Administratieve processen zijn er in allerlei takken van sport, van het bedrijfsleven tot het verenigingsleven. Een bijzondere afdeling binnen die administratieve processen is ledenadministratie. Niet veel bedrijven heb daarmee van doen, maar clubs en verenigingen des te meer. Hoe meer leden, hoe uitgebreider en ingewikkelder zo’n ledenadministratie wordt. Het is daarom des te belangrijker om dat op een verstandige manier aan te pakken. We delen drie technische tips voor ledenadministratie.
Gebruik toegewijde software
Hoewel je zou verwachten dat er alleen toegewijde softwareoplossingen ontwikkeld worden voor branches waar winst gemaakt wordt, bestaat er wel degelijk ook toegewijde software voor ledenadministratie, omdat dit zowel in de non-profit als in de winstgevende sector van toepassing kan zijn. Deze software kan je administratieve processen een stuk eenvoudiger maken en veel meer automatiseren dan wanneer je zelf met provisorische oplossingen werkt. Bijvoorbeeld het registreren van aanmeldingen en bieden van online toegang tot een eigen portaal voor leden. Deze investering kan een hoop werkuren, frustratie en menselijke fouten helpen voorkomen. Overweeg bijvoorbeeld de handige softwareoplossingen van ClubCollect.
Zorg voor regelmatige back-ups en goede beveiliging
Met wat voor systeem je ook werkt voor je ledenadministratie, de informatie die je daarin verzamelt is cruciaal. Het verliezen ervan is een grote catastrofe die voor een hoop werk en andere ellende kan zorgen. Daarom is het van groot belang om regelmatige back-ups te maken van je gehele administratie, zodat je bij technische problemen kunt terugvallen op een recente versie. Daarnaast is het van belang om ervoor te zorgen dat de gegevens die je bewaart goed beveiligd zijn. Als deze op straat komen te liggen, komen er een hoop privégegevens van veel mensen in verkeerde handen. En dan heb je nogal wat uit te leggen.
Doe het in de cloud
Zeker als je te maken hebt met een ledenadministratie die al lang bestaat en aardig uitgedijd is, is het verleidelijk om het bij het oude te houden en de administratie op één computer of server te bewaren. Maar het is in deze tijd ook mogelijk om het in de cloud te doen, en dat is een optie die zeer aan te raden is. Zo kun je er namelijk vanaf verschillende apparaten bij en kun je ook niet het slachtoffer worden van een crashende computer die je hele administratie in rook laat opgaan. Natuurlijk kan er aardig wat werk zitten in het overzetten, maar het is een investering die absoluut de moeite waard is.
Doe jij nog je ledenadministratie op een ouderwetse manier die zowel niet efficiënt als niet erg veilig is? Dan is het belangrijk om te overwegen wat een goede moderniseringsslag je zou kunnen opleveren. Het kan je administratieprocessen een stuk eenvoudiger maken en manuren met alle mogelijke menselijke fouten van dien schelen. Ook kan het je administratie een stuk veiliger én toegankelijker maken. Dat zijn twee zaken die elkaar een beetje lijken uit te sluiten, maar die wel degelijk verenigd kunnen worden als je de juiste keuzes maakt voor de systemen die je gebruikt voor je ledenadministratie.
