ASVZ heeft dankzij de overstap naar cashless werken met Spend Cloud Cards veel administratieve lasten en kasgeldproblemen opgelost, waardoor medewerkers meer tijd en vertrouwen hebben om zich volledig op de zorg voor cliënten te richten.
Algemene beschrijving (incl. samenvatting van onderstaande vier punten)
ASVZ werkt nu volledig cashless met Spend Cloud Cards, wat zorgt voor minder administratie, meer overzicht en gebruiksgemak. Medewerkers betalen veilig met een eigen pas en koppelen bonnetjes direct via een app, waardoor tijdrovende kasadministratie en papieren bonnetjes verleden tijd zijn. Dit levert meer tijd, vertrouwen en controle op in de zorgteams, zodat de focus weer op de cliënt ligt.
Beschrijf de complexiteit en/of risico's in/van het ict-project
De complexiteit van het ICT-project bij ASVZ lag vooral in de schaal en cultuurverandering: ruim 6.500 cliënten, 500 locaties en veel verschillende teams moesten overstappen van kasgeld naar een volledig digitaal betaalsysteem. Risico’s betroffen het waarborgen van veiligheid, het voorkomen van fouten bij migratie van medewerkers naar de nieuwe passen, en het realiseren van acceptatie op de werkvloer. De administratieve processen moesten volledig worden herzien, met risico op weerstand of fouten bij het digitaliseren van kasstromen. Daarnaast was er het risico op technische problemen bij de koppeling van betalingen aan de administratie en het waarborgen van privacy en dataveiligheid. De persoonlijke begeleiding en heldere procedures waren essentieel om deze risico’s te beheersen en de complexiteit te reduceren.
Beschrijf de gerealiseerde toegevoegde waarde voor de interne of externe klant
Spend Cloud Cards hebben bij ASVZ geleid tot aanzienlijk minder administratieve lasten, direct overzicht in uitgaven en meer gebruiksgemak voor medewerkers. Medewerkers kunnen veilig en eenvoudig betalen, bonnetjes direct digitaal verwerken en hoeven niet meer voor te schieten of met kasgeld te werken. Dit zorgt voor meer tijd en aandacht voor cliënten, vergroot het vertrouwen en de autonomie binnen teams en biedt de organisatie een transparant, real-time financieel overzicht. De digitale werkwijze verkleint bovendien de kans op fouten en fraude, en wordt door de teams als een duidelijke verbetering ervaren.
Beschrijf de originaliteit en/of innovatieve kracht van/in het ict-project
Spend Cloud Cards onderscheiden zich door hun innovatieve aanpak van dagelijkse financiële processen in de zorg. De oplossing combineert een fysieke betaalpas met een gebruiksvriendelijke app, waardoor medewerkers direct na betaling een foto van het bonnetje kunnen uploaden. Dit elimineert de noodzaak voor papieren kasboeken, losse bonnetjes en declaratieformulieren. Alle uitgaven worden automatisch en real-time gekoppeld aan de administratie, wat zorgt voor transparantie en direct overzicht. De innovatie zit niet alleen in de technologie, maar ook in de manier waarop deze is ingebed in de werkprocessen: medewerkers krijgen meer autonomie en vertrouwen, hoeven niet meer voor te schieten en ervaren het systeem als een positieve verandering. De cashless kantine en de mogelijkheid om zowel online als fysiek te betalen met één pas maken het systeem breed inzetbaar en toekomstbestendig. De persoonlijke begeleiding bij de implementatie en de focus op cultuurverandering dragen bij aan het succes en de originaliteit van het project.
Beschrijf de kracht van de interne of externe leverancier
Spend Cloud Cards bieden ASVZ gemak, vertrouwen en efficiëntie doordat medewerkers met één pas veilig en eenvoudig kunnen betalen, zowel online als in winkels en de cashless kantine. Bonnetjes worden direct na betaling digitaal verwerkt via de app, waardoor papieren administratie overbodig is en uitgaven automatisch aan de administratie worden gekoppeld. Dit levert real-time inzicht en controle op, vermindert de kans op fouten en fraude, en zorgt ervoor dat medewerkers geen geld meer hoeven voor te schieten. Teams ervaren meer autonomie en vertrouwen, en begeleiders houden meer tijd over voor de zorg aan cliënten. De persoonlijke begeleiding tijdens de implementatie en de heldere procedures hebben gezorgd voor een soepele overgang en brede acceptatie op de werkvloer.