MyExports_Archief als oplossing voor dure huurapplicaties

Hoge huurkosten

Op het moment dat een gemeente, overheidsorganisatie of een bedrijf opteert voor een nieuwe applicatie, heeft men vaak ook te maken met de wettelijke informatieplicht. Het kan eveneens zijn dat de oude applicatie helemaal niet meer past in het applicatielandschap en het voor de organisatie verstandig is om er zo snel mogelijk afstand van te doen. In beide situaties moet men de oude applicatie vaak nog voor zo’n zeven jaar huren, om de oude gegevens te kunnen raadplegen.

Mogelijk hebben gemeentes of overheidsorganisaties servers met applicaties of databases actief van applicaties die eigenlijk niet meer actief gebruikt worden. Of er is een dure (bijvoorbeeld SAP-)licentie voor een oude applicatie, die nog actief is vanwege de wettelijke bewaartermijn van de gegevens.

Bij het afscheid nemen van een applicatie heeft een leverancier vaak geen andere oplossing voor het kunnen raadplegen van de gegevens dan het verder verhuren van de bestaande applicatie voor een aantal jaren, vaak tegen het oorspronkelijke bedrag. In plaats van de kosten van alleen de nieuwe applicatie krijgt de klant eigenlijk de kosten van de nieuwe en de oude.

Vergemakkelijken en bezuinigen

Voor dit probleem heeft MyExports een simpel, betaalbaar alternatief gevonden in de vorm van een online archief. Met MyExports archief blijven historische gegevens raadpleegbaar. Gegevens uit oude databases worden ontladen, blijven bewaard en zijn eenvoudig te beheren, te combineren en te bekijken middels een overzichtelijke webbrowser.

Momenteel zijn er archieven voor de meeste financiële applicaties die er binnen een gemeente gebruikt worden. Denk hierbij aan Civision Middelen van PinkRoccade, Key2Finance van Centric, FMS400 voorheen van Unit4, Coda, Decade voorheen van Unit4.

Daarnaast zijn er archieven voor Civision Innen (PinkRoccade), Civision Belastingen, Civision Kadaster (PinkRoccade), GWS4ALL (sociale zaken Centric), ISP, Lotus Notes, Dimpact, SBA (Stadsbeheer), Squit en Verseon.

Hierbij geldt dat iedere database in feite te archiveren en raadpleegbaar te maken is, mits er toegang is tot de betreffende database.

De werkwijze

Allereerst worden de gegevens uit de database van de applicatie ontsloten en omgezet naar csv-bestanden. Dat is een formaat dat door bijvoorbeeld Excel te lezen is. Hiermee worden de benodigde brongegevens veilig gesteld. Zelfs eventueel gescande documenten worden in dit proces meegenomen.

De gegevens die zijn ontladen, worden ingelezen in een nieuwe database. Deze database kan Oracle, SQLServer of SQLite zijn. Met name de laatste twee databases kunnen voor een organisatie heel interessant zijn, omdat SQLServer een gratis variant heeft en SQLite helemaal gratis is.

Op basis van de wensen van de gebruiker wordt er een schermopbouw ontwikkeld waarmee de gegevens in een browserapplicatie getoond en geraadpleegd worden. Hiermee kan er efficiënt gezocht en geselecteerd worden en is waar nodig ook een koppeling met een gescand document opgenomen.

Extra mogelijkheden

Met het aanvullende MyExports Raadplegen is de archieffunctie uit te breiden met diverse raadpleeg- en beheersfuncties, zodat de klant uitgebreide mogelijkheden heeft om diverse rapportages op de gearchiveerde database uit te voeren en/of te maken.

De verschillende browserapplicaties van MyExports, zoals Archief en Raadplegen, zijn heel compleet te noemen. Het aanmelden wordt mogelijk gemaakt via LDAP of lokaal, mogelijk in combinatie met 2FA. De browserapplicaties werken met overzichtelijke menu’s en handige overzichtsschermen, waarin de gewenste gegevens vlot te vinden zijn. Onder het overzichtsscherm vindt de gebruiker de mogelijkheid om gerelateerde gegevens te tonen en om eventuele details te openen, middels een detailscherm. Het kleurgebruik is helder, de lay-out bescheiden, zodat de gebruiker in één oogopslag overzicht heeft van de benodigde gegevens.

Geen kleine lettertjes

De helpdesk en instructie gaan via Microsoft Teams, Teamviewer en / of Skype en zijn inbegrepen in de prijs. Deze prijs is onafhankelijk van het aantal applicaties. De installatie is eveneens eenvoudig, deze verloopt via een door de klant gebruikte inbelvoorziening. Er hoeft geen programmatuur geïnstalleerd te worden op de client-pc’s en er kan gebruikt gemaakt worden van diverse browsers (Chrome, Firefox, Edge).

Kortom, MyExports Archief vergemakkelijkt het archiveren van gegevens en het opvragen, combineren en raadplegen van specifieke informatie uit verschillende databases. Dat alles voor een zeer scherpe prijs en inclusief optimale dienstverlening. Zie www.myexports.nl voor de brochure.