De case gaat over hoe Siemens Nederland door het uitbesteden van de salarisadministratie aan YouServe continuïteit, lagere kosten en meer flexibiliteit heeft gerealiseerd.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Siemens Nederland heeft de salarisadministratie uitbesteed aan YouServe na het vertrek van ervaren payrollspecialisten. Dit leverde lagere kosten, meer flexibiliteit en continuïteit op. Door outsourcing kan Siemens vertrouwen op actuele kennis, risico’s beperken en efficiënter werken via automatisering. De samenwerking met YouServe wordt als persoonlijk en flexibel ervaren. Automatisering en AI bieden kansen voor verdere efficiëntie en datagedreven inzichten in de toekomst.
Beschrijf de complexiteit en/of risico's in/van het ict-project
De complexiteit van het ict-project bij Siemens Nederland ligt in de centrale inrichting van HR- en salarisadministratie voor circa 3.000 medewerkers, verdeeld over 20 bedrijven met verschillende cao’s, wet- en regelgeving en administratieve verplichtingen. De risico’s in de beginsituatie waren groot door het vertrek van twee ervaren payrollspecialisten, waardoor de continuïteit en kwaliteit van de salarisverwerking in gevaar kwamen. Met slechts 2,5 payrollspecialisten was de afhankelijkheid van individuele kennis en inzet hoog, wat kwetsbaar is bij ziekte of vertrek. Daarnaast is de organisatie voortdurend in beweging door fusies en wisselingen van bedrijfsonderdelen, wat vraagt om een flexibele en schaalbare administratie. De technische complexiteit wordt verder vergroot door de noodzaak tot automatisering, integratie met bestaande Siemens-systemen en het voldoen aan strenge security-eisen. Ook het afstemmen van verantwoordelijkheden tussen interne IT en de externe leverancier (YouServe) brengt risico’s met zich mee, vooral bij incidenten en het trekken van duidelijke grenzen in het beheer.
Beschrijf de gerealiseerde toegevoegde waarde voor de interne of externe klant
Door de uitbesteding van de salarisadministratie aan YouServe heeft Siemens Nederland continuïteit en kwaliteit van de payroll geborgd, ondanks een krappe bezetting en het vertrek van ervaren specialisten. Dit resulteerde in lagere kosten dan bij interne uitvoering, meer flexibiliteit om op- of af te schalen bij veranderingen in de organisatie en een efficiëntere administratie door verdere automatisering en standaardisatie van processen. Medewerkers kunnen nu zelf mutaties doorvoeren via Self Service, wat de administratieve last verlaagt en kosten bespaart. De samenwerking met YouServe wordt als persoonlijk, flexibel en gelijkwaardig ervaren, waardoor snel kan worden geschakeld bij urgente zaken en samen naar oplossingen wordt gezocht.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van/in het ict-project
De originaliteit en innovatieve kracht van het ict-project bij Siemens Nederland zit in de combinatie van centrale standaardisatie en vergaande automatisering van HR- en salarisprocessen, gecombineerd met een flexibele, modulaire dienstverlening. Door administratieve kernprocessen uit alle bedrijfsonderdelen te halen en centraal te organiseren, ontstaat ruimte voor schaalvoordeel en kostenbesparing, terwijl individuele bedrijven binnen Siemens Nederland toch kunnen kiezen welke diensten ze afnemen. Innovatief is ook de inzet van Self Service-workflows, waarmee medewerkers zelf mutaties kunnen doorvoeren, en de gezamenlijke ontwikkeling van maatwerkformulieren voor bijvoorbeeld declaraties en overwerk, direct geïntegreerd in de payroll. De samenwerking met YouServe kenmerkt zich door een persoonlijk en gelijkwaardig partnerschap, waarbij snel kan worden geschakeld en samen wordt gewerkt aan verdere procesverbetering. Siemens kijkt bovendien vooruit naar de inzet van AI en data-analyse binnen payroll, om trends en afwijkingen te signaleren en zo strategisch voordeel te behalen.
Beschrijf de kracht van de interne of externe leverancier
YouServe onderscheidt zich als externe leverancier door actuele expertise in payroll en wet- en regelgeving te bieden, waardoor Siemens Nederland niet langer afhankelijk is van een klein intern team. De dienstverlening is flexibel en persoonlijk: bij urgente zaken kan direct met de juiste specialist worden geschakeld en problemen worden samen opgelost. De samenwerking wordt als gelijkwaardig en partnerschap ervaren, met korte lijnen en informele communicatie. YouServe denkt actief mee over procesverbeteringen en automatisering, en is betrokken bij het ontwikkelen van maatwerkoplossingen zoals formulieren voor declaraties en overwerk. Dit alles zorgt voor vertrouwen, continuïteit en een prettige samenwerking, waarbij het belang van Siemens gedeeld wordt door de leverancier.