Healthlink besteedt ICT uit aan Nobel

Bij Healthlink in Tilburg werkten medio 2010 zestien mensen. Daarmee is de backoffice-organisatie voor voornamelijk Amerikaanse medische fabrikanten die hun producten in Europa willen afzetten, in enkele jaren exponentieel gegroeid. Speerpunt is kwaliteit. Reden waarom het bedrijf Nobel koos als ict-partner, aldus coo Joost van den Heuvel.

Healthlink begeleidt niet-Europese fabrikanten die hun medische producten in Europa verkopen met drie diensten, vertelt Joost van den Heuvel. ‘De logistiek, de financiën en de dienstverlening aan hun klanten, de zogenaamde customer service. Dat betekent dat wij hun high end eindproducten zoals hartkatheders leveren aan ziekenhuizen of aan distributeurs. We zitten dus tussen de fabrikant in Amerika en de Europese markt in. Onze grootste concurrenten zijn de fabrikanten zelf en juist hen ondersteunen we met onze dienstverlening, een op maat gemaakt service-pakket.’

Uitbesteden aan experts

De groei die Healthlink sinds 2005 doormaakt, begon op het moment dat het bedrijf met Axila (onderdeel van Nobel) in aanraking kwam. Van den Heuvel: ‘Destijds hadden we hier eigen servers staan, waarop Exact draaide met de administraties van onze klanten. We hebben hen toen ingeschakeld om de veiligheid te verhogen. De servers werden in een Nobel-datacenter gezet, en onze medewerkers kregen remote desktop applicaties. Het was een bewuste keuze om met een – toen nog – klein bedrijf in zee te gaan. We waren zelf ook nog klein en persoonlijk contact met mijn leverancier is voor mij belangrijk. Dat hebben we zelf met onze klanten, dus dat verwacht ik ook van onze partners. Klein, flexibel en meedenkend, dat sprak me aan.'

Over de reden van uitbesteding is van den Heuvel duidelijk: ‘Ik wil mijn tijd inzetten voor onze core business, de zaken waar we goed in zijn. De rest moet je uitbesteden aan experts, dus ook je ict.' Inmiddels is het klantenbestand van Healthlink gestegen van acht naar bijna vijftig en de groei is er nog niet uit. Bijna al die fabrikanten hebben een administratie in Exact. Van den Heuvel: ‘Nobel maakt deze administraties aan en doet samen met ons de aanpassingen. De administraties draaien op de servers die we bij Nobel hebben gehost. Wanneer bijvoorbeeld een ziekenhuis in Italië iets bij een fabrikant in Amerika bestelt, zorgen wij voor de complete afhandeling. De daadwerkelijke inslag, het op voorraad nemen en de uitslag van producten besteden we uit aan een logistiek dienstverlener. Die draagt er zorg voor dat de producten worden geraapt en verpakt, de order gecontroleerd en de bestelling wordt verstuurd. Doordat Nobel een interface op basis van Pick -ict heeft gemaakt tussen het systeem van de logistiek dienstverlener en onze Exact Globe-omgeving, is de uitwisseling van informatie eenvoudig te realiseren. Hierdoor kunnen wij eenvoudig controleren, registreren en de factuur maken en versturen met de gegevens van de fabrikant erop en zelfs het debiteurenbeheer voor de fabrikant doen.'

Kwaliteit

Kwaliteit is alles voor Healthlink, verduidelijkt van den Heuvel: ‘Cliënten mogen via ons, als een van de weinige partijen in de wereld, botmateriaal opslaan en exporteren. Daar zijn letterlijk levens mee gemoeid. Vandaar dat we continu aandacht hebben voor onze kwaliteitsregels. En vandaar ook het enorme belang van een goede ict-voorziening. De beursgenoteerde bedrijven waar we voor werken eisen dat onze software gevalideerd is. Alle data gaat over het internet. We hebben een versleutelde verbinding met het datacenter in Hilversum waar onze applicaties draaien. Voordeel daarvan is behalve de veiligheid, de schaalbaarheid. Als ik er morgen een verbinding voor tien extra cliënten wil, regelt Nobel dat. Nadeel van zo'n verbinding is dat het een internetverbinding is. Met andere woorden, je internet moet het wel doen. Daarvoor hebben we met Nobel een sla (service level agreement) met afspraken gemaakt, waarover ik zeer lovend ben. Ik snap niet dat andere bedrijven dit soort zaken zelf nog willen regelen.'

Nobel neemt het remote-serverbeheer voor zijn rekening. Dat betekent dat de Healthlink-medewerkers overal en altijd bij hun Office-applicaties kunnen. ‘Handig als er hier bijvoorbeeld tijdens werkzaamheden een kabel kapot wordt getrokken', weet van den Heuvel. ‘Onze medewerkers kunnen dan gewoon thuis verder werken. Ook de Exact-software draait op die servers en zo wordt de interface met onze partners en klanten geregeld. Nobel heeft op basis van Sumatra diverse rapportages voor onze Amerikaanse klanten gemaakt waardoor zij via het webportaal real time toegang hebben tot hun gegevens. Ze hoeven dus niet meer te wachten tot er bij ons iemand op kantoor is. Het contact is veel sneller en effectiever!'

Verhogen

Door de groei van Healthlink en Nobel is het contact tussen beide partners wel eens minder geweest dan van den Heuvel zou willen. ‘Je moet zorgen dat het gezicht van je partner zichtbaar blijft en gelukkig is dat de laatste tijd sterk verbeterd. Zo kan ik snel en effectief schakelen, er staat namelijk nogal wat op stapel. We overwegen binnenkort over te gaan op glasvezel en we willen de kwaliteit van onze dienstverlening nog meer verbeteren. Door extra netwerken en datacenters willen wij de kwaliteit van de verbinding, die nu op 99,98 procent zit, verder verhogen. Dat kost wat, maar het geeft ook het belang aan. Wij hebben de beste customer service, de meeste kennis, de beste systemen en de beste ict. Mede dankzij de expertise van Nobel en hun kennis en gereedschappen.'