Direct nadat het coronavirus toesloeg, wendden veel zzp’ers in Rotterdam zich tot de gemeente voor financiële steun. Na de aankondiging van de regering om onder meer de horeca te sluiten kreeg de gemeente duizenden aanvragen voor een uitkering uit de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo). Het ambtelijk apparaat werd geconfronteerd met een enorme hoeveelheid formulieren en bewijsstukken die ambtenaren moesten behandelen en soms ook weer moesten terugsturen als ze niet volledig waren ingevuld. Dit terwijl zzp’ers ondertussen snel inteerden op hun reserves. De jury van de Computable Awards 2021 in de categorie Overheidsproject nomineert het project ‘Tozo-webapplicatie’.
Gezien de kritieke situatie was het voor alle partijen een heleboel werk met veel fouten en onduidelijkheden over de juiste invulling van de formulieren. Kortom, weinig focus op de klanten, de aanvragers. Om al deze aanvragen sneller en effectiever af te kunnen handelen besloot de gemeente Rotterdam het hele proces voor aanvragen, beoordelen en betaling van de uitkering te digitaliseren. Met het Mendix-platform werd binnen twee weken een webapplicatie gebouwd. Inmiddels zijn er met de applicatie tienduizenden aanvragen verwerkt. Omdat Rotterdam na de aankondiging van de maatregelen en regelingen in het kader van corona, snel en succesvol actie heeft ondernomen volgden 32 andere gemeenten zoals Leiden en Goes al snel het voorbeeld en werd een koppeling gemaakt zodat zelfstandigen uit die plaatsen de webapplicatie ook konden gebruiken voor hun aanvraag.
Door de coronapandemie was reeds het thuiswerken goed geïmplementeerd. Daarnaast had het projectteam al ervaring met het ontwikkelen via het low-code platform van Mendix, dat uitermate geschikt is om samen te werken, ondanks verschillende ervaringsniveaus. Het niet fysiek bij elkaar zitten was geen beperkende factor voor de kwaliteit en snelheid van ontwikkelen.
Juryoordeel
De jury werd getroffen door het enthousiasme en de helderheid van de voordracht door de projectleidster, waardoor je werd meegezogen alsof je in een projectbijeenkomst zat. Verontschuldigend wist zij te melden dat zij niet een technische achtergrond had. Dit is waarschijnlijk de grootste winst in dit complexe project geweest; iemand die een focus heeft op de klantgerichtheid, de benodigde functionele specificaties, projectmanagement en zelf niet technisch meedenkt/meewerkt. Diepe waardering voor het projectteam dat zeker een zestiental wijzigingen van functionele specificaties, door kabinet/parlement/departement, hebben moeten verwerken tijdens de bouw van Tozo. Een hele diepe buiging hiervoor.
Een bijzondere vermelding is dat Rotterdam de kennis en de toegankelijkheid tot Tozo voor 32 andere gemeenten mogelijk heeft gemaakt. Als publieke organisatie heeft de gemeente Rotterdam, en dus het Tozo-team, haar taak uitstekend vervuld en in deze crisis alles in het werk gesteld om burgers, (hier zzp’ers) snel te helpen en de steun te bieden die nodig is. Zelfstandigen kunnen eenvoudig een aanvraag indienen en zij ontvangen snel uitsluitsel of zij in aanmerking komen voor steun. Het Tozo-systeem zorgt voor digitale aanvragen en digitale beoordeling. Dit geeft lucht in de ambtelijke verwerking en snelheid en juistheid bij de aanvragers. Als jury hebben we het Tozo-project van de gemeente Rotterdam dan ook terecht genomineerd.
