Een leverancier van gezonde kindervoeding besteedde vijf dagen aan de planning en administratie van één week productie, verpakking en logistiek.
Hetzelfde werk kost nu nog maar één dag – en er worden geen fouten meer gemaakt.
Dit is het praktijkverhaal van een leverancier van gezonde kindervoeding die maaltijden kookt en levert aan kinderdagverblijven. Zij waren 5 mandagen bezig met de administratie en planning van één productieweek.
Het verwerken van bestellingen en het plannen van productie, verpakking en distributie deden ze allemaal met de hand. Dit kostte steeds meer tijd en soms werden fouten gemaakt.
De productieplanning was behalve veel werk ook nog eens vrij complex: met elke klant hebben ze specifieke afspraken over bestelhoeveelheden, prijzen en termijnen.
Elke klantgroep bestelt bovendien gerechten van een gepersonaliseerde menukaart, die elke week verandert. En ze werkten op dit moment al voor bijna 100 klanten.
Rem op de groei
Al het planwerk kon door één persoon nog maar net in een week worden uitgevoerd, en omdat het klantenbestand verder groeide, dreigde dit een rem te worden op de groei van het succesvolle bedrijf.
Want je kunt je misschien wel voorstellen dat alle afspraken met klanten en de andere business rules wel ergens waren vastgelegd, maar zich toch vooral bevonden ‘in het hoofd’ van de persoon die elke week de bestellingen verzamelde en planningen maakte.
Al die business rules maakten het heel moeilijk om dit werk samen met een collega te gaan doen, ook omdat dan de kans op fouten dan zou toenemen.
Uiteindelijk besloot het bedrijf dat er een software oplossing nodig was om deze problemen het hoofd te bieden. Door zoveel mogelijk van de verkoopadministratie en productieplanning te automatiseren, zou een groot deel van de kennis en business rules kunnen worden ondergebracht in het bedrijfsproces zélf.
SaaS of maatwerk?
Een aantal SaaS ERP-systemen leek bij de wensen aan te sluiten. Maar de hoge -jaarlijkse- kosten en het gebrek aan flexibiliteit van deze tools vielen tegen.
Daarom zochten ze tot slot een softwarebedrijf dat een applicatie op maat kon maken, specifiek voor hún bedrijfsprocessen en business rules.
Samen maakten we hiervoor een prachtige cloud applicatie. Inmiddels bestellen alle klanten hiermee dagelijks hun maaltijden. De applicatie genereert automatisch:
– per dag: de productieplanning
– per dag: het inpakschema
– per dag: de distributieplanning
– per week: productiestatistieken & hoeveelheden
– per week: ordertotalen, betalingsopdrachten en facturen
Deze resultaten worden in de vorm van Excel-sheets en PDF bestanden opgeslagen in de cloud omgeving van het bedrijf. De bestanden zijn op te vragen vanuit de applicatie, en vanaf het kantoor ook bereikbaar als netwerkschijf via een beveiligde verbinding.
Het resultaat: het plannen en administreren van de hele productieweek kost nu nog maar één dag, ongeacht het aantal klanten en bestellingen. Er worden ook geen fouten meer gemaakt.
