SmartDocuments, specialist in digitale klantcommunicatie heeft zijn softwaresuite uitgebreid met een aantal nieuwe toepassingen. Naast het klassieke gebruik van de applicatie op de PC (desktop-oplossing) is SmartDocuments ook beschikbaar als webapplicatie. Afgelopen zomer werd de Mobile App geïntroduceerd voor mobiele apparaten, zoals tablet en smartphone, om in een online omgeving documenten en formulieren direct aan klanten aan te bieden. Verder is er een oplossing voor het creëren en versturen van grote volumes documenten. Met de verbreding van het portfolio van SmartDocuments naar online, mobiel en hoogvolume, kunnen organisaties het verschil maken aan de customer experience kant.
SmartDocuments Mobile App
Gegevens verzamelen en verwerken waar ze ontstaan kan via de SmartDocuments App. Of het nu tijdens een verkoopgesprek is met een notebook op schoot, op een tablet gedurende een artsenbezoek in het ziekenhuis of tijdens de oplevering en inspectie van de woning aan de nieuwe huurder. Via de app kunnen gebruikers documenten maken op basis van centraal ingerichte SmartDocuments sjablonen zoals ze gewend zijn. Het is ook mogelijk om foto’s te maken en bij te voegen, een klant te laten ondertekenen en de app in te stellen voor meerdere gebruikers zodat een tablet met meerdere collega’s kan worden gedeeld. Dit alles zonder onnodige ‘omwegen’ zoals printen en opnieuw scannen – en gewoon in real time!
Documentenwinkel (eCommerce)
De documentenwinkel is ontstaan vanuit vraag vanuit de juridische sector om een passend antwoord op onverwachte online concurrentie vanuit partijen zonder juridische achtergrond. SmartDocuments heeft de technologie om heel snel een online documentwinkel te ontwikkelen waarmee notarissen en advocaten online (via een website of een klantportal) met behulp van sjablonen en eCommerce alle belangrijke gegevens van de klant kan verzamelen. Vervolgens genereert SmartDocuments, op basis van deze input, de relevante documenten. Afsluitend hoeft alleen nog maar de validering door de advocaat of notaris zelf te worden uitgevoerd. Het afrekenen van de documenten kan meteen online waarna ze kunnen worden gedownload of via e-mail verzonden. Naast toepassing in de juridische sector is deze werkwijze ook zeer waardevol voor de publieke sector als instrument ter verbetering van digitale dienstverlening aan de burger. De eerste klanten zijn live!
Hogere volumes
Bij diverse klanten wordt ook het SmartDocuments platform ingezet om grote en complexe hoeveelheden documenten te genereren, te verwerken en te verzenden. De klant hoeft geen gespecialiseerde consultants meer in te huren. De collega’s die nu al beheerder zijn van SmartDocuments kunnen met dezelfde kennis nu ook bij hogere volumes van documenten meehelpen, zoals bijvoorbeeld bij periodieke facturen, huurdersbrieven en onderzoeken.
De kracht van SmartDocuments
SmartDocuments vereenvoudigt het maken van documenten aanzienlijk. Zonder uitgebreide IT-expertise (zero coding) is in een paar stappen elke vorm van documenten te maken en te bewerken. Conform de voorwaarden, foutloos en automatisch. De documenten worden centraal opgeslagen en kunnen worden geraadpleegd via verschillende media (desktop, tablet, laptop, mobiele apparaten, enz.). De oplossingen van SmartDocuments hebben een snelle time-to-market en zijn zelf te onderhouden.
Marco Drost, Algemeen Directeur SmartDocuments: “De wereld om ons heen is veranderd. Organisaties werken steeds meer procesmatig via zaaksystemen. De klant is veel veeleisender geworden, doet steeds meer online en mobiel. Zeker de jongere generatie heeft hoge verwachtingen. Een pdf als invulformulier en dat achtereenvolgens printen, invullen, inscannen en weer e-mailen is eerder een achteruitgang dan een innovatie. Met SmartDocuments worden documenten ter plekke gecreëerd en, indien nodig, direct ondertekend op de tablet. Dit reduceert de doorlooptijd van ‘dagen en weken’ tot enkele minuten. En alle partijen hebben direct toegang tot de aangemaakte documenten. SmartDocuments is dé oplossing voor documentcreatie voor allerlei scenario’s.”
