GDA is een modern, schaalbaar platform van de Belastingdienst voor centraal document- en archiefbeheer. Het biedt één betrouwbare bron, verbetert de informatiehuishouding en beheerst documentstromen van creatie tot vernietiging met moderne technologie.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
Het Generiek Platform voor Document- en Archiefbeheer (GDA) heeft tot doel duurzaam inzicht in en grip op documenten voor burgers, bedrijven en intermediairs te realiseren. Van ontstaan tot vernietiging gaat GDA de massaliteit en diversiteit van documenten in de primaire processen van de Belastingdienst beheersen. Hiermee geeft Belastingdienst als grote uitvoeringsorganisatie invulling aan de vereisten om haar Informatiehuishouding op orde te brengen.
Primaire processystemen, medewerkersportalen, zaaksystemen en klantportalen gaan GDA gebruiken als de “single source of facts” voor documenten. De eerste release van een werkend GDA is vorig jaar zomer in productie genomen, in de komende jaren vindt stapsgewijze doorontwikkeling plaats. Met GDA zet de Belastingdienst een grote stap richting de verbetering van de informatiehuishouding en verantwoord document- en archiefbeheer binnen de publieke sector. GDA is gerealiseerd als modulair, schaalbaar en toekomstgericht platform, dat draait binnen de rekencentra van Belastingdienst en gebruik maakt van moderne technologie zoals containerisatie en intelligent zoeken. Hiermee is een robuust en toekomstbestendig platform gerealiseerd met de kracht en het gemak van moderne technologie.
Beschrijf de complexiteit en/of risico's in/van het ict-project
Het GDA-programma legt het fundament voor verbeterde informatiestromen voor de primaire bedrijfsprocessen van Belastingdienst dat voldoet aan de huidige wet- en regelgeving, zoals WOO, AVG en Archiefwet. Dit betekent verbouwen met de winkel open in een versnipperd archieflandschap, waarin de documenten over diverse systemen zijn verspreid en bij elkaar gebracht moeten worden op één centrale plaats. Continuïteit van beschikbaarheid van documenten voor primaire processen, klantportalen en medewerkersportalen dienen gedurende invoering en migratie geborgd te zijn, zodat uiteindelijk alle documenten via een centraal portaal vindbaar zijn. De massaliteit, kwaliteit en diversiteit van documentstromen, archiefsystemen en koppelvlakken is hierin de grote uitdaging. Met gebruik van moderne integratietechnieken, een standaard aansluitproces en een gefaseerde migratieaanpak worden deze uitdagingen aangepakt.
Beschrijf de gerealiseerde toegevoegde waarde voor de interne of externe klant
GDA draagt bij aan het vereenvoudigen van de communicatie van burgers, bedrijven en intermediairs met de Belastingdienst door een gemeenschappelijke informatiepositie te creëren. GDA wordt de basis om de status van lopende dossiers in beeld te brengen en inzicht te geven in de onderliggende documenten. Primaire processystemen, medewerkersportalen, zaaksystemen en klantportalen zullen GDA kunnen gebruiken als de “single source of facts” voor documenten en dossiers. De eerste release van een werkend GDA is vorig jaar zomer in productie genomen, in de komende jaren vindt stapsgewijze doorontwikkeling plaats. Concrete resultaten tot nu toe zijn:
- De generieke architectuur en eerste documentservices zijn binnen de gestelde tijd en budget opgeleverd, gevalideerd en geschikt gemaakt voor bredere adoptie.
- De eerste ketens zijn aangesloten en werken nu met gestandaardiseerd document- en archiefbeheer in GDA.
- GDA biedt universele interfaces om aan te sluiten, waardoor het aansluitproces voor de ketens aanzienlijk wordt versneld en vereenvoudigd.
- Archiefwaardigheid, bewaarbeleid en metadata standaarden zijn geïntegreerd in het platform conform DUTO standaarden.
- Operationele documentstromen worden efficiënter en beheersbaarder, met minder afhankelijkheid van legacy-systemen.
- GDA fungeert als een katalysator voor bredere professionalisering van informatiehuishouding binnen de organisatie.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van/in het ict-project
Met het GDA realiseert de Belastingdienst een centrale voorziening voor document- en archiefbeheer die de basis vormt voor alle inkomende en uitgaande informatiestromen en het ontsluiten van de portalen en legacy archieven. GDA biedt de medewerker de mogelijkheid om alle zaak-gerelateerde documenten op één plek te vinden en laat zien dat digitalisering van document- en archiefbeheer niet slechts een technische opgave is, maar een fundamentele transformatie die cruciaal is voor een moderne, betrouwbare overheid. Het platform:
- verhoogt kwaliteit, vindbaarheid en duurzaamheid van informatie;
- versterkt compliance en transparantie;
- verlaagt beheercomplexiteit en kosten;
- creëert een toekomstbestendig fundament voor informatie-gestuurd werken.
Beschrijf de kracht van de interne of externe leverancier
De eerste release van GDA is in een jaar doorlooptijd gerealiseerd onder resultaatverantwoordelijkheid, waarbij van scratch af aan een volledig nieuwe toepassing inclusief de inrichting van een voor de Belastingdienst nog relatief nieuw platform gebaseerd op Openshift en Cloud Pack for Business Automation van IBM is gerealiseerd en in productie genomen. Met de combinatie van resultaatgerichtheid, diepgaande kennis van technologie en informatiehuishouding is in constructieve samenwerking met Belastingdienst binnen de resultaatafspraken geleverd. Op basis van de bereikte resultaten zijn CGI en ilionx ook geselecteerd voor de vervolgfase, waarin gecombineerde DevOps-teams van de leverancier en de Belastingdienst gezamenlijk het platform beheren, doorontwikkelen en opschalen naar volledige ondersteuning van de primaire processen van de Belastingdienst.
Extra informatie
- GDA op RijksICT dashboard: https://rijksictdashboard.nl/ict-activiteiten/1e705368-d04e-4013-9fca-90632489bbb6/financin-generiek-platform-document--en-archiefbeheer
- Staatssecretaris informeert parlement over koers Belastingdienst: https://over-ons.belastingdienst.nl/staatssecretaris-informeert-parlement-over-koers-belastingdienst/
- Staatssecretaris biedt jaarplan Belastingdienst 2026 aan: https://over-ons.belastingdienst.nl/staatssecretaris-informeert-parlement-over-koers-belastingdienst/
- Strategische samenwerking met de markt: https://www.linkedin.com/posts/cgi-in-nederland_informatievoorziening-informatiehuishouding-activity-7366726307126108160-PrNb/?originalSubdomain=nl