Gemeente Neerijnen stapt over op LibreOffice

De Gelderse gemeente Neerijnen gaat werken met LibreOffice als vervanger van Microsoft Office. De afgelopen maanden heeft het it-team van de gemeente de nodige voorbereidingen getroffen en recentelijk zijn de eerste migratie-trainingen afgerond. Jan Visser van Neerijnen: 'Je kunt – met een knipoog – wel zeggen dat kasteel Neerijnen is Librerated.'

In het kasteel van Neerijnen, waar het gemeentehuis is gevestigd, werkten tot voor kort alle bijna honderd ambtenaren met een oudere versie van Microsoft Office. Voor het zoeken van een opvolger daarvan, werd gevolg gegeven aan het beleid van de nationale overheid, dat open source software belangrijk vindt en het gebruiken van open documentstandaarden verplicht, tenzij het niet goed mogelijk is daaraan te voldoen.

In Neerijnen bleek vrij snel dat het voor de meeste functies en taken geen probleem is om te gaan werken met een open source office-pakket. Dat heeft de aantrekkelijke kanten van het delen van kennis/ontwikkeling, lage kosten, en een uitstekende ondersteuning van de ISO standaard ODF: Open Document Format voor officedocumenten. Een afweging tussen OpenOffice en LibreOffice viel uit in het voordeel van de laatste: het ontwikkelt zich sneller, en heeft dus ook meer mogelijkheden. Daarnaast kent het een bredere ondersteuning met een grote, diverse internationale community. Gunstige voorwaarden voor een blijvende sterke ontwikkeling.

Ict-medewerkers Jan Visser, Danny Bovenschen en Frank van de Linden hebben het gebruik van office en documenten onderzocht en de overstap gepland zodat het gelijk kon vallen met de overstap naar een nieuwere versie van Centric MDU-applicatie. Voor het DMS pakket Decos is al een plugin beschikbaar voor de koppeling met OpenOffice en LibreOffice.

Bij Neerijnen zijn wat aanpassingen in het proces gedaan en de oudere documenten en functies uit Word zijn omgebouwd. Bovenschen: ‘er zaten in de Word-sjablonen nogal wat oneffenheden en we hadden ook wat nieuwe wensen. Dat hebben we allemaal gelijk opgepakt, samen met het bedrijf Nou&Off, die de conversie voor ons verzorgde.’

Een andere component was een migratie-training voor de medewerkers. Van de Linden legt uit dat er gekozen is voor een korte introductie-training. ‘Een paar uurtjes is voldoende om de hoofdlijnen van de nieuwe situatie duidelijk te maken, uit te leggen wat LibreOffice is, hoe je met handig met nieuwe en oude documenten werkt en daarbij kun je ook gelijk wat aandacht schenken aan de algemene office-vaardigheden. Altijd nuttig.’ Als er enkele weken met LibreOffice is gewerkt, zullen er enkele aanvullende trainingen worden gegeven voor een beperkte groep medewerkers, die werken met de geavanceerdere functies in het office-pakket.

De enige toepassing die op dit moment nog afhankelijk is van Microsoft Office is het vergunningen-systeem van SBA. Dat wordt gebruikt door een kleine groep medewerkers. Visser, oudgediende in de ict bij Neerijnen: ‘het gaat maar om een kleine groep gebruikers, maar toch willen we ook hen volledig laten werken met open source office en open standaarden. Dus we gaan proberen of we dat met de leverancier kunnen oplossen.’

Bij de migratie naar LibreOffice is geïnvesteerd in de training en de conversie van documenten. Volgens Visser zouden die kosten ook gemaakt zijn indien was overstapt naar een nieuwe versie van Microsoft Office. ‘En dan komen daar nog de jaarlijkse licentiekosten bovenop.’

Neerijnen sluit vooralsnog geen speciaal servicecontract af voor LibreOffice. Visser: ‘we hebben een goed overzicht van de toepassing in onze organisatie, en zijn erg tevreden met de deskundige en flexibele ondersteuning die we kunnen krijgen van Nou&Off. In ieder geval besteden wij zelf nog wel enige aandacht aan in dit project.’