Merkbaar meer efficiency door factuurverwerking

Soepele implementatie en acceptatie

Frank van Beers, Manager Accounting & Customer Service bij Hero Benelux: “We wilden graag een efficiency verbetering behalen binnen de financiële administratie. Daarnaast wilden wij graag een kwaliteitsslag maken. Waar in het verleden met regelmaat om kopie facturen gevraagd moest worden, liggen deze nu direct vast bij binnenkomst. De vrijgekomen tijd kan nu besteed worden aan “beheertaken” in plaats van registreren. De implementatie is uitstekend verlopen. Een goede voorbereiding is daarbij van essentieel belang. We hadden een duidelijk trajectplan opgesteld met realistische deadlines. Daarbij was testen de meest cruciale stap. Alle mogelijke denkbare scenario’s zijn daarbij aan bod gekomen. De complete financiële administratie is bij het project betrokken geweest, waardoor we een breed draagvlak hadden gecreëerd. De gebruikers zijn individueel getraind. De training duurde nog geen 10 minuten, omdat de gebruikersvriendelijkheid groot is. Door de individuele training is de acceptatie van de digitalisering in de organisatie ontzettend groot, nagenoeg iedereen is enthousiast, wat toch redelijk uniek is voor een verandering. Een week voor de livegang hebben we de leveranciers geïnformeerd over de digitalisering. Deze hebben direct hun systemen aangepast en nu ontvangen we ongeveer 95% digitaal!”

Inzicht in facturen

“De administratief medewerkers merken dat de werkzaamheden zijn veranderd. Voorheen werd er veel gebeld voor een kopiefactuur naar aanleiding van aanmaningen, nu nauwelijks meer. Ze kunnen nu meer aandacht besteden aan crediteurenbeheer en debiteurenbeheer. Dit maakt het werk inhoudelijk interessanter. Ook vanuit de overige medewerkers in de organisatie krijgen we veel complimenten. Facturen zijn snel en overzichtelijk beschikbaar voor de gebruikers en zij worden door de mailfunctie geactiveerd om facturen te fiatteren. Met name de adviesfunctie is van groot belang. Met een eenvoudige handeling kan een collega om advies vragen voordat een factuur wordt goedgekeurd. De toelichting wordt direct vastgelegd in het systeem. Daarnaast is het nu ook heel duidelijk waar een factuur zich bevindt binnen de organisatie. De doorlooptijd van de fiattering van de facturen is zeker met 50% verkort! De gebruikers zien nu ook niet meer de noodzaak om van iedere factuur een kopie te maken. Deze is namelijk digitaal eenvoudig op te zoeken,” vertelt Van Beers.

Efficiency en controle

“Een groot voordeel is dat de factuur vanuit verschillende invalshoeken te benaderen is. Of dit nu vanuit de crediteurenadministratie is of vanuit het grootboek, de factuur is direct beschikbaar. Met name bij periodeafsluitingen is dit van groot belang. Door het gebruik van procesflows is iedereen verplicht zich te houden aan de routing, dit verhoogt de kwaliteit van de administratie en bevordert de interne controle. De interne controle met betrekking tot autorisaties is enorm verbeterd. Door de workflowinstellingen is het autorisatieproces in de meest optimale vorm geregeld. Facturen kunnen alleen gefiatteerd worden door geautoriseerde personen. Dit biedt veel ondersteuning tijdens accountantscontroles. Verder is er een grote efficiencyslag gemaakt binnen de totale organisatie. De registratiefunctie (blokstempel, crediteurnummer, boekstuknummer, grootboekrekening, goedkeurder, datum etc) is nagenoeg geheel vervangen door het automatische proces. Een ander groot voordeel is het digitale archief. Facturen zijn snel beschikbaar en gaan niet verloren in de organisatie. Uiteraard is het altijd van belang om te kijken naar verdere optimalisaties. Komende maanden gaan we intern inventariseren waar nog verdere verbeterpunten mogelijk zijn!” sluit Van Beers af.

Hero Benelux maakt deel uit van de in Zwitserland gevestigde Hero Group die actief is in Europa, Noord-Amerika, het Midden-Oosten, Afrika, Centraal-Azië, en het Verre Oosten. Het hoofdkantoor van Hero Benelux is gevestigd in Breda. Zij willen een transparante en duurzame organisatie zijn met topkwaliteit merkproducten. Hero Benelux werkt hierin samen met de Hero Groep en andere partners om de kennis, innovatiekracht en groeimogelijkheden te vergroten. Zij onderschrijven daarbij het belang van duurzaamheid en voeren daar actief beleid op.