Een evenement organiseren, daar gaat heel wat tijd in zitten. De eerste tip is dan ook om hier op tijd mee te beginnen. Het is echt niet uitzonderlijk dat de voorbereidingen voor een evenement al een jaar of zelfs nog eerder van tevoren starten. Het hangt sterk af van wat je precies wilt organiseren hoeveel tijd je hiervoor uit moet trekken.
Artiesten laten optreden
Als je 1 of meer artiesten wilt laten optreden dan boek je die ruim van tevoren. Dit doe je meestal via een boekingsbureau. Het bureau geeft je behalve de informatie over de kosten ook info over wat je moet regelen voor een optreden. Er moet een geluidsinstallatie worden gehuurd die voldoet aan de eisen. De meeste artiesten werken met een zogenaamde ‘rider’. Hierin staat vermeld welke wensen de artiest heeft. Dit gaat bijvoorbeeld over de kleedkamer en de beschikbaarheid van eten en drinken. Houd er rekening mee dat sommige artiesten een clausule hebben in hun contract dat ze een ‘schnabbel’ mogen afzeggen voor een belangrijker optreden, zoals voor radio of tv.
Toegangscontrole
Voor veel evenementen geldt een maximum aantal aanwezigen. Dit heeft vooral te maken met de veiligheid. Het is dus verstandig om kaarten voor het evenement uit te reiken, ongeacht of er gratis toegang is of dat er een toegangsprijs wordt gevraagd. Deze toegangsbewijzen kunnen dan bij de ingang met een QR code scanner worden gecontroleerd. Je kunt dan na afloop ook heel gemakkelijk zien hoeveel bezoekers er uiteindelijk op het evenement zijn afgekomen. Scannen kan ook met barcodes, maar in een barcode kan veel minder informatie worden opgeslagen dan in de modernere QR-code. Bovendien kun je een QR code als je dat wilt zelf aanmaken en op een toegangsbewijs afdrukken. Met deze codes is de kans op fraude wel iets groter.
Onvoorziene omstandigheden
Houd rekening met onvoorziene omstandigheden. Bij een buiten evenement moet je rekening houden met regen. Regen is nog tot daar aan toe, maar bij onweer moet het evenement in de meeste gevallen worden gestaakt. Bestel bij Posdata voldoende scanners voor het controleren van de toegangsbewijzen. Als een apparaat dienst weigert, heb je dan altijd nog reserve scanners. Met de hand de toegang controleren wordt een hele klus als er een paar honderd bezoekers of nog meer worden verwacht. Als een artiest op het laatste moment afzegt, kun je in veel gevallen contact opnemen met het boekingskantoor om te vragen of zij een alternatief kunnen bieden. Het is natuurlijk niet te hopen dat het je hoofdact is, want dat zal betekenen dat veel bezoekers afhaken en de inkomsten voor de horeca/catering flink lager zullen uitpakken. Als de kaartverkoop tegenvalt en je wilt om die reden een evenement cancelen, doe dit dan ruim op tijd. Wacht niet tot de laatste dag want dan zijn mensen soms al onderweg of hebben vrij geregeld op hun werk dat niet meer kan worden teruggedraaid.
