NOORDWIJK – Bij veel organisaties lopen administratieve werkzaamheden vertraging op, omdat systemen alleen bereikbaar zijn via de desktop. Is de administrateur niet op kantoor, dan blijven verzoeken en facturen liggen. Decos introduceert daarom deze maand een mobiele app waarmee taken altijd en overal kunnen worden afgehandeld. Na een succesvolle proefperiode bij diverse overheidsorganisaties, wordt deze oplossing – JOIN Mobile – nu landelijk uitgerold.
JOIN Mobile is de eerste app die overheidsorganisaties in staat stelt om volledig mobiel te werken. Ook organisaties uit de profitsector kunnen werken met de oplossing. Dankzij de integratie tussen de desktopversie van JOIN en de nieuwe app JOIN Mobile wordt informatie, bijvoorbeeld uit de administratie, realtime gesynchroniseerd en is die altijd up-to-date.
“Werken waar en wanneer je wilt past natuurlijk helemaal bij deze tijd,” vertelt David Bronsveld van Decos. “Een deel van onze gebruikers is veel onderweg, waardoor de administratieve afhandeling van taken vaak blijft liggen. Voor overheidsorganisaties – circa tweehonderd werken al met JOIN – betekent deze app een verdere optimalisatie van de dienstverlening. Ook het bedrijfsleven kan met de app hun processen verder stroomlijnen.”
Onderweg
De afgelopen maanden experimenteerden Waterschap Noorderzijlvest, Vervoerregio Amsterdam en de werkorganisatie HLTsamen (Hillegom, Lisse en Teylingen) met JOIN Mobile.
“Van deze app worden wij heel blij”, zegt Harko van der Kaap, projectleider ICT bij het Waterschap Noorderzijlvest. “De oplossing sluit aan bij onze wens om het afhandelen van taken gemakkelijker te maken. Veel collega’s zijn de hele dag onderweg, om meldingen over gezonken boten of een te laag waterpeil op te lossen. Administratief werk spaarden zij op totdat zij weer op kantoor waren. Met JOIN Mobile is dit anders. Nu kunnen collega’s altijd en overal taken afhandelen op hun smartphone. Ook hebben we nu beter inzicht in het naleven van de servicenormen.”
Ontwikkeling
Voor de ontwikkeling van JOIN Mobile koos Decos voor een nieuwe werkwijze. Ontwikkelaars sloten zich een week lang op met klanten en werkten onder begeleiding van een sprintcoach en een UX-designer aan de gewenste functies van de app. Vervolgens werd de testvariant grondig getest door een grotere groep gebruikers van JOIN. “Elke twee weken konden we de nieuwe demo reviewen en feedback geven,” licht Van der Kaap toe. “Het was heel prettig om op deze manier samen te werken. Daarmee hadden we echt invloed op het resultaat. We zijn dan ook erg blij met de app.”
De eerste versie van JOIN Mobile is nu live als iOS en Android app. De komende periode wordt de app verder doorontwikkeld. Straks moet het mogelijk zijn om werkzaamheden te starten vanuit de app, documenten te bewerken of informatie op te zoeken – functionaliteiten die het desktopsysteem van JOIN al heeft. Ruim 280 organisaties in Nederland, waaronder zo’n tweehonderd overheidsorganisaties, werken met JOIN.
Decos ontwikkelt nu verder vanuit het ‘Mobile First’-principe. “Nieuwe functionaliteiten voegen we voortaan eerst toe aan de app”, vertelt David Bronsveld. “Dat dwingt ons om zo minimalistisch mogelijk te denken: we voegen alleen zaken toe die echt toegevoegde waarde hebben. Zo ligt onze eerste prioriteit bij de gebruiksvriendelijkheid.”
