Door Iwona Sikora, Senior Vice President & General Manager, Records Management Europe bij Iron Mountain
Hybride werken vanuit flexibele locaties, waaronder in kantoren, in hot-desking ruimtes, thuis, in lokale cafés en in hotels, is een feit. Daarom is het belangrijk dat we een beter begrip krijgen over hoe we binnen de steeds veranderende grenzen van het hybride werkmodel optimaal kunnen samenwerken. Onder meer door de compliance-, gegevensherstel- en de daarmee gepaard gaande beveiligingrisico’s in kaart te brengen, en daarop te anticiperen. Ook voor informatiebeheer brengt de combinatie van thuis, op kantoor en andere locaties werken veel verandering met zich mee. De drie grootste trends voor 2023 beschrijven we hieronder.
1. Nieuwe blik op informatietoegang en -beheer
Terwijl de digitale transformatie blijft versnellen, creëren ‘mobiele’ medewerkers een inherent, vaak onbedoeld, gegevensbeveiligingsrisico. Organisaties moeten hun beleid en procedures rondom veilige toegang tot informatie niet alleen aanscherpen, maar volledig herzien. De meeste zijn erin geslaagd de laatste twee jaar van chaos als gevolg van de pandemie door te komen. Vaak met een lappendeken van snelle oplossingen. Daarmee zullen ze volumes in 2023, nu we weer volledig back-to-business zijn, niet overleven. Het is daarom belangrijker dan ooit om ervoor te zorgen dat werknemers zijn opgeleid in goede gegevensbeheerprocessen, en daarbij in de praktijk betrokken zijn.
2. Dataopslag met behulp van AI
Met de groei van het aantal hybride werkplekken neemt ook het gebruik van clouddiensten toe. In een multi-cloudomgeving kan het echter moeilijk zijn om goed overzicht te houden op de manier waarop informatie verspreid wordt. Kennis rondom dataopslag, waaronder welke informatie je moet bewaren, waar deze is opgeslagen, onder welke regelgeving deze valt, en wie binnen de organisatie er toegang toe heeft. Voor de beveiliging van gegevensbeveiliging en de privacy is het allemaal van cruciaal belang. AI kan bedrijven helpen om de juiste beslissingen te nemen rond datasoevereiniteit. Door gegevens te aggregeren, te analyseren, helder te presenteren en de meest relevante informatie eruit te halen.
3. Fysieke informatieopslag blijft belangrijk
Toen kantoren na twee jaar COVID weer opengingen en de focus op bezuinigen in vastgoedkosten kwam te liggen, realiseerden veel bedrijven hoeveel ruimte verouderde IT-apparatuur en afgeschreven elektronica eigenlijk innemen. Met de toenemende focus op de circulaire economie en het voldoen aan CO2-doelen, is de keuze van een Asset Lifecycle Management (ALM) partner cruciaal om ervoor te zorgen dat het afstand doen van oude IT-apparatuur met aandacht voor gegevensbeveiliging en compliance gebeurt. Onlangs nog kreeg een financiële dienstverlener een boete van $35 miljoen, toen er persoonsgegevens werden gevonden op harde schijven die ze hadden doorverkocht. Hoe je dit kunt voorkomen? Door te begrijpen welke gegevens in het fysieke archief van jullie organisatie zitten, ervoor te zorgen dat medewerkers weten hoe ze daarmee moeten omgaan en wat daarvan gedigitaliseerd kan worden.
Kortom, bedrijven moeten zich in 2023 goed voorbereiden op een toekomst van hybride werken, door prioriteit te geven aan hun gegevensbeveiliging, -beheer en -vernietiging. Het beheer van gegevens is lang een onvoldoende gewaarborgd gebied geweest, met weinig zekerheid over wie de uiteindelijke verantwoordelijkheid draagt. Als organisaties geen nieuwe processen ontwikkelen, geen specifiek eigendomsrecht toekennen en niet investeren in technologie, zullen ze in het hybride tijdperk moeite hebben met compliance, gegevensherstel en -beveiliging.
