Nieuwe software biedt meer tijd voor zorg en minder frustratie bij IT-vragen
Delft – Zorgorganisatie PZC Dordrecht heeft samen met Service Management softwareleverancier TOPdesk een belangrijke stap gezet in het optimaliseren van haar IT-processen. Voorheen moesten medewerkers hun IT-meldingen telefonisch, per mail of persoonlijk doorgeven. Nu kan dat via het digitale TOPdesk-platform: sneller, overzichtelijker en makkelijker te volgen. Deze oplossing verlaagt de werkdruk voor de IT-afdeling en vereenvoudigt het proces voor zorgmedewerkers om meldingen in te dienen en statussen te monitoren.
Samenwerkingsverband De Merwelanden
In 2023 zijn PZC Dordrecht en woon- en zorgcentrum De Merwelanden een samenwerking gestart op het gebied van ondersteunende diensten, waaronder ICT. Hoewel De Merwelanden al gebruik maakte van TOPdesk, is er binnen deze samenwerking gekozen voor een gezamenlijke, vernieuwde implementatie van het systeem. De livegang van TOPdesk vormt dan ook een belangrijke mijlpaal in de ICT-samenwerking tussen beide organisaties. Door deze stap kunnen De Merwelanden en PZC Dordrecht efficiënter samenwerken en meldingen sneller en beter afhandelen.
Van losse meldingen naar een gecentraliseerde oplossing
Voor de implementatie van het TOPdesk platform, werkte PZC Dordrecht zonder centraal ticketsysteem. Communicatie over problemen verliep voornamelijk via telefoon of e-mail, wat voor uitdagingen zorgde bij het prioriteren en opvolgen van meldingen. Om hierin een digitaliseringsslag te maken, werd TOPdesk in maart 2024 als oplossing gekozen. Het platform voorziet in functionaliteiten zoals een uitgebreide kennisbank – waardoor medewerkers zelfstandig informatie op kunnen zoeken – en een duidelijke scheiding tussen urgente storingen en minder dringende verzoeken.
Het TOPdesk platform stelt personeel in staat om via een gestandaardiseerde procedure meldingen te registreren, wat resulteert in een beter beheersbare werklast voor IT-personeel en helpt om meldingen efficiënter te prioriteren. Daarnaast ontvangen zorgmedewerkers nu geautomatiseerde statusupdates over hun meldingen, waardoor zij constant geïnformeerd blijven zonder directe betrokkenheid van IT-ondersteuning.
Uitbreiding naar facilitaire processen
De eerste resultaten sinds de implementatie van het systeem zijn positief. IT-medewerkers zijn in staat een groter aantal meldingen op afstand te verwerken, terwijl zorgmedewerkers eenvoudig meldingen kunnen indienen via een gebruiksvriendelijke app. Met deze succesvolle implementatie zet PZC Dordrecht een belangrijke eerste stap richting een digitale en gestroomlijnde werkwijze. Inmiddels zijn ook voorbereidingen gestart om het platform in de nabije toekomst binnen de facilitaire dienst te implementeren.
Sandor Boots, Business Development Manager Healthcare bij TOPdesk: “Bij veel zorgorganisaties worden meldingen niet via een gestandaardiseerd systeem doorgegeven, wat kan leiden tot miscommunicatie tussen afdelingen en uiteindelijk een verhoogde werkdruk. Met dit systeem helpen we PZC Dordrecht niet alleen om meer tijd en ruimte vrij te maken voor hun zorg- en IT-medewerkers, maar ook om de efficiëntie te verhogen en het zorgpersoneel beter inzicht te geven in de status van hun meldingen. Zo houden zij meer tijd over voor wat echt telt: het bieden van goede zorg.”
Jaimy Valk, Projectleider Bedrijfsondersteuning bij PZC Dordrecht: “Binnen PZC Dordrecht merkten we dat we behoefte hadden aan een gestructureerde manier om IT-meldingen te verwerken. TOPdesk bood een oplossing die overzicht creëert, de werkwijze efficiënter maakt en meer rust brengt. Medewerkers kunnen zelf meldingen volgen, waardoor de IT-afdeling meer tijd overhoudt voor complexe vragen. We zien veel potentie in dit platform en werken aan een plan om deze verder uit te breiden binnen de organisatie.”
Meer lezen
