De finance-afdeling van de provincie Utrecht heeft dankzij RoboRana en BMC de kracht van robotisering ontdekt. Na een succesvolle inspiratiesessie rond automatisering en digitalisering werd met behulp van een acceptatiematrix bekeken welke processen via rpa (robotic process automation) te automatiseren waren. Deze initiële proof of concept was succesvol, waardoor de provincie Utrecht nu kijkt naar optimalisatie- en automatisatiemogelijkheden in andere afdelingen. Voor de hoofdjury van de Computable Awards 2022 reden om het project van provincie Utrecht, RoboRana en BMC te nomineren in de categorie Overheidsproject.
De provincie werkt als overheid met een verplichtingensysteem. De verplichtingen die zijn afgerond wanneer leveranciers zoals bouwbedrijven, artiesten of onderhoudsploegen hun prestaties of project hebben (op)geleverd, moeten door de besteller worden afgesloten door de laatste factuur aan te duiden als eindfactuur. Dit proces is zeer belangrijk in het kader van budgetbewaking en financiële prognoses. Echter, veel medewerkers vergeten dit te doen. Hierdoor blijven veel verplichtingen onnodig openstaan, waardoor de lijst aandikt en het werk na maanden niet meer te overzien is.
Daarom bouwde RoboRana samen met BMC een rpa-robot die dit proces automatiseert. De robot haalt op reguliere basis de lijst met openstaande verplichtingen uit het SAP-systeem. Vervolgens filtert hij de verplichtingen uit deze lijst die voldoen aan bepaalde business rules, bijvoorbeeld wanneer het openstaande bedrag laag genoeg is of wanneer het project reeds een aantal maanden verstreken is. Ten slotte sluit de robot deze verplichtingen af in de administratie en mailt hij de lijst van afgesloten verplichtingen naar een ‘fysieke’ collega ter controle. In de ontwikkel- en testomgeving is de robot met vlag en wimpel geslaagd.
