Met ruim 800 applicaties van 300 publishers, is het het ICT-landschap bij Gemeente Rotterdam op zijn zachtst gezegd complex te noemen. En in complexiteit schuilt een verminderd overzicht, met negatieve gevolgen voor de compliancy van gebruikte software en vooral ook: de kosten. Gemeente Rotterdam wilde meer grip op haar software assets en ging met ITAM solutions aan de slag om gedegen Software Asset Management (SAM) op te zetten. Met succes! Een impressie:
Situatie: Diensten en kokers
Software Asset Management was er nog niet bij Gemeente Rotterdam. Bovendien leidde het erfgoed van een decentrale manier van werken tot een gebrek aan overzicht en inzicht. John Bakker, Contract Manager bij Gemeente Rotterdam: “We hadden er al jaren last van dat het licentiebeheer niet lekker belegd was. Met de inrichting van SAM wilden we de informatie sneller boven tafel kunnen krijgen om er gericht op te kunnen acteren.”
Alex Lodder, Projectmanager SAM vult aan: “De gemeente was voorheen ingericht in verscheidene organisatieonderdelen, allemaal met eigen ICT-beheer. Ieder onderdeel kon zelf beslissen welke functionaliteiten ze met welke technische tool wilden realiseren. Dus voor sommige functionaliteiten hadden we wel 4 verschillende pakketten draaien. Dit is een aantal jaar geleden gecentraliseerd en voor een deel gerationaliseerd. Toch hebben we nog steeds te maken met de soms verkokerde manier van werken.”
“Snow biedt je een
soort verborgen CMDB”
Aanpak van ITAM solutions
Vaughan Mulder, Teammanager ICT Beheer Monitoring & Analyse: “We hebben ITAM solutions uitgekozen om ons te ondersteunen vanwege de open en transparante opstelling. In vergelijking met andere aanbieders stond er voor ons een klein, enthousiast en heel eager team met veel kennis van zaken. Daarmee wilden we aan de slag.”
ITAM solutions maakte een implementatieplan voor de inrichting van SAM op basis van Snow-tooling en stationeerde een consultant op de werkvloer. Die startte met het in kaart brengen van het ICT-landschap en de publishers. Een omvangrijke klus met ruim 800 applicaties en 300 publishers. John Bakker: “Soms was het echt trekken om alle relevante informatie en contracten boven tafel te krijgen. Veel van de applicaties die we in gebruik hebben, gebruiken we al vrij lang. Bovendien waren die afkomstig van aparte organisatieonderdelen waardoor veel van de informatie nog opgesloten zat in afzonderlijke en moeilijk toegankelijke archieven. Inmiddels hebben we de belangrijke pakketten goed in beeld.” Alex vult aan: “Precies. Aan de hand van PPS-methode (Publisher Priority Sheet) hebben we de belangrijkste publishers gedefinieerd waarop we het Contract & License Entitlement Management (CLEM) hebben ingericht.”
Gemeente Rotterdam koos voor de tooling van Snow, gehost door ITAM solutions. Afdeling ICT Beheer zorgde voor het uitrollen van de Snow Agents op alle fysieke servers, virtuele servers, linux servers en werkplekken. ITAM solutions richtte een Gateway Server in die dagelijks alle data van de agents verzamelt en naar de Snow Database pompt. Alex: “Het is prettig dat ITAM solutions de omgeving kon inrichten en hosten, anders hadden we in korte tijd veel kennis moeten opdoen van Snow, dat was in onze situatie niet haalbaar. We zien Snow als een prettig product waar we dagelijks gebruik van maken ook buiten SAM-vragen om. Het biedt je een soort verborgen CMDB.”
“ITAM solutions heeft zoveel
kennis op tafel gelegd,
dat alle twijfels als sneeuw
voor de zon verdwenen.”
Rapport met impact
Nu het staat en draait, wordt de data onderworpen aan analyse. Dit levert vele en interessante inzichten op voor het verbeteren van de licentiepositie en een kosteneffectief SAM. Jeroen Baijer, Applicatiebeheerder bij Gemeente Rotterdam en verbonden aan het SAM-team: “We maken nu in Snow bijvoorbeeld een Certified License Position van een pakket en gaan daarmee naar een contracteigenaar om van daaruit te gaan verbeteren. Die contracteigenaren zijn vaak verbaasd wat Snow weet boven te halen. Soms is de data confronterend, maar het is een belangrijke basis om risico’s en kosten voor de organisatie te beperken. We maken een leercurve door.”
Alex vult aan: “Eén van de meest tastbare momenten waarin we de kwaliteit van ITAM solutions hebben ervaren, vind ik het VLP-rapport van Microsoft dat ITAM opstelde. Toen dat binnenkwam viel de hele afdeling erover. Niemand was het ermee eens. We hebben ITAM solutions gevraagd om de bevindingen ook van cijfers te voorzien en ze uitgenodigd voor een gesprek om het rapport toe te lichten. ITAM heeft daar zoveel kennis op tafel gelegd over hoe het werkt met licencering, waar je moet zoeken en hoe je het moet interpreteren. Dat alle twijfels als sneeuw voor de zon verdwenen.” Jeroen: “Ja, als ze dat soort cijfers zien, dan gaan ze wel bewegen!” Het rapport is onveranderd aangeboden aan het management.
Succesvol samenwerken
Alex: “Het mag duidelijk zijn dat we zeer tevreden zijn over de samenwerking met ITAM solutions. Zij hebben een enorme inzet en flexibiliteit getoond. Zo heb ik veel geschakeld met Jeffrey Zantinge en ik kan me niet herinneren dat hij ons ooit teleurgesteld heeft. Opvallend vind ik ook dat het management van ITAM solutions altijd denkt en werkt vanuit een win-win gedachte. Ze hebben echt oog wat het beste is voor Gemeente Rotterdam en aarzelden nooit om voor ons in de bres te springen. Heel mooi om te zien!”
John: “Het traject dat wij hebben doorlopen is succesvol geweest. We hebben met elkaar bewezen dat SAM grote waarde heeft voor onze organisatie. We gaan nu een vervolgtraject in om SAM nog beter in te bedden en verder te brengen.”
Vaughan: “Precies! Samen met ITAM solutions hebben we het Proof of Concept geleverd dat SAM bijdraagt aan de gemeentelijke doelstellingen. Nu staat er een framework dat we de komende jaren verder kunnen uitbouwen. SAM is niet meer weg te denken bij de Gemeente Rotterdam.”
“ITAM solutions denkt
en werkt altijd vanuit
een win-win gedachte.”
Over ITAM solutions
ITAM solutions is een databedrijf dat haar klanten wil laten groeien op het gebied van IT & Software Asset Management (ITAM) en dat proactief advies uitbrengt aan verschillende afdelingen binnen een bedrijf. Denk hierbij aan ICT, finance, inkoop, security, HR en legal. Op deze manier brengt ITAM solutions mensen, processen en technologie samen. ITAM solutions is onafhankelijk van softwareaanbieders, waardoor het bedrijf in staat is om haar klanten van volledig objectief en eerlijk advies te voorzien. Specialisten van ITAM solutions werken met passie voor het ITAM-vak en hebben jarenlang geïnvesteerd in kennis en expertise op het gebied van ITAM. Hun onafhankelijkheid, gecombineerd met kennis van de verschillende kerncompetentiegebieden van ITAM, zorgt ervoor dat zij concrete successen kunnen boeken voor hun klanten en partners. Zij zetten klanten in de ‘drivers seat’ van hun IT systemen, softwarelandschap en IT-budgetten. ITAM solutions heeft vestigingen in Eindhoven en Hoofddorp, is een gecertificeerd ‘Great Place to Work’ en drievoudig winnaar van de FD Gazelle Award.
Wilt u meer informatie hierover? Neem dan contact op met:
ITAM solutions
E: info@itamsolutions.nl
T: +31 (0)40 2 369 05 40
I: www.itamsolutions.nl
