Daas en een lesje in simpel hardware-management

Het it-landschap onderging de afgelopen tijd een drastische verandering, nóg meer dan anders. Dat merken alle organisaties. Een slimme manier om daarop in te spelen, is door gebruik te maken van device-as-a-service (daas). Daarmee voorkom je onnodige kosten en vergroot je het gemak voor de eindgebruiker. Wat houdt het concept daas in en hoe pak je deze service als organisatie op?

Bij daas zijn alle bijkomende diensten, zoals configuratie, plaatsing, ondersteuning, support en zelfs de afvoer van oude apparatuur, inbegrepen. Hoe je dit doet, verschilt per organisatie. Het is altijd van belang dat de oplossing bijdraagt aan een efficiënter gebruik van interne resources en een betere gebruikerservaring. Dat laatste is belangrijk, want zorgt voor productieve en tevreden medewerkers. Daar plukt iedere organisatie uiteindelijk de vruchten van. 

Creëer persona’s voor je medewerkers

De eindgebruiker centraal zetten, vinden veel bedrijven lastig. Je wilt maatwerk leveren, maar ook zoveel mogelijk standaardiseren. 

Een grote onderwijsinstelling die daas afneemt, bleek bijvoorbeeld 23 gebruikersprofielen te hebben. Dat is natuurlijk met de beste bedoelingen gedaan, maar kun je geen standaardisering meer noemen. Daarom zijn het aantal gebruikersprofielen binnen deze organisatie drastisch teruggebracht. Het proces is daarmee vereenvoudigd en de onderhoudskosten zijn verlaagd.

Persona’s creëren lijkt misschien veel werk, maar als je kijkt naar de behoeften van je medewerkers is doorgaans negentig procent te vangen in pakweg drie persona’s. Op basis daarvan is te standaardiseren en kies je welke apparaten je nodig hebt. De drie meest voorkomende persona’s zijn:

• Bureaumedewerker: de collega die vooral op één vaste plek werkt, of het nou thuis of op kantoor is.
• Hybride medewerkers: de collega die vaak op een vaste plek zit en af en toe onderweg is voor het werk.
• Veldmedewerkers: de collega die vooral onderweg is tijdens kantooruren.

Natuurlijk is niet iedere organisatie hetzelfde, maar als je de behoeften van deze drie persona’s in kaart brengt, kom je een heel eind.

Maak verborgen kosten inzichtelijk

Hoewel bedrijven weten dat er verborgen kosten komen kijken bij slecht functionerende hardware of een breed portfolio, wordt de hoeveelheid tijd die dat vergt meestal onderschat. Organisaties zijn zich niet altijd bewust van de hoogte van de daadwerkelijke kosten. Het is dus interessant om te kijken naar hoe breed je portfolio is en hoe makkelijk dat te onderhouden is. Simpel: hoe meer devices, hoe meer onderhoud. Stel daarom vast waar je it-medewerkers zich dagelijks mee bezig houden en hoeveel tijd ze besteden aan hardware en eindgebruikers. Moet je daar wel zoveel tijd aan willen besteden? Het is goed om te kijken hoe de processen ingeregeld zijn.

Denk na over het financieringsmodel

Naast het verbeteren van je interne processen en het ontzorgen van je eindgebruiker, is ook het financiële model interessant voor veel bedrijven. Je maakt namelijk de overstap van Capex (investeringen) naar Opex (terugkerende kosten). Ofwel, je doet geen grote investeringen meer in nieuwe hardware. 

Het grote verschil tussen daas en lease is de service die bij daas inbegrepen is. De data worden van oude devices verwijderd en er is een compleet servicemodel beschikbaar. Door de levenscyclus van een device te monitoren en te analyseren, krijgen organisaties advies over de producten die ze gebruiken. Misschien is er wel een betere oplossing voor ze. Dat is de toegevoegde waarde waar bedrijven naar op zoek zijn om de juiste keuze te kunnen maken.

Invloed coronacrisis

De coronacrisis heeft alle ontwikkelingen in een stroomversnelling gebracht. Medewerkers werken plotseling veel meer vanuit huis en daardoor ontstaan er nieuwe uitdagingen. Wat doe je bijvoorbeeld als een device defect is? 

Bij de ontwikkeling van DaaS was er van corona nog geen sprake en werden devices uitgeleverd vanaf een centrale kantoorlocatie. Dat is nu niet meer voor iedereen even handig, dus wordt er gekeken naar hoe er op korte termijn voor gezorgd kan worden dat nieuwe devices direct bij medewerkers thuis bezorgd kunnen worden.

Een ander voorbeeld is de inzet van Microsoft Autopilot: dat wordt gebruikt om op afstand software te installeren via de Cloud. Een jaar geleden deed pakweg 10% van de bedrijven dat, inmiddels is dat aantal binnen een jaar ruim verdubbeld. Dat toont aan dat bedrijven op zoek zijn naar andere manieren om support te bieden richting hun eindgebruikers.

Digitale transformatie

Wat ik vooral zie is dat organisaties op zoek zijn naar een transformatie op it-gebied. Door het hardware management uit te besteden via DaaS kan dat de hoofdfocus blijven, waardoor de transitie vloeiender verloopt. Zo blijven eindgebruikers tevreden en kan het IT-management zich richten op wat écht belangrijk is.