Nog maar twee jaar geleden was de automatisering van de Tweede Kamer met slechts één woord te typeren: chaos. Een wirwar van verschillende systemen maakte de IT-infrastructuur alles behalve stabiel. Teleurgestelde en gefrustreerde politici lobbyden zelfs voor uitbesteding van de automatisering. Inmiddels migreert de Tweede Kamer toch in eigen beheer naar een nieuwe infrastructuur. Het vertrouwen van de eindgebruikers in de eigen IT-afdeling lijkt terug te keren.
André van der Meer, Hoofd Dienst Automatisering (DA) van de Tweede Kamer, meent dat het terugwinnen van het vertrouwen doorslaggevend is voor het slagen van het project. "Er was niet alleen een gebrek aan vertrouwen vanwege het falende beheer van de complexe architectuur, maar ook vanwege de ervaringen met de beveiliging. Zo kwam een uitdraai van de CDA-fractie op de printer van de VVD terecht. Hoewel dat bij mijn weten slechts een keer is voorgekomen, ging dat verhaal een eigen leven leiden. Het geeft de gevoeligheid van de situatie echter goed aan", aldus Van der Meer. Niet alleen politici maken gebruik van de IT-faciliteiten. Samen met de ambtenaren kent de Tweede kamer ruim twaalfhonderd gebruikers.
Stopgezet
Van der Meer werd in september 1997 als Hoofd DA aangesteld om een reorganisatie door te voeren. Op dat moment waren alle IT-projecten stopgezet. "Ik besloot te starten met een analyse van de probleemsituatie. Zonder dat kun je immers niet herstructureren." Systeemintegrator PQR Consulting uit De Meern startte in april 1998 met de inventarisatie van de knelpunten. Daartoe werden veertig tot vijftig eindgebruikers geïnterviewd.
Het bleek dat de problemen van de eindgebruikers voornamelijk in de KA-omgeving (Kantoor Automatisering) voorkwamen. "Iedereen had wat anders op zijn PC of Macintosh staan, wat de uitwisselbaarheid van bestanden bemoeilijkte. Daarnaast ging het systeem vaak uit de lucht en waren de printfaciliteiten ontoereikend", schetst Dirk Brouwer, consultant van PQR. Op basis van de interviews ontwierp het bedrijf vervolgens de nieuwe IT-architectuur, die de lappendeken van verschillende systemen moet vervangen.
Vrijheid
Voor de nieuwe opzet kwamen de gebruikers en DA tot een compromis: Naarmate de vrijheid van de gebruiker toeneemt, wat betreft het inrichten van de eigen PC, neemt de ondersteuning vanuit DA af. Van der Meer onderscheidt hier drie niveaus: "Medewerkers hebben de beschikking over algemene software, zoals Microsoft Office. Daarnaast hebben ze afdelingsspecifieke software. Elke fractie heeft namelijk zijn eigen server met applicaties. Die twee niveaus vormen 80 procent van de configuratie en worden volledig door DA ondersteund. Daarnaast heeft het personeel echter nog beperkte ruimte om zelf applicaties te installeren. Voor dit niveau bieden we slechts beperkte ondersteuning."
Hoewel de organisatie momenteel middenin het migratieproject zit, waarbij een Novell-netwerk wordt vervangen door een Windows-omgeving, kijkt Van der Meer al een stapje vooruit. Hij wil voor elk toepassingsniveau met gebruikers afspraken maken over de servicegraad (ofwel SLA’s: Service Level Agreements). Zo zijn de automatiseerders in staat een uitgevallen fractieserver binnen een uur weer in de lucht te krijgen. Een gecrashte PC kan binnen tien minuten weer opgelapt zijn. Althans de twee eerste niveaus, waarvan DA een centrale kopie van de standaardconfiguratie bewaard. Als de zelf geïnstalleerde software niet snel hersteld kan worden, gaat deze verloren.
Draagvlak
Het belang dat Van der Meer stelt in het vertrouwen van de gebruikers komt tot uiting in het gebruikersoverleg. "Wij hoeven niet te bepalen wat goed is voor onze klant", zegt hij bewust van zijn rol als interne dienstverlener. "In het begin werden wij als DA vaak afgeschoten, maar als ze na drie bijeenkomsten zien dat wij er structureel aan werken, gaat het steeds beter. De medewerking is veranderd van stroef naar meegaand. Daardoor hebben we tevens het draagvlak voor het hele project gecreëerd."
Het vernieuwingsproject moet tegen het einde van dit jaar zijn afgerond. De fracties van de verschillende politieke partijen zijn het eerst aan de beurt en moeten in juli allemaal ‘over’ zijn. In de tweede helft van dit jaar gaan de ambtelijke diensten over op de NT-infrastructuur. Daarmee zitten alle eindgebruikers op één standaardtechnologie, waardoor de beheerproblematiek van legio platformen tot het verleden moet behoren.
De eerste resultaten van het migratieproject zijn volgens Van der Meer al merkbaar. "De fracties die inmiddels met het nieuwe systeem werken, doen minder vaak een beroep op de helpdesk. Ook de in eerste instantie sceptische fracties zoals bijvoorbeeld de VVD, zien dat de nieuwe Windows-omgeving beter werkt en willen graag zo snel mogelijk overstappen."
Soepel
Om de migratiefase zo soepel mogelijk te laten verlopen, draait het nieuwe systeem tijdelijk parallel aan het oude. De eindgebruiker kan met zijn nieuwe PC via een Windows Terminal Server zichzelf toegang verschaffen tot zijn bestanden op de Novell-server. Voordat het Novell-systeem er definitief uitgaat, moet de gebruiker zijn bestanden overzetten naar de NT-server. De fracties zijn twee bij twee aan de beurt voor deze operatie, die in juli klaar moet zijn.
Meer projecten
Parallel aan de vernieuwing van de KA-omgeving voert de Tweede Kamer nog een aantal andere IT-projecten uit. Naast een nieuw fast ethernet-netwerk en een nieuwe telefooncentrale, sleutelt de Tweede Kamer aan het huidige workflow-systeem. Dat systeem stamt uit de jaren zeventig en ondersteunt de stroom officiële documenten door het parlement. De applicatie draait op een AS/400 en is niet millenniumbestendig. Roccade bouwt momenteel aan een nieuwe webapplicatie, waardoor documenten via Internet ook voor burgers toegankelijk zijn. Voor de Informix-database onder deze applicatie kiest Van der Meer voorlopig nog niet voor Windows NT, maar voor meer volwassen en stabiele Unix.
Volledige standaardisatie op één platform bereikt het parlement voorlopig dus nog niet. "We gaan in ieder geval van vier naar twee besturingssystemen. Van AS/400, Novell, Macintosh en Unix houden we alleen de laatste over en voegen er Windows aan toe", zegt Van der Meer.
