De case gaat over hoe Budbee met behulp van DataChecker de identiteit en het arbeidsrecht van koeriers controleert om uitbuiting te voorkomen en te voldoen aan de Wet ketenaansprakelijkheid.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Budbee controleert via DataChecker of koeriers echt zijn wie ze zeggen en of ze mogen werken in Nederland. Dit voorkomt uitbuiting en voldoet aan de Wet ketenaansprakelijkheid. DataChecker verifieert online identiteit en werkrecht; Budbee checkt daarna fysiek ID en rijbewijs. De procedure werkt preventief en wordt mogelijk uitgebreid naar andere landen.
Beschrijf welke veranderingen al zijn geïmplementeerd (bijv. digitalisering van werk, aanpassing of beëindiging van werkzaamheden, veranderingen in de manier van werken of organisatorische wijzigingen die het werk beïnvloeden)
Budbee heeft sinds december 2023 het verificatieproces van koeriers volledig gedigitaliseerd door samen te werken met DataChecker. Alle koeriers die via onderaannemers voor Budbee rijden, moeten nu voorafgaand aan hun werkzaamheden hun identiteit en het recht om in Nederland te werken (Right to Work) online laten verifiëren via een beveiligd platform. Dit proces omvat het invoeren van persoonsgegevens, het uploaden van een selfie en het digitaal aanleveren van documenten. Pas na succesvolle verificatie worden koeriers ingepland voor bezorgrondes. Daarnaast is het systeem van DataChecker gekoppeld aan het interne systeem van Budbee, waardoor handmatige invoer overbodig is geworden. Op de eerste werkdag en voor elke bezorgronde vindt aanvullende controle plaats door Budbee zelf, waarbij koeriers hun ID en rijbewijs moeten tonen. Deze veranderingen zijn ingevoerd om te voldoen aan de Wet ketenaansprakelijkheid, uitbuiting te voorkomen en de professionaliteit en veiligheid binnen de organisatie te verhogen.
Beschrijf welke winst de nieuwe manier van werken inmiddels heeft opgeleverd, bijvoorbeeld in tijd, kosten, inspanning, efficiëntie, etc
Dankzij de inzet van DataChecker is het verificatieproces voor koeriers bij Budbee efficiënter, betrouwbaarder en gebruiksvriendelijker geworden. De koppeling tussen het DataChecker-platform en het interne systeem van Budbee zorgt ervoor dat gegevens niet meer handmatig hoeven te worden ingevoerd, wat tijd en inspanning bespaart en de kans op fouten minimaliseert. Het proces verloopt snel en adequaat, met directe ondersteuning voor koeriers bij vragen of problemen. Door de preventieve werking van de controles worden misstanden en illegale tewerkstelling effectief tegengegaan. Koeriers waarderen de professionele aanpak en het platform is zo ingericht dat het naleven van privacywetgeving en dataveiligheid gewaarborgd is. De samenwerking heeft geleid tot een hogere mate van compliance, minder administratieve lasten en een verbeterde reputatie op het gebied van duurzaamheid en verantwoord werkgeverschap.
Beschrijf het onderscheidende vermogen dat deze nieuwe manier van werken inmiddels heeft ten opzichte van de eerdere werkwijze en/of concurrenten
Budbee onderscheidt zich door het inzetten van een externe specialist (DataChecker) die niet alleen identiteitscontroles uitvoert, maar ook het recht om te werken in Nederland beoordeelt, iets wat veel andere aanbieders niet kunnen. Het volledige proces is geautomatiseerd via een beveiligd online platform, waardoor Budbee zelf geen handmatige controles hoeft uit te voeren en onderaannemers niet langer op hun eigen expertise hoeven te vertrouwen. Dit voorkomt fouten en verhoogt de betrouwbaarheid van de controles. Koeriers worden voorafgaand aan hun werkzaamheden gecontroleerd en krijgen pas na succesvolle verificatie toegang tot het werk, wat een preventieve werking heeft tegen illegale arbeid en uitbuiting. De aanpak is transparant, privacyproof en biedt directe ondersteuning aan koeriers, wat de gebruiksvriendelijkheid vergroot. Budbee loopt hiermee voor op concurrenten die vaak alleen identiteitscontroles uitvoeren of handmatige processen hanteren, en ontwikkelt samen met DataChecker expertise om deze werkwijze internationaal uit te rollen, ook in landen waar ketenaansprakelijkheid niet wettelijk verplicht is.
Beschrijf welke organisatorische aanpassingen zijn doorgevoerd of nodig zijn als gevolg van de nieuwe manier van werken
Budbee heeft organisatorisch de verantwoordelijkheid voor identiteits- en werkvergunningcontroles van koeriers expliciet naar zich toe getrokken, ondanks dat deze chauffeurs via onderaannemers werken. Hiervoor is een samenwerking gestart met een externe specialist die zowel identiteits- als Right to Work-controles uitvoert via een beveiligd online platform. De interne processen zijn aangepast: het systeem van Budbee is gekoppeld aan het platform van de dienstverlener, waardoor handmatige administratieve taken zijn vervangen door geautomatiseerde controles. Daarnaast zijn er extra verificatiemomenten ingebouwd, zoals het tonen van ID en rijbewijs bij aanvang van het werk en voor elke bezorgronde. Budbee heeft haar compliance- en privacybeleid aangescherpt en investeert in kennisontwikkeling om deze werkwijze ook in andere landen te implementeren, zelfs waar dit wettelijk niet verplicht is.