Politici en topambtenaren moeten werkgerelateerde chatberichten bewaren in een digitaal systeem. Dat concluderen adviseurs in opdracht van het ministerie van BZK, naar aanleiding van de zaak van de gewiste sms-berichten van minister-president Mark Rutte. Het advies is ingegeven door de Wet open overheid (Woo) en de Archiefwet. 'De wet gaat pas leven als de hoogste gezagsdragers het belang van openbaarheid en een goede informatiehuishouding erkennen', aldus het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (Acoi).
Het Acoi werd in mei 2022 ingesteld om te adviseren over het bewaren van politieke en ambtelijke chatberichten, zoals via sms, Whatsapp en Signal. Kort daarvoor bekende Rutte dat hij veel werkgerelateerde sms-berichten verwijderde van zijn toestel in verband met de beperkte opslagruimte daarop. Hij noemde dit ‘realtime archiveren’, maar erkende dat het archiveren van dergelijke berichten beter moet.
Technologiebedrijven
De overheid moet chatberichten van personen in sleutelfuncties opslaan in een beheersysteem van de organisatie, luidt het advies. Hiervoor moet de overheid inventariseren welke technologie beschikbaar en bruikbaar is en investeren in verbetering van deze technologie samen met kennisinstellingen en technologiebedrijven, aldus het Acoi. De adviseurs roepen bewindslieden en topambtenaren op om de nieuwe beheer- en bewaarstrategie voor chatberichten vanaf 2024 toe te passen.
Bij veel overheidsorganisaties moeten functionarissen belangrijke chatberichten al zelf handmatig kopiëren naar een digitaal archiefsysteem. Maar dit beleid niet voldoet aan de Archiefwet, constateerde de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed afgelopen oktober.
Handmatig is onwerkbaar
Volgens het Acoi is handmatige selectie en opname van afzonderlijke chatberichten in een specifiek dossier onwerkbaar en een individuele norm, terwijl een collectieve norm moet gelden. ‘Stop met het handmatig selecteren van chatberichten door medewerkers of bestuurders zelf’, is het advies. In het geval van de gewiste sms’jes, zou niet de premier zelf, maar het beleid, de selectie van te archiveren berichten moeten bepalen.
‘Toegang tot overheidsinformatie is een essentieel recht voor iedereen én noodzakelijk om de democratie beter te laten werken’, meldt Acoi-voorzitter Ineke van Gent. ‘Dat geldt niet alleen voor nota’s, rapporten en e-mails, maar net zo goed voor chatberichten. De wet gaat pas leven als de hoogste gezagsdragers het belang van openbaarheid en een goede informatiehuishouding erkennen.’
Minister Hanke Bruins Slot (BZK) nam het advies op 19 januari in ontvangst. Zij is bezig met een wetsvoorstel voor modernisering van de Archiefwet en daarin is aandacht voor het cruciale instrument selectielijsten.
‘De wet gaat pas leven als de hoogste gezagsdragers het belang van openbaarheid en een goede informatiehuishouding erkennen.’ En daar zit’m nu precies de crux, dit past niet in de Rutte-doctrine evenals het volgende: ‘Toegang tot overheidsinformatie is een essentieel recht voor iedereen én noodzakelijk om de democratie beter te laten werken’,
Eens met Guus, de gezagdragers respecteren zelf de wet niet maar verwachten wel dat anderen dit doen. Laat hoogste namelijk maar weg als we kijken naar lagere overheden. Zo kieperde Jorritsma recentelijk nog de mailwisselingen over de Floriade weg nadat partijgenoot dit eerder al deed in een andere casus. Wel de lusten maar niet de lasten corrumpeert hierdoor de macht want veelal kent e-mail niet alleen een ontvanger.
Leuk advies, maar praktisch onuitvoerbaar: chatberichten (zoals in Whatsapp en Signal) zijn versleuteld en alleen door de gebruiker zelf te bewaren. Zolang er geen automatische functie in deze tools zit om chats te exporteren, is het advies onuitvoerbaar en blijf je afhankelijk van de gebruikers zelf.
Dit is typisch een voorbeeld van een advies waarbij niet gekeken is naar de technische realiteit.
Zou je niet een back-up van chats kunnen maken naar een systeem dat voorkomt dat berichten oneigenlijk verwijderd worden? Denk dat als je apparaat voor de business en privé gescheiden houdt het allemaal makkelijker uitvoerbaar wordt.
“Kort daarvoor bekende Rutte dat hij veel werkgerelateerde sms-berichten verwijderde van zijn toestel in verband met de beperkte opslagruimte daarop. Hij noemde dit ‘realtime archiveren’, ”
Dus archiveren verwijderen en dat hangt af van de beperkte opslagruimte.
Op zn Nokia.
Wat zou ChatGPT daarvan vinden ?
Oplossing zou kunnen zijn https://www.airdroid.com/parent-control/automatically-forward-text-messages-to-another-phone/ voor zowel Android als iOS.
BTW Rutte had twee mobiels, een Nokia èn een iPhone, makkelijker voor lezen messages. Dus zijn excuus van ruimtegebrek klopt niet.