De gemeente Ede kiest voor het zaaksysteem Liber van BCT, specialist in Enterprise Information Management, en gaat daarmee richting volledig digitaal werken. Om continu te evolueren en toekomstbestendig te blijven, staan voor de gemeente Ede meer efficiëntie, betere werkbaarheid en digitaal transformeren op het wensenlijstje. Daarom koos de gemeente voor een Proof of Concept (PoC)-traject met zaaksysteem Liber. Een succesvol traject dat heeft geleid tot een vaste opdracht bij de 100.000+ gemeente.
Zaakgericht werken
De gemeente kampte met een aantal tekortkomingen, namelijk het ontbreken van een integraal klantbeeld, een centrale opslag van proces- en documentinformatie en een leverancier die inspeelt op de behoeften van de gemeente Ede. Om hier invulling aan te geven zocht de gemeente een nieuw zaaksysteem om de transitie te realiseren naar digitaal, zaakgericht werken. De belangrijkste voorwaarden aan het nieuwe systeem waren usability, technische stabiliteit, performance, interoperabiliteit en de verschillende functionaliteiten. BCT bood met Liber de beste aansluiting. Begin 2018 is de organisatiebrede uitrol gestart.
Ruud Storcken, business manager bij BCT: “Wanneer de implementatie is afgerond, beschikt Ede over een gebruiksvriendelijk informatieplatform. Dit platform bevat procesinformatie op hoofdlijnen, documentinformatie en dossierinformatie voor iedere gebruiker. Uiteraard met inachtneming van compliancy, security, privacy en performance. Daarnaast integreert het platform naadloos met applicaties die niet in het systeem zitten. Het streven is om het systeem met meer dan tweehonderd dienstverlenende processen in het derde kwartaal van 2018 volledig live te hebben.”
“BCT denkt mee en heeft een visie op gebied van informatiemanagement”, aldus Bernard Fransen, clusterdirecteur dienstverlening & bedrijfsvoering bij gemeente Ede. “We zetten nu flinke stappen richting volledig digitaal werken. Daarnaast wordt er een fundament gecreëerd om informatiemanagement in de brede zin toe te passen. BCT is meer dan een leverancier en zelfs meer dan een partner. Ze helpen ons om de gezamenlijke doelen te bereiken.”
Tijdens de PoC hebben de gemeente Ede en BCT nauw samengewerkt met MvR & Partners. MvR heeft een prominente rol gespeeld in het vaststellen en beoordelen van de acceptatiecriteria. Meike Mulder, partner bij MvR: “Met meerdere partijen een PoC realiseren vraagt om goed organisatiemanagement, een helder doel, een duidelijke rol- en taakomschrijving en toewijding van iedereen om dit doel te behalen. Ik ben er trots op dat we met Ede en BCT de PoC binnen de afgesproken termijn hebben gerealiseerd en aan alle eisen hebben voldaan.”
