Smile Clinic gebruikt ManualMaster om het kwaliteitsbeheer volledig te automatiseren. Dankzij de inzet van de software blijven documenten en procesbeschrijvingen up-to-date en hebben medewerkers continu toegang tot de juiste informatie.
Smile Clinic is een van de eerste praktijken die implantologie en tandprothetiek onder één dak aanbieden. De sterke groei van het bedrijf had zijn weerslag op de kwaliteitsbewaking. Het groeiende pakket aan kwaliteitseisen moet op een effectieve manier met medewerkers worden gedeeld. Daarnaast groeit het bedrijf dusdanig snel dat nieuwe collega’s vlug ingewerkt moeten worden. Alle protocollen waren voorheen gedocumenteerd op papier, wat zorgde voor een niet-gebruiksvriendelijke en slecht te beheren situatie.
Kwaliteitsbewaking
Smile Clinic heeft voor ManualMaster gekozen vanwege de gebruiksvriendelijkheid van het systeem en de meegroeimogelijkheden. Het systeem is geavanceerd genoeg om mee te veranderen in de ontwikkeling van het bedrijf, zonder onnodig complex te worden of functionaliteit te bieden die niet wordt gebruikt.
Peter Vellema, mede-oprichter van Smile Clinic: ‘Door de inzet van ManualMaster is de kwaliteitsbewaking veel makkelijker geworden. Het is eenvoudiger om protocollen inzichtelijk te maken en te volgen. Medewerkers weten gewoon veel beter waar ze aan toe zijn en worden veelvuldig met de eisen geconfronteerd. Daardoor wordt het ook veel makkelijker onderdeel van je werk.’
Implementatie van informatieportal
Het implementatietraject verliep snel. In vier maanden tijd werden reeds beschreven processen gedigitaliseerd en online beschikbaar gesteld. De gecreëerde online omgeving, DentalManual genoemd, was in een half jaar klaar voor gebruik. Smile Clinic werkte voorheen met memoborden in de verschillende vestigingen om de collega’s op de hoogte te stellen van allerlei zaken. Door het memobord te digitaliseren en in te stellen als homepage van DentalManual, wordt het gebruik van de informatieportal gestimuleerd. Zodra medewerkers ‘s morgens opstarten, komen ze direct op de portal terecht.
José Wienese, directeur van ManualMaster: ‘Smile Clinic is een van de meest innovatieve tandheelkundige praktijken van Nederland en ict-middelen spelen daar een grote rol in. Ze hadden heel duidelijk voor ogen wat ze wilden en hoe het eruit moest zien. Dat wij dat konden leveren, zorgde voor een vlotte implementatie en prettige samenwerking.’
Vellema onderschrijft dat: ‘We hebben veel werk zelf kunnen doen, maar er was continu begeleiding vanuit ManualMaster. Dat leverde allerhande tips op, zoals taken niet aan medewerkers, maar aan functies toe te schrijven. Daar hadden we initieel niet bij stil gestaan en het bleek achteraf een gouden tip.’
Na de implementatie is besloten om ook de ManualMaster module ‘WebForms’ in gebruik te nemen. Hiermee is het mogelijk om formulieren volledig te digitaliseren. Vellema: ‘Er wordt nu gewerkt aan een concept waarbij alle klachten en incidenten online worden geregistreerd, digitaal worden doorgestuurd en waarvan we direct online rapportages kunnen opvragen. Een enorme stap in efficiëntie dus.’
