Outsourcing

Wat is dat?

Bij uitbesteding laten organisaties het ict-werk dat ze eerst zelf deden voortaan buiten de deur uitvoeren. In een aantal gevallen gaat (een deel van) het personeel dat dit werk uitvoert, mee naar het bedrijf dat de werkzaamheden overneemt. Bij grootschalige contracten kan het zelfs gaan om de totale ict-divisie die wordt afgestoten.

Er bestaan allerlei variaties op het vlak van outsourcing. Het werk kan bijvoorbeeld zonder personeel naar het buitenland worden verplaatst. Dat is een vorm van offshoring (zie apart hoofdstuk). Ook kan het gaan om het elders laten uitvoeren van bepaalde zakelijke processen, zoals salaris- en personeelsadministratie, inkoop of facturering (inclusief ondersteunende ict-systemen). Dit heet business process outsourcing en komt in Nederland mondjesmaat voor.

Wat zijn de trends?

Wie dacht dat de markt voor uitbesteding al lang en breed verdeeld is, komt bedrogen uit. Bij veel organisaties draait nog een hoop ict in huis. Vooral in Europa is de markt nog lang niet verzadigd. Veel bedrijven en instellingen hebben zelf nog behoorlijk veel ict-systemen draaien. Slechts 20 tot 30 procent daarvan laat de uitvoering en ondersteuning aan ict-partijen over.
Waar infrastructuurbeheer wel op brede schaal aan derden wordt overgelaten, geldt dit nog niet voor applicatiemanagementdiensten.
In de Verenigde Staten sluiten opdrachtgevers steeds vaker kleinere, kortere en gespecialiseerde overeenkomsten en worden minder aanbestedingen uitgeschreven voor aflopende contracten. Opdrachtgevers verlengen lopende contracten met bestaande partners kortstondig om zo te kunnen nadenken over andere opties. Het sluiten van raamovereenkomsten met diverse partijen is zo’n optie. Door met meerdere partners in plaats van één in zee te gaan willen opdrachtgevers verzekerd zijn van voldoende technische expertise.
In Nederland verlengen of vervangen zes op de tien organisaties de komende twee jaar hun uitbestedingcontracten. Daarbij is de kans groot dat zij andere ict-partners aantrekken. Veel opdrachtgevers blijken niet tevreden over de geleverde prestaties.
De beweegredenen voor uitbesteding evolueren langzaam. Kostenreductie is nog altijd drijfveer nummer één. Klanten beginnen echter ook uit te besteden in ruil voor hogere kwaliteit, innovatieve oplossingen en ‘vrijwillige’ winkelnering waarbij ze de vaste ict-afdeling of partner vervangen door minder gebonden relaties met diverse leveranciers.
Regieorganisaties doen hun intrede. Grote organisaties vragen om regie wanneer zij hun ict-operaties uitbesteden. Er wordt dan een aparte club in het leven geroepen die toeziet op de controle en naleving van de afspraken die worden gemaakt door de opdrachtgever en de ict-partner. Vaak worden voor de inrichting van dit soort regieclubs externe adviseurs of gespecialiseerde dienstverleners aangetrokken.

Welke oplossingen zijn er?

De gouden regel is dat een organisatie eerst goed moet nadenken over wat zij precies wil uitbesteden en waarom? Het zomaar over de schutting gooien van vastlopende automatisering levert geheid problemen op. Het kan geen kwaad een adviseur in te huren. In Nederland bestaan allerlei in outsourcing gespecialiseerde consultants. Bekende namen zijn onder meer Quint Wellington Redwood, Verdonck, Klooster & Associates, Morgan Chambers en Synotion.
Een uitbestedingtraject zit vol voetangels en klemmen. Het kan geen kwaad de talloze vakliteratuur die hierover bestaat, te raadplegen. Een goede ingang is het proefschrift Decision- en controlfactoren voor sourcing van IT (ISBN 90-77212-46-9, Van Haren Publishing, http://www.vanharen.net) van adviseur Guus Delen. In dit boek, met diverse praktijkvoorbeelden, heeft Delen een ‘sourcingfactorenmonitor’ opgesteld, waarmee in een vroeg stadium knelpunten kunnen worden opgespoord.
Er circuleren tevens allerlei modellen, bijvoorbeeld Gartner IS Lite of Cobit – om een ict-divisie in te richten, of een sourcingsstrategie te bepalen (het stappenplan van Forrester). Aan de hand hiervan kan worden bepaald welke ict tot de kernactiviteiten kan worden gerekend en welke ict kan worden uitbesteed.
De markt van leveranciers is fors gegroeid. Van oudsher zijn er partijen die grote bedrijven bedienen, maar er duiken ook ict-dienstverleners op die zich op het midden- en kleinbedrijf richten. En vergeet niet de Indiase automatiseerders die zich steeds meer roeren op de Europese markt.
Het Platform Outsourcing Nederland kan als vraagbaak dienen. Zie: www.platformoutsourcing.nl.