De gemeente Dongen gaat haar administratieve systeem vernieuwen. Burgers en medewerkers kunnen binnenkort eenvoudig melding maken van veiligheidsrisico’s, wanneer zij bijvoorbeeld gebrekkige verlichting of beschadigd wegdek tegenkomen. Medewerkers op locatie krijgen vervolgens direct alle benodigde informatie van het systeem om de melding zo snel mogelijk op te kunnen volgen. Een defecte lantaarnpaal of slecht asfalt, maar ook hondenpoep of vuil op straat kunnen namelijk veel overlast tot gevolg hebben.
Softwareontwikkelaar Op Orde kwam aan de wensen van de gemeente tegemoet door een systeem te ontwikkelen dat al deze meldingen direct naar de juiste medewerkers of afdelingen uitzet, indien mogelijk automatisch. “De gemeente Dongen moet zich kunnen bezighouden met de taken die er écht toe doen, niet met eindeloze administratieve verplichtingen”, stelt Jeroen Lugte, oprichter van Op Orde. Daarnaast gaat de afdeling Veiligheid gebruikmaken van de toepassingen van Op Orde om overtredingen als fout parkeren vast te leggen en eventueel te bekeuren.
Toegankelijkheid centraal
Op Orde optimaliseert zowel de snelheid als de kwaliteit van de klachtenafhandeling. Zo zorgt het systeem voor een complete verslaglegging, waarin het pad van de melding te volgen is. Of de melder nu persoonlijk aan de balie komt of van zich laat horen via de BuitenBeter-app, e-mail, online formulieren of telefoon, het systeem van Op Orde is op al deze varianten ingericht. De bestaande mogelijkheden zijn in het systeem geïntegreerd. “Investeringen die de gemeente Dongen al heeft gedaan, worden zo ten volle benut en burgers en medewerkers hoeven niet álweer aan nieuwe systemen te wennen”, legt Lugte uit.
Op Orde schakelt daarop het juiste team in om de melding op te pakken, afhankelijk van de aard van de werkzaamheden. Team Beheer Groen krijgt dan bijvoorbeeld het signaal om een haag te snoeien, zodat automobilisten beter zicht hebben bij een gevaarlijke kruising. De teams zijn niet alleen op deze manier op het type werkzaamheden samengesteld, maar in een aantal gevallen ook op geografisch gebied. Er zijn namelijk teams met dezelfde werkzaamheden actief in verschillende delen van de gemeente Dongen.
De melder blijft ondertussen voortdurend op de hoogte van de vorderingen. Ook behouden binnen- en buitendienst voortdurend inzicht in de voortgang van elkaars werkzaamheden. Dit voorkomt misverstanden. De feedback op de activiteiten is bijzonder nuttig, aldus Lugte. “Een duidelijke terugkoppeling richting burger en management leidt tot een verdere verbetering van de dienstverlening.”
Handhaving
Daarnaast krijgen de BOA’s van de afdeling Veiligheid op korte termijn de beschikking over Op Orde om de handhaving in de buitenruimte te vergemakkelijken. Zij kunnen binnenkort onder meer met een app bekeuringen uitschrijven, benodigde informatie opvragen en melding maken van veiligheidsincidenten. Hierbij kan het gaan om uiteenlopende overtredingen als wildplassen of onrechtmatig parkeren op een invalidenparkeerplaats.
Voorkomen administratieve chaos
Door de verschillende aanlevermanieren en verwerkingssystemen van de meldingen compatibel te maken, stroomlijnt Op Orde de administratie. Gemeentelijke medewerkers krijgen bovendien van deze systemen alleen de informatie te zien die zij nodig hebben voor het afhandelen van hun taken. Op Orde belooft zijn klanten dan ook overzicht. Het softwarebedrijf neemt organisaties zoals de gemeente Dongen administratieve verplichtingen uit handen, zodat “de ‘vakman’ een nog betere vakman kan zijn”.
