De case beschrijft hoe Volvo Car Nederland, na het uitvallen van hun enige payrollspecialist en het blootleggen van kwetsbaarheden in de salarisadministratie, samen met YouServe de payrollprocessen heeft geoptimaliseerd en geoutsourcet om continuïteit, digitalisering en samenwerking tussen HR en Finance te waarborgen.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Volvo Car Nederland kampte met kwetsbaarheid in de payroll door afhankelijkheid van één specialist. Na uitval van deze medewerker werd samen met YouServe gekozen voor payroll outsourcing, procesoptimalisatie en digitalisering. Dit leidde tot efficiëntere samenwerking tussen HR en Finance, minder risico’s en een structureel verbeterde salarisadministratie. YouServe fungeert nu als business partner, met blijvende aandacht voor kennisdeling, digitalisering en samenwerking.
Beschrijf de complexiteit en/of risico's in/van het ict-project
De complexiteit en risico’s in de beginsituatie van het ict-project bij Volvo Car Nederland lagen vooral in de kwetsbaarheid van de payrollfunctie, die volledig afhankelijk was van één specialist. Bij uitval van deze medewerker ontstond direct een kennishiaat en continuïteitsrisico. De payrollprocessen waren bovendien complex door internationale medewerkers, expats en verschillende locaties met afwijkende payrollbenaderingen. Veel processen waren nog niet gedigitaliseerd; belangrijke informatie werd fysiek in archiefkasten bewaard, wat leidde tot inefficiëntie en risico op fouten of verlies van gegevens. De samenwerking tussen HR, Finance en Payroll was noodzakelijk, maar de kennis was versnipperd en onvoldoende geborgd. Hierdoor was de organisatie kwetsbaar voor uitval, fouten en compliance-risico’s, en was er een duidelijke noodzaak tot procesoptimalisatie, digitalisering en kennisborging.
Beschrijf de gerealiseerde toegevoegde waarde voor de interne of externe klant
Door het optimaliseren en digitaliseren van de payrollprocessen en het outsourcen van de salarisadministratie aan YouServe, heeft Volvo Car Nederland de continuïteit en betrouwbaarheid van de payroll sterk vergroot. De samenwerking tussen HR, Finance en Payroll is verbeterd, kennis is beter geborgd en de afhankelijkheid van één specialist is weggenomen. Medewerkers profiteren van efficiëntere, klantvriendelijke processen en digitale tools zoals de YouServe app, waardoor HR-zaken sneller en eenvoudiger geregeld kunnen worden. Door de intensieve samenwerking met YouServe als business partner is er nu een breder vangnet, specialistische ondersteuning en structurele procesverbetering, wat leidt tot meer zekerheid, minder fouten en een toekomstbestendige payrollorganisatie.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van/in het ict-project
De originaliteit en innovatieve kracht van het ict-project bij Volvo Car Nederland zit in de integrale aanpak waarbij consultancy, procesoptimalisatie en digitalisering zijn gecombineerd met het outsourcen van payroll. Door niet alleen de salarisadministratie uit te besteden, maar ook samen met YouServe kritisch te kijken naar bestaande processen en deze te digitaliseren, is een structurele en toekomstbestendige oplossing gerealiseerd. De samenwerking tussen HR, Finance en Payroll werd versterkt, waardoor silo’s zijn doorbroken en kennisdeling centraal staat. De introductie van digitale tools, zoals de YouServe app, heeft gezorgd voor een cultuurverandering: HR-zaken worden nu mobiel en digitaal afgehandeld, wat voorheen niet gebruikelijk was. Het project onderscheidt zich door de nauwe businesspartnerrelatie met YouServe, waarbij continu wordt gewerkt aan verdere verbetering en innovatie, in plaats van alleen een standaard outsourcingstraject.
Beschrijf de kracht van de interne of externe leverancier
YouServe onderscheidt zich als externe leverancier door niet alleen payrolltaken over te nemen, maar als echte businesspartner structureel mee te denken over procesverbeteringen en digitalisering. Ze bieden proactieve ondersteuning, stellen kritische vragen en zorgen voor kennisdeling en borging, waardoor Volvo Car Nederland kan rekenen op specialistische expertise en een breder vangnet. De samenwerking is gericht op continue verbetering, snelle communicatie en gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het succes van de payrollorganisatie.