De gemeente Súdwest-Fryslân startte afgelopen jaar met de pilot “Slim zoeken” wat resulteerde in een enthousiaste ingebruikname van MY-LEX Overheid®. Ik word vandaag gastvrij onthaald door Patrick Witteveen, projectleider en Garmen Hageman, informatie adviseur bij de gemeente Súdwest-Fryslân die mij uitgebreid verslag doen van het projectverloop.
Met de verdergaande digitaliseringsslag van de gemeente groeide vorig jaar de behoefte naar een uitbreiding van organisatiebrede zoekmogelijkheden. Na een kort marktonderzoek kwam MY-LEX Overheid® al snel als potentiële provider in beeld. Met name de aangeboden ontzorgende begeleiding was iets dat de aandacht trok.
“Wij zijn gewend om zaken zelfstandig op te pakken en uit te voeren,” aldus Garmen. “We maken zelf onze koppelingen wel is de eerste gedachte vaak. Maar met de leiding en praktische uitvoering die MY-LEX biedt gaat er een nieuwe wereld voor ons open. Onder regie van ons eigen Functioneel Beheer werkten we in nauwe samenwerking aan een robuuste implementatie. Door op deze manier te werken houden we tijd over voor de uitvoering van al die andere taken die ook bij ons liggen.” “Een element dat ook een positieve bijdrage levert aan de ROI,” vult Patrick aan. “Deze applicatie biedt zoveel voordelen, direct maar zeker ook op de lange termijn, dat de keuze voor MY-LEX Overheid® uiteindelijk een heel logische is geweest. Toegegeven, het is geen kleine aanschaf die je doet, maar als je kijkt naar de TCO (Total Cost of Ownership), dan is de beslissing voor de Enterprise Search oplossing die MY-LEX Overheid® biedt absoluut een verantwoorde investering.”
Het bedrijfskundig onderzoek dat vooraf ging aan de uiteindelijke keuze bevestigde de gedegen beslissing die gemaakt is. “We hebben gewerkt vanuit het proces en liepen al vrij snel tegen zaken aan die we niet hadden kunnen voorzien. De autorisaties bleken niet voor alle documenten even goed ingevoerd te zijn. Mensen kregen documenten te zien die niet voor hun ogen bestemd waren. Dit zorgde voor een verlate uitrol waar we achteraf alleen maar heel gelukkig mee zijn geweest. De reparatieslag die op deze bevinding volgde is voor onze organisatie zeer waardevol gebleken. Zoeken in de digitale wereld vereist een andere werkwijze dan zoeken in het DMS. Het zoeken op inhoud én metadata levert hiaten op die we zelf niet hadden kunnen onderkennen. MY-LEX heeft ervoor gezorgd dat er een verhoogde security awareness in de organisatie is gerealiseerd. Met de grondgedachte “Safety First” zijn procedures aangescherpt. Op dit moment krijgen alle inkomende documenten op de postkamer al default de hoogste vertrouwelijkheid mee. Gaandeweg krijgen ze de autorisaties die gepast zijn. Door de procedure op deze manier om te draaien zijn we er verzekerd van dat privacygevoelige data te allen tijde veilig is. Niet het vakteam, maar de afdeling zelf draagt daaraan bij door als eigenaar van het betreffende document de verantwoordelijkheid voor de toekenning van de juiste autorisatie op zich te nemen. Het privacybewustzijn is op deze manier organisch verhoogd en is daardoor nu al stevig ingesleten. Alle processen krijgen “als vanzelf” de continue aandacht en bijbehorende aanpassingen die daarbij nodig zijn.”
De afdeling is er blij mee. Met het feit dat er nu razendsnel gezocht kan worden, maar zeker ook met het verscherpte privacy bewustzijn. MY-LEX Overheid® is feitelijk nog maar net in de organisatie geïntegreerd, nu al zijn medewerkers er volledig aan gewend en vraagt men om een uitbreiding van de benaderbare bronnen. Op dit moment worden DMS en de afdelingsschijf ontsloten, een logisch vervolg is om daar GEO Search aan toe te voegen. De teams kiezen er nu zelf voor om ook door de ‘digitale wasstraat’ te gaan. Als beloning wordt de afdelingsschijf geïndexeerd. Mooi om te zien hoe de organisatie zo van binnenuit werkt aan het opschonen van hun bestanden.
Door: Chantal Fransen
