Onderstaande bijdrage is van een externe partij. De redactie is niet verantwoordelijk voor de geboden informatie.

Infoland introduceert interactieve documenten

Dit artikel delen:

Bedrijven van de toekomst zitten niet stil als het gaat om de adoptie van nieuwe technologische oplossingen. Thema’s als big data, analytics, robotisering, sensoren en A.I. staan hoog op de agenda’s van organisaties die voorop willen lopen als het gaat om slimmer en efficiënter werken. Neem als voorbeeld het vinden en gebruiken van de juiste documenten, protocollen of werkinstructies op de werkvloer. Waar de introductie van handige apps al revolutionair leek te zijn, maakt softwarebedrijf Infoland nu de volgende stap met de introductie van interactieve documenten. Het tijdperk van zoeken en het doorspitten van statische, saaie, lange en tijdrovende documenten, is daarmee passé. Dankzij interactieve documenten wordt de snelheid én toepasbaarheid waarmee gebruikers informatie tot zich krijgen, significant verbeterd. Het kenmerkt de volgende stap richting de fase waarin intelligentie een plek krijgt binnen efficiënt documentmanagement. Met deze ontwikkeling zet het Veldhovense softwarebedrijf een nieuwe standaard voor de toekomst.

Van digitaal naar mobiel naar (artificiële) intelligentie

Sinds de opkomst van het internet kunnen we concluderen dat gebruikersgemak en de snelheid waarmee gebruikers de juiste documenten kunnen raadplegen, continu centraal staan. “In de afgelopen 20 jaar zien we een duidelijk trend in de wijze waarop organisaties hun documentbeheer inrichten,” aldus René de Jong – CMO bij Infoland. “In fase 1, zo rond de eeuwwisseling, zagen we namelijk een opvallende overgang van papieren documenten naar een digitale vorm.” In Nederland was Infoland dan ook één van de eerste leveranciers die hier slim op inspeelde met een webbased document management oplossing. Het borgen en digitaal beschikbaar stellen van documenten, vormde daarbij de basis. Steeds meer organisaties namen hierdoor afscheid van netwerklocaties zoals de G:/-schijf.

“In de tweede fase, iets van de afgelopen 3 jaar, is het opvallend hoeveel mobiele oplossingen er geïntroduceerd zijn. Ambulante medewerkers konden hierdoor nog sneller en eenvoudiger documenten vinden en het principe ‘anytime en anywhere’ heeft hierdoor een nieuwe lading gekregen. Vanuit deze ontwikkeling zijn wij gaan nadenken over ‘the next step’ en dat is wat ons betreft de basis voor fase 3. In deze fase staat ons meest waardevolle bezit centraal; tijd! Want hoe zorgen we ervoor dat medewerkers nog slimmer en efficiënter kunnen werken en zo tijd overhouden voor het werk dat er écht toe doet? Bedrijven als Coolblue, Netflix en Booking.com spelen hier perfect op in én hebben met een focus op Customer Time Management een nieuwe standaard en verwachting gecreëerd. De introductie van interactieve documenten past daar uitstekend bij.”

Hoewel steeds meer organisaties praten over de toekomst van A.I. benadrukt De Jong dat hij eerst een tussenstap voorziet. “Het valt op dat veel organisaties zelfs op het gebied van intelligent documentbeheer nog grote stappen kunnen maken, laat staan artificieel intelligent documentbeheer. De G:/-schijf is misschien wel verdwenen, maar systemen als Sharepoint en Google Drive bieden nog steeds niet de oplossing voor het probleem. Het vinden van de juiste informatie blijkt namelijk in dergelijke oplossingen een grote bron van frustratie te zijn. De eerste stap is om te voldoen aan de verwachting van mensen. Informatie moet eenvoudig, direct toepasbaar en supersnel beschikbaar zijn. Hiermee krijgen ze meer tijd voor de dingen waar ze écht energie van krijgen; het helpen van hun klanten en bezig zijn met hun vakgebied. Het toevoegen van intelligentie aan documenten is daarin een logische eerste stap. Denk daarbij aan Decision Based Content; een nieuwe methode waarmee de navigatiesnelheid van een document significant toeneemt. Op den duur zal dit zeer zeker evolueren naar artificiële intelligentie!”.

 

Interactieve documenten; hoe werkt het?

Navigatiesnelheid, de toepasbaarheid van informatie en zo min mogelijk langdradige teksten, vormen de basis bij interactieve documenten. “Infoland is van plan om hier de komende jaren steeds meer artificiële karaktertrekken aan toe te voegen. Maar het begint met een basisset aan intelligentie. Stel, een verpleegkundige van een regionaal ziekenhuis is op weg naar een patiënt waarbij een infuus wordt aangebracht. Ze loopt de kamer binnen, constateert dat het om een kind gaat en dat er een nieuw infuussysteem ligt dat ze moet gebruiken. Hoewel ze een paar weken geleden een keer heeft geoefend, is het haar even ontschoten hoe het ook alweer werkt. Voorheen moest ze op zoek gaan naar de werkinstructie. Eenmaal gevonden begon de uitdaging om in een 35 pagina’s tellend document de juiste pagina te vinden. Omdat het gaat om een specifieke handeling, het aanbrengen van een infuus bij een jonge patiënt met zichtbare aders, moet ze extra lang zoeken en lezen om de juiste informatie te vinden. Erg tijdrovend dus! Met interactieve documenten is dat passé.

In de nieuwe situatie pakt ze haar mobiel en scant de barcode op het apparaat. Een overzicht van het infuussysteem verschijnt en ze kiest ervoor om de werkinstructie te openen. Bij het openen van de instructie verschijnt de vraag ‘Gaat het om (a) een patiënt onder de 18 jaar of (b) een patiënt boven de 18 jaar?’. Ze klikt op de juiste knop en krijgt vervolgens de vraag of het gaat om (foto A) bijna onzichtbare aders of (foto B) zeer goed zichtbare aders. Ze kiest voor foto B en een instructievideo verschijnt – evenals een interactieve foto – met kennisinformatie over ieder onderdeel van het infuussysteem. Ook krijgt ze een melding dat ze eerst haar handen moet ontsmetten alvorens te starten. Ze kiest vervolgens voor de video en doorloopt de stappen; binnen 1 minuut is ze klaar en kan ze naar de volgende patiënt. Met de introductie van interactieve documenten heeft ze zeker 10 minuten bespaart en is de kans op fouten enorm gereduceerd.”

 

x

Om te kunnen beoordelen moet u ingelogd zijn:

Dit artikel delen:

Stuur dit artikel door

Uw naam ontbreekt
Uw e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
article 2019-02-07T15:20:54.000Z Infoland
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.