1. Betalingstermijnen zijn makkelijk te vergeten. Dat is het probleem.
Contracten brengen teams samen, maar zodra ondertekend, gaat ieder team zijn eigen weg. Legal archiveert het contract. Finance zet de basisfacturatie op. Operations focust zich op de levering. Maar het daadwerkelijk naleven van betalingsvoorwaarden: mijlpalen, netto betalingsdagen, boetes, vroegbetaalkortingen, wie houdt zich daar mee bezig?
Uiteraard houdt ieder team zich hier in zekere zin mee bezig. Maar het wordt ze niet makkelijk gemaakt wanneer betalingsvoorwaarden verschillen per contract. Zonder een systeem dat deze voorwaarden controleert, glippen ze makkelijk door de mazen van het net.
Met Docfield worden contractverplichtingen traceerbaar, doorzoekbaar en – het belangrijkst – actiegericht.
Smart fields gekoppeld aan betalingsdata
Meldingen wanneer deadlines naderen
Filters op leverancier, vervaldatum of betaalstatus
Nooit meer afhankelijk van geheugen of verspreide spreadsheets
2. Handmatige processen brengen risico’s met zich mee
Veel bedrijven beheren betalingstermijnen nog steeds handmatig. Finance teams zetten kalenderherinneringen of gedeelde trackers op om vervaldatums te markeren, maar die zijn afhankelijk van iemand die eraan denkt om ze te controleren. Vaak houden ze ook geen rekening met gewijzigde voorwaarden of voorwaardelijke mijlpalen. De focus ligt voornamelijk op tijdige facturatie en voldoening van betalingen.
In snelgroeiende of inkoopintensieve omgevingen leidt dat tot echte risico’s. Betalingsdata worden gemist. Kortingen blijven onbenut. Legal wordt pas ingeschakeld als het al te laat is.
Een CLM-systeem lost dit op door contractdata in een live omgeving te trekken die zich automatisch aanpast aan wijzigingen en op tijd waarschuwingen geeft.
Automatisch bijgewerkte workflows bij wijzigingen
Real-time statusdashboards
3. Slechte zichtbaarheid veroorzaakt wrijving tussen teams
Finance wil duidelijkheid. Procurement wil snelheid. Legal wil controle. Maar als contracten verspreid staan in inboxen of gedeelde mappen, heeft niemand inzicht in wat ertoe doet, zoals wanneer een factuur moet worden verstuurd of of de betalingsvoorwaarden aansluiten bij de afspraken met de leverancier.
Met Docfield worden contracten niet alleen opgeslagen, maar ook gestructureerd. Je kunt zoeken op contracttype, filteren op betalingsclausules en dashboards opzetten die je bedrijfsprioriteiten weerspiegelen.
Directe toegang tot actieve contracten
Filters op netto betalingstermijnen (bijv. netto 30, netto 60)
Inzicht in betalingsverplichtingen per afdeling
Deze zichtbaarheid maakt samenwerking tussen teams mogelijk en voorkomt miscommunicatie die betalingen vertraagt of relaties schaadt.
4. Contractgegevens moeten je financiële strategie ondersteunen
Betalingstermijnen zijn meer dan operationele details. Ze vormen een strategische hefboom.
Misschien wil je snellere voorwaarden heronderhandelen met strategische leveranciers. Of contracten identificeren met verouderde bepalingen. Of inzicht krijgen in welke deals kortingen bieden voor vroegtijdige betaling, maar niet worden benut.
Zonder gestructureerde data is dat een handmatig en tijdrovend proces.
Met Docfield is het ingebouwd. Elke betalingsclausule is geïndexeerd. Elke verlenging wordt bijgehouden. En elke afwijking van standaardvoorwaarden wordt gemarkeerd.
Rapportage op clausuleniveau
Aangepaste dashboards
Integraties met financiële systemen
Jje creëert hefboomwerking.
5. Blijf auditklaar, zelfs jaren later
Of je nu in een investeringsronde zit, een audit doorloopt of leveranciersprestaties evalueert; een van de meest voorkomende (en stressvolle) vragen is: Kun je me het contract sturen? Gevolgd door: En wat waren de betalingsvoorwaarden? Vaak kun je urenlang zoeken in folders en e-mail threads zonder succes. Als dat antwoord ergens in een stoffige map of verkeerd benoemde PDF staat, vertraagt dat het proces eindeloos.
Docfield biedt volledige traceerbaarheid:
Versiegeschiedenis met tijdstempels
Inzicht op clausuleniveau in alle contracten
Volledige auditlogboeken voor betalings- en verlengingsclausules
Je bent altijd voorbereid — of het nu gaat om investeerders’ vragen of een interne controle.
Laatste gedachten: CLM houdt je cashflow gezond
Betalingstermijnen zijn een van de duidelijkste voorbeelden waarom contractbeheer na ondertekening ertoe doet. Ze beïnvloeden je cashflow. Ze bepalen je relatie met leveranciers. En als ze niet worden nageleefd, veroorzaken ze echte operationele wrijving. Toch richten de meeste teams zich enkel op contracten tot aan het moment van ondertekening.
Docfield verandert dat. Door betalingsverplichtingen te embedden in een live, geautomatiseerd systeem, worden contracten niet alleen opgeslagen — er wordt ook naar gehandeld. Je team wordt slimmer, sneller en beter afgestemd.
Dit is een van de meest tastbare voordelen die we zien wanneer teams Docfield implementeren.
