De case gaat over hoe de gemeente Halderberge samen met Aces Direct heeft gezorgd voor een hoogwaardige, moderne werkplek die volledig aansluit bij de wensen van medewerkers en de eisen van deze tijd, door middel van een zorgvuldig, op maat gemaakt vervangingstraject van de werkplekhardware.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
De gemeente Halderberge heeft samen met Aces Direct alle werkplekken vernieuwd naar moderne, flexibele en gebruiksvriendelijke werkplekken die aansluiten bij de wensen van medewerkers. Door intensief onderzoek, een soepele uitrol en milieuvriendelijke afvoer van oude apparatuur zijn medewerkers nu volledig ontzorgd en kunnen ze efficiënter werken, zowel op kantoor als thuis.
Beschrijf welke veranderingen al zijn geïmplementeerd (bijv. digitalisering van werk, aanpassing of beëindiging van werkzaamheden, veranderingen in de manier van werken of organisatorische wijzigingen die het werk beïnvloeden)
De gemeente Halderberge heeft een grootschalige vervanging en modernisering van werkplekken doorgevoerd. Er is gekozen voor standaardlaptops met numeriek toetsenbord en 15,6 inch scherm, aangevuld met twee schermen per werkplek (waarvan één met ingebouwd dockingstation), zodat medewerkers flexibel kunnen werken, ook thuis. Voor specifieke functies zijn uitzonderingen gemaakt, zoals hybride devices voor medewerkers die veel onderweg zijn en krachtigere werkplekken voor medewerkers met zwaardere grafische taken. De uitrol verliep soepel, met voorgeconfigureerde en verpakkingsarme levering, ondersteuning op locatie en minimale verstoring van het werk. Oude apparatuur is milieuvriendelijk afgevoerd of hergebruikt voor thuiswerkplekken. De veranderingen omvatten digitalisering, standaardisatie van hardware, meer flexibiliteit in werkplekken en aandacht voor duurzaamheid.
Beschrijf welke winst de nieuwe manier van werken inmiddels heeft opgeleverd, bijvoorbeeld in tijd, kosten, inspanning, efficiëntie, etc
Medewerkers beschikken nu over een hoogwaardige, moderne werkplek die volledig aansluit bij hun wensen en de eisen van deze tijd. Dankzij een zorgvuldig voortraject met intensief onderzoek zijn de werkplekken optimaal afgestemd op het daadwerkelijke gebruik, wat leidt tot meer efficiëntie en gebruiksgemak. De standaardisatie van hardware vereenvoudigt het beheer en vermindert de inspanning voor IT-ondersteuning. De soepele uitrol, met directe ondersteuning op locatie, zorgde voor minimale verstoring van het werkproces. Door de milieuvriendelijke afvoer van oude apparatuur en het hergebruik van monitoren voor thuiswerkplekken is bovendien op duurzaamheid winst geboekt. De dienstverlening aan inwoners is verbeterd doordat medewerkers sneller en beter kunnen werken.
Beschrijf het onderscheidende vermogen dat deze nieuwe manier van werken inmiddels heeft ten opzichte van de eerdere werkwijze en/of concurrenten
Het onderscheidende vermogen van deze nieuwe manier van werken ten opzichte van de eerdere werkwijze en/of concurrenten is dat de gemeente Halderberge, samen met Aces Direct, niet uitging van een gedetailleerde lijst van technische specificaties, maar juist koos voor een aanpak waarbij de behoeften van medewerkers centraal stonden. Door middel van intensief vooronderzoek, enquêtes en datagedreven analyses werd een werkplek gecreëerd die perfect aansluit bij de wensen van verschillende gebruikersgroepen. Er was ruimte voor maatwerk en uitzonderingen, zoals specifieke hardware voor medewerkers met bijzondere taken. De uitrol verliep soepel dankzij goede voorbereiding, voorgeconfigureerde apparatuur en ondersteuning op locatie. Daarnaast werd de oude hardware milieuvriendelijk afgevoerd. Deze aanpak onderscheidt zich door volledige ontzorging, flexibiliteit, maatwerk en het benutten van marktkennis, waardoor medewerkers nu beschikken over een hoogwaardige, moderne en toekomstbestendige werkplek.
Beschrijf welke organisatorische aanpassingen zijn doorgevoerd of nodig zijn als gevolg van de nieuwe manier van werken
De organisatie heeft een intensief voortraject doorlopen met enquêtes en datagedreven analyses om de behoeften van medewerkers in kaart te brengen. Op basis hiervan zijn drie persona’s opgesteld, waarmee de inrichting van werkplekken nauwkeurig is afgestemd op verschillende gebruikersgroepen. Er is gekozen voor een stapsgewijze aanpak met ruimte voor maatwerk, zodat medewerkers met specifieke taken passende hardware kregen. De uitrol werd uitgevoerd door een team van de gemeente, ondersteund door een floorwalker van Aces Direct voor directe ondersteuning. Oude apparatuur is milieuvriendelijk afgevoerd of hergebruikt. Projectmanagement en afstemming met leveranciers zijn versterkt, en de samenwerking met een externe IT-partner heeft geleid tot meer expertise en ontzorging binnen de organisatie.