Bovag is een brancheorganisatie met ruim tienduizend aangesloten bedrijven actief in mobiliteit. Bij velen staat de organisatie vooral bekend om het breed geaccepteerde kwaliteitskeurmerk waaraan bedrijven in onder meer auto-onderhoud, -verhuur en -verkoop moeten voldoen. Onder de circa 130 medewerkers zijn negen Bovag-ledenadviseurs. Zij bezoeken regelmatig leden en spelen een belangrijke verbindende rol. Mede op advies van Insight werken de ledenadviseurs inmiddels dagelijks met Microsoft Surface Pro 3-tablets.
Het resultaat: het werk is efficiënter, waardoor de organisatie flink bespaart op zowel kosten als tijd. , over het hoe en waarom.
De Bovag-ledenadviseurs werken veel vanuit huis en gebruikten daarvoor een laptop. Die was via een dockingstation verbonden met het netwerk. De belangrijkste taak voor deze medewerkers is om dagelijks leden te bezoeken, onder meer om te laten zien hoe het online ledenportaal werkt of om nieuwe producten te tonen. De laptop bleek hiervoor niet langer het meest geschikte hulpmiddel. Jan Ausems, ict-service manager bij Bovag legt uit waarom: ‘Het was niet prettig om met een laptop bij een garagebedrijf te verschijnen. Niet alleen gaf dit de verkeerde uitstraling, het schiep ook een fysieke barrière tussen het Bovag-lid en de adviseur. Het is lastig uit te leggen, maar we merkten dat – zeker als de adviseur tijdens het gesprek zat te tikken – sommige ondernemers dan echt een afstand voelden. Dit belemmerde zo de openheid van het gesprek. Daar kwam nog bij dat het met laptops niet mogelijk was om geschreven notities – vaak op papier – direct op te slaan in de bezoekrapportage. Hierdoor moesten onze adviseurs alles wat ze opschreven, na afloop overtikken in het systeem. Dubbel werk, dus.’
Combinatie van laptop en tablet
Al snel was Bovag ervan overtuigd dat de ledenadviseurs een ander apparaat nodig hadden om geen dubbel werk meer te hoeven doen en tegelijkertijd opener met leden te kunnen communiceren. Ausems: ‘Een tablet lag voor de hand. Die ligt plat op tafel of is bijvoorbeeld handzaam mee te nemen naar andere plekken binnen een bedrijf. Handiger dan een laptop. We wisten echter ook: het uitwerken van lange stukken doe je toch liever op een apparaat met toetsenbord en muis. Het was ook geen optie om zowel een laptop als een tablet aan te schaffen. Dat zou alleen maar zorgen voor dubbele beheer- en onderhoudskosten.’
Ausems legt uit dat daarna Insight is ingeschakeld: ‘Insight is al meer dan twee jaar onze preferred hardware supplier. We vroegen ze mee te denken over een apparaat dat optimaal binnen onze manier van werken past. Daarbij kwam de omstandigheid dat we binnen Bovag een technologiebeleid hanteren, dat sterk geënt is op Microsoft. Al snel adviseerde Insight ons de Microsoft Surface Pro 3-tablet. Dit apparaat bleek ideaal, omdat het een volwaardige tablet en een volwaardige laptop in één is. Precies wat we nodig hadden. Hierdoor werken de adviseurs efficiënter en hebben ze een apparaat dat de fysieke barrière wegneemt. Voor ons geldt vooral, dat we slechts één in plaats van twee apparaten per adviseur hoeven te beheren en te onderhouden.’
Bovag zet sterk in op een papierloos kantoor en flexibel werken. Zeker in het nieuwe pand in Bunnik staat dit – met overal dockingstations voor laptops – centraal. ‘Het werken met de Surface Pro 3-tablets past hier perfect bij. De Surface biedt volop mogelijkheden voor het maken van notities met een styluspen. Zo hoeven onze adviseurs niet meer ‘afstandelijk’ te gaan tikken tijdens ledenbezoeken, maar schrijven ze gewoon snel dingen op. Bovendien behoort het achteraf overtikken tot het verleden. Onze adviseurs zijn nu al zeer enthousiast over de mogelijkheden’, aldus Ausems.
Een toekomst met tablets
Bovag verwacht in de toekomst nog meer medewerkers uit te rusten met de Surface Pro-tablets. Ausems: ‘We gaan de komende tijd in kaart brengen welke groepen hier het meeste voordeel uit kunnen halen. Op basis daarvan beslissen we wat de volgende acties zijn. Zeker is wel, dat we ons ook dan weer zullen wenden tot Insight. Simpelweg omdat zij proactief meedenken en altijd komen met een passend advies. En daarbij is het extra prettig dat Insight snel reageert, wat voor vraag we ook hebben. Ik heb er alle vertrouwen in dat ook de komende jaren met Insight een succes worden.’
