Het vorige systeem dat Rijksdienst Caribisch Nederland (RCN) gebruikte was inmiddels elf jaar oud en voldeed niet meer aan de innovatiewensen. SAP-overheidsexpert iQibt adviseerde RCN een nieuw systeem op basis van SAP Cloud-technologie; SAP S/4Hana Cloud voor de ondersteuning van de financiële processen en SAP Ariba voor de inkoopprocessen. Doordat het systeem is aangeboden als SaaS Cloud oplossing, beschikt RCN de komende tien jaar automatisch over de nieuwste technologieën. Daarnaast is, door de inzet van SAP Fiori, de gebruiksvriendelijkheid van het systeem enorm verbeterd. Voor de hoofdjury van de Computable Awards 2022 reden om Rijksdienst Caribisch Nederland, iQibt en partners Compera en Innov8ion, en SAP te nomineren in de categorie Partnerproject.
Ondanks alle covid-restricties en het volledig digitaal werken is het systeem binnen één jaar vervangen en is Rijksdienst Caribisch Nederland als eerste Nederlandse overheidsinstantie overgestapt op SAP Cloud-technologie.
Het nieuwe bedrijfsvoeringssysteem bestaat onder andere uit finance en inkoop. Die processen sluiten nu naadloos op elkaar aan, waarbij de processen voor een groot gedeelte geautomatiseerd zijn. Voor het inkoop gedeelte is SAP Ariba gebruikt. Hiervoor heeft iQibt samengewerkt met Compera. Voor het verbeteren van de user experience, is SAP Fiori gebruikt. Voor de SAP Fiori- applicaties en -integraties werkte iQibt samen met zusterbedrijf Innov8ion.
Door covid was het projectteam genoodzaakt om bijna het gehele implementatietraject digitaal te werken. Oorspronkelijk zou het projectteam begin 2021 afreizen naar Bonaire, door de lockdowns werd dit pas eind 2021. Ook in Nederland kon het team nauwelijks bij elkaar komen. Mede door het tijdsverschil konden ook dingen minder snel en makkelijk op elkaar worden afgestemd. Dit alles vergde een strakke planning en extra goede communicatie. Naast het tijdsverschil van vijf uur hadden de partners ook nog te maken met een andere cultuur en ‘way of working’. Vanuit Nederland is het heel makkelijk om eisen te stellen aan leveranciers, maar als leverancier A niet werkt, dan is het op Bonaire lastig om op leverancier B over te stappen. Leverancier B bestaat namelijk in veel gevallen niet op Bonaire. Dingen werken heel anders op een eiland en dat betekent dat je anders naar processen en dus het systeem moet kijken.
Voor de implementatie van SAP S/4Hana en SAP Ariba is de SAP Activate-methodiek gehanteerd. Hiermee heeft het projectteam de transformatie en het agile werken in één keer meegenomen. Dit betekende voor RCN dat zij gedurende de implementatie al stapsgewijs kennismaakte met het systeem dat zij uiteindelijk zouden gaan gebruiken. De verandering is hierdoor heel geleidelijk en op een natuurlijke wijze verlopen, waardoor er een groot draagvlak is ontstaan. Daarnaast had RCN de wens om continu te innoveren. Doordat het systeem is gebaseerd op SAP Cloud-technologie, beschikken zij de komende tien jaar automatisch over de nieuwste technologieën die SAP ontwikkelt.
