beurt een gestandaardiseerd overzicht invulde (deels op basis van. eigen 'inzichten'). Het gebeurde in de praktijk dat ten aanzien van hetzelfde aspect van een project verschillende informatie bestond. Voor het managen van de totale projectportfolio-ontwikkeling is dit ongewenst. Daarnaast bleek dat projectfiles op lokale schijven werden bijgehouden. Er is dan druk van bovenaf nodig wil men deze informatie uploaden in het centrale systeem. Het centrale systeem loopt dan het risico achter te lopen bij de praktijk.

'Ten aanzien van de projecten wordt nu alle informatie door de projectmanagers op één plaats in de zogenaamde 'reporting hub' ondergebracht', aldus Anne van Zwol van KDE Energy. 'Er is een rapportage hub gemaakt bestaande uit meerdere tabbladen (bijvoorbeeld financial, status, organization, planning). Deze is per project door interne en externe mensen eenvoudig in te zien. De hub brengt verschillende informatiestromen samen (projectdocumentatie, rapportage, financieel overzicht, backoffice, planning, workflows, etc.) en laat zich als één consistent geheel lezen op basis van 'one entry only'. Het resultaat is gemak, transparantie en het uitsluiten van discrepanties in informatie. Er is daarnaast een synchronisatie tool ontwikkeld die de gebruiker in staat stelt om lokaal aan zijn projectfiles te werken. Met behulp van. de synctool kan de projectfile automatisch in het centrale beheerssysteem worden geupload en up to date gehouden worden. De andere leden in het projectteam krijgen op dezelfde wijze toegang tot de gehele project file, ook lokaal.'

Custom made inrichting

'We hebben geluisterd naar de behoeften van de mensen in het veld en kantoor', aldus Jasper Dieters, senior accountmanager bij CSS Solutions. 'Deze hebben we stap voor stap geïmplementeerd in het systeem. Uiteraard is bij elke suggestie een afgeving genomen wat de toegevoegde waarde zal zijn. Daarmee is een overkill aan processen voorkomen. Vanuit management is de nadruk gelegd op de output van projectinformatie. Middels deze aanpak hebben we een custom made inrichting gekregen die het best bij de organisatie past.'

Het nieuwe systeem moet zich aanpassen aan de manier waarop KDE werkt en niet andersom. Hierdoor zijn er vergaande aanpassingen gedaan aan de user interface (onder andere een sterk verbeterde file en directory browser) en een one stop shop voor alle (key) informatie over een project. Daarnaast is er een rechtstreekse integratie en communicatie tussen Synergy, het financiële systeem en onderliggende spreadsheets (zoals het financieel model), waardoor de gebruiker zich kan bezighouden met werkdocumenten en niet met het 'overtypen' van informatie voor rapportagedoeleinden. Tot slot is op basis van de techniek lokaal (offline) werken en mogelijk en door middel van synchronisatie het wordt het systeem up to date gehouden.

Webportaal

Op het gebied van human resources is transparantie van beneden naar boven in de organisatie. Er is weinig ruimte om de werkelijkheid mooier voor te schilderen in tussenliggende rapportage lijnen. Op het gebied van verandermanagement leidt dit project tot een forse cultuuromslag binnen KDE Energy. De taakinhoud wijzigt en medewerkers worden hier stap voor stap op voorbereid. Door niet te kiezen voor het 'big-bang' scenario, maar stapsgewijs nieuwe processen overzetten naar Synergy wordt de cultuuromslag beheersbaar. Het is voor KDE Energy erg belangrijk dat externe financiers en andere belanghebbenden realtime op de hoogte zijn van de stand van zaken. Door middel van het webportaal is bellen en mailen onderling niet meer nodig en kunnen er sneller meters gemaakt worden.

'KDE Energy wil als een prettige en vooral innovatieve werkgever zijn waar mensen hun kennis en kunde op een zeer gespecialiseerd vakgebied kunnen uitvoeren en delen', aldus Van Zwol. 'Nationaal en internationaal samenwerken is van cruciaal belang. Verder moeten medewerkers zich kunnen ontwikkelen, zodat KDE Energy doorgroeit als professionele organisatie. De adoptiegraad door de organisatie was groot, de afwachtende houding is in de loop van het project omgezet in 'de plannen worden werkelijkheid en ik kan mij hierin verder ontplooien'.

Nieuwe werkmethode

Implementatie van informatiebeheersystemen staat of valt met de bereidheid van de eindgebruiker het systeem te willen gebruiken. Hier is veel aandacht aan besteed door een iteratieve afstemming tussen de programmeur en iemand uit de praktijk. De eerder genoemde (one entry only) rapportagehub is bijvoorbeeld voor de gebruiker overzichtelijk en eenvoudig bij te houden. De gebruiker hoeft zich niet bezig te houden met afzonderlijke rapportages. Dit creëert draagvlak. Het verandermanagement dat daarbij is toegepast is gericht op bewustwording en acceptatie door stapsgewijs te laten zien wat de toegevoegde waarde is van de nieuwe werkmethode.

De business case is gemanaged door de operationeel manager van KDE Energy in nauwe samenwerking met de consultants en projectleiders en een door KDE Energy ingehuurde onafhankelijke projectmanager. De bewaking van de projectdoelstellingen vonden periodiek plaats in voortgangsbesprekingen. Van Zwol: 'Tijdens het project zijn meerdere malen verzoeken tot verandering ingediend. Dit heeft onder andere geleid tot het voorstel om maataanpassingen te realiseren. Deze zijn beoordeeld op hun bijdrage aan de business case. Op basis hiervan is besloten om de wijzigingsverzoeken zoals de document search engine uit te laten voeren. Het doorvoeren van de maataanpassingen heeft geleid tot een verhoging van de kosten.'

Leerpunt

Het belangrijkste leerpunt volgens Van Zwol is het in de gaten houden van de wensen ten opzichte van de feitelijke inrichting.' Je kan doorschieten in wensen en dus ook in de kosten. Daarbij hebben we te vaak te veel processen in één keer willen veranderen, waarbij het efficiënter is om de processen concreet te benoemen en af te ronden. Met name financieel, want qua inrichting zijn we er altijd uitgekomen. Daarnaast heeft CSS te maken gehad met een wisseling van consultants. De overdracht had beter gekund, hier is onnodig tijd verloren gegaan.'