Circle8 heeft samen met Ciphix een Agentic AI-oplossing ontwikkeld die het vacature-innameproces automatiseert, waardoor 70–80% van het handmatige werk verdwijnt en medewerkers meer tijd krijgen voor persoonlijke dienstverlening, zonder in te leveren op kwaliteit of mensgerichtheid.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Circle8 heeft samen met Ciphix een Agentic AI-oplossing geïmplementeerd om het vacature-innameproces te automatiseren. Hierdoor wordt 70–80% van het handmatige werk overgenomen, vacatures sneller verwerkt en blijft er meer tijd over voor persoonlijk contact. De AI-agent begrijpt verschillende documentformaten, werkt zelfstandig en zorgt voor schaalbaarheid zonder de menselijke aanpak te verliezen. Dit project is het begin van verdere digitalisering bij Circle8, met als doel efficiëntere, kwalitatieve en mensgerichte dienstverlening.
Beschrijf de complexiteit en/of risico’s bij het doorvoeren van deze organisatietransformatie
Het ict-project van Circle8 kende in de beginsituatie aanzienlijke complexiteit en risico’s. De organisatie had te maken met een gefragmenteerd landschap van systemen en documenten, waarbij vacatures via verschillende kanalen en in uiteenlopende formats binnenkwamen. Dit leidde tot veel handmatig, foutgevoelig werk en een hoge werkdruk, vooral tijdens volumepieken. Personeelsschaarste maakte opschalen lastig, terwijl de variatie in klantformats traditionele automatisering (zoals RPA) ineffectief maakte: kleine wijzigingen in documenten konden het proces stilleggen. Het risico bestond dat groei zou leiden tot kwaliteitsverlies of verlies van de persoonlijke aanpak, wat essentieel is voor Circle8. Daarnaast was er het gevaar van weerstand bij medewerkers tegen automatisering, zeker als deze niet goed werd afgestemd op hun werkprocessen. De complexiteit zat vooral in het automatiseren van een proces met veel uitzonderingen, variabele input en de noodzaak om menselijke controle en kwaliteit te behouden.
Beschrijf de gerealiseerde waarde van deze organisatietransformatie voor de interne of externe klant
Dankzij de inzet van een Agentic AI-agent is het vacature-innameproces bij Circle8 aanzienlijk versneld en gestroomlijnd, zonder de persoonlijke benadering te verliezen. De AI-agent verwerkt vacatures binnen enkele minuten, neemt 70–80% van het repetitieve, handmatige werk over en zorgt ervoor dat medewerkers zich kunnen richten op kwaliteitsbewaking, matching en klantcontact. Hierdoor worden vacatures sneller live gezet, kan piekvolume worden opgevangen zonder extra capaciteit, daalt de werkdruk en stijgt de kwaliteit van dienstverlening. De oplossing is flexibel en robuust, werkt met uiteenlopende klantformats en vraagt alleen om menselijke input bij uitzonderingen. Dit alles leidt tot een schaalbare, toekomstbestendige operatie met meer ruimte voor persoonlijk contact en hogere klanttevredenheid.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van deze organisatietransformatie
De originaliteit en innovatieve kracht van het ict-project bij Circle8 zit in de inzet van een Agentic AI-agent die niet alleen documenten leest, maar ook begrijpt en zelfstandig beslissingen neemt binnen vooraf ingestelde kaders. In tegenstelling tot traditionele RPA, die vastloopt bij afwijkende templates, kan deze AI-agent variatie in structuur, schrijfstijl en opmaak moeiteloos aan. De oplossing werkt als een digitale collega die e-mails en bijlagen opent, relevante informatie herkent en het systeem automatisch vult, waarbij alleen bij uitzonderingen menselijke input nodig is. Dit maakt het proces robuust en flexibel, zelfs bij veranderende klantformats. De aanpak kenmerkt zich door co-creatie met medewerkers, een snelle en iteratieve implementatie en een sterke focus op adoptie en draagvlak. Hierdoor wordt niet alleen technologische innovatie gerealiseerd, maar ook een mensgerichte, schaalbare en toekomstbestendige dienstverlening mogelijk gemaakt.
Beschrijf de rol van de interne of externe leverancier(s) bij deze organisatietransformatie
Ciphix onderscheidt zich als externe leverancier door diep domeinbegrip van Broker/MSP- en staffingprocessen te combineren met technische expertise in AI-automatisering. Hun kracht ligt in het bieden van herbruikbare AI-accelerators voor documentverwerking en intake, een bewezen aanpak van klein beginnen en snel waarde leveren, en een sterke focus op adoptie door business, IT en operatie samen te brengen. Co-creatie met de medewerkers van Circle8 zorgde voor snelle implementatie, breed draagvlak en een oplossing die direct aansloot op de praktijk. Hierdoor kon Circle8 efficiënt opschalen, zonder in te leveren op kwaliteit of persoonlijke aandacht, en werd de dienstverlening toekomstbestendig gemaakt.