Ben je als Excel-expert al bekend met ADO? Als je eerste ingeving ‘Natuurlijk, ADO Den Haag!’ is, dan ben je waarschijnlijk nog niet op de hoogte van Active Data Objects (ADO) in Microsoft Excel.
Met behulp van ADO-code in Excel VBA maak je, net als bij een ODBC-verbinding, een connectie tussen een database en Excel. ADO zorgt er echter ook voor dat je data vanuit Excel kan wegschrijven naar andere Microsoft-applicaties, bijvoorbeeld databases in Access of SQL Server. Uiteraard kan je daarvoor ook andere software gebruiken, maar daar zit vaak een behoorlijk kostenplaatje aan.
Met ADO kan je Excel op een hele andere manier gaan gebruiken: dit is vergelijkbaar met app-technologie van smartphones, waarbij alleen de hoogst nodige gegevens lokaal op het apparaat worden opgeslagen om performance problemen te voorkomen. De complexe berekeningen vinden plaats in de centrale database waaraan de app gekoppeld is. Zo is ADO ideaal voor het budget- en forecastproces: je down- en upload alleen de informatie die je nodig hebt en de berekeningen laat je uitvoeren op de database. Excel werkt dan in feite net zoals een app in je mobiele telefoon.
ADO biedt dus tal van voordelen:
– Unieke ‘write-back’-functionaliteit: terugschrijven van data vanuit Excel naar een database in Access of SQL Server;
– Geen licentiekosten: ADO kan gratis op elke versie van Excel worden gebruikt (zelfs ook in combinatie met SQL Server Express Edition);
– Eenvoudig: elke Excel-gebruiker met VBA-kennis kan ADO gebruiken;
– Aanzienlijke performance-verbetering van je modellen in Excel: alleen de uitkomsten van berekeningen laad je in je spreadsheet; geen complexe formules meer nodig;
– Betrouwbaar en consistent rapporteren: geen ‘verborgen’ data meer in losse spreadsheets omdat ADO ervoor zorgt dat gebruikers direct kunnen terugschrijven naar een centrale database.
Raadpleeg voor meer informatie over het gebruik van ADO in combinatie met Excel en Access het boek ‘Microsoft Excel and Access Integration: With Microsoft Office 2007’ van Michael Alexander en Geoffrey Clark. Dit boek laat je stap voor stap zien hoe je ADO in een Excel-omgeving moet gebruiken en is één van de weinig boeken op dit gebied die ook geschikt is voor niet-developers.
Wat is dit weer anders dan Power Pivot?
De enige die ik met Excel laat werken zijn financiële professionals, voor de rest is Excel evil in je organisatie.
Als je het hebt over schaduw IT (afdelingen die zelf cloud tools aanschaffen buiten de IT afdeling om), dan is Excel de on-premises variant. Net als Access overigens.
Ja, het is krachtig. Ja het is bruikbaar, maar handle with care. Wat ik namelijk zie gebeuren is dat die sheets een eigen leven gaan leiden en heel veel kennis absorberen via 1 persoon die zichzelf hiermee onmisbaar maakt. Als die persoon het bedrijf verlaat blijft er letterlijk een technische schuld achter.
Stel in ieder geval hele heldere spelregels op voor het gebruik van Excel, je zou er geen structurele processen mee moeten ondersteunen. Als iets in Excel heel goed werkt, breng het dan onder in iets permanenters.
En Excel als import/export tool is levensgevaarlijk….
Dus ja, krachtig en bruikbaar, maar zolang het geen onderdeel wordt van je bedrijfsvoering, dan ga je de bietenbrug op.