IT-apparatuur raakt vroeg of laat verouderd. Maar zodra laptops of servers zijn afgeschreven, begint pas het tweede deel van hun levenscyclus. Wat doe je als organisatie met oude hardware die niet meer actief in gebruik is?
Meer dan afdanken: dataveiligheid eerst
Afgeschreven apparaten bevatten vaak nog gegevens die je liever niet op straat ziet belanden. Denk aan klantinformatie, interne documenten of toegangsgegevens. Zelfs bij defecte apparatuur zijn deze data soms nog uit te lezen. Zorgvuldige datawiping of fysieke vernietiging van harde schijven is daarom geen overbodige luxe. Veel organisaties kiezen voor een gecertificeerde partij die de gegevensverwijdering aantoonbaar uitvoert.
Verantwoord afvoeren en milieuaspecten
Bij het afvoeren van hardware kom je al snel in aanraking met milieuregels. Accu’s, batterijen en printplaten vallen deels onder chemisch afval en mogen niet bij het reguliere bedrijfsafval worden gegooid. Een partij zoals GP Groot inzameling kan ondersteuning bieden bij het scheiden, ophalen en registreren van deze stromen. Daarmee voldoe je aan wet- en regelgeving én voorkom je dat materialen op ongecontroleerde plekken terechtkomen.
Hergebruik, donatie of recycling
Niet elk apparaat hoeft bij het afval. Apparatuur kan intern worden hergebruikt, bijvoorbeeld voor testomgevingen of tijdelijke inzet. Zijn apparaten verouderd maar nog werkend, dan kan donatie aan maatschappelijke initiatieven interessant zijn. Dit vereist wel dat alle data vooraf veilig is verwijderd. Wat overblijft, kan vaak professioneel worden gerecycled, waarbij waardevolle grondstoffen worden teruggewonnen.
Verwerking en documentatie
De administratieve kant van hardware-afvoer is minstens zo belangrijk. Afgeschreven apparatuur moet uit de activa worden gehaald, en de wijze van afvoer moet intern of extern te verantwoorden zijn. Veel inzamelaars leveren vernietigingsverklaringen, rapportages of serienummerregistraties mee, zodat je altijd kunt aantonen hoe een apparaat is verwerkt.
De rol van IT bij afvoerbeleid
De IT-afdeling heeft hierin een sleutelpositie. Niet alleen vanwege de technische kennis, maar ook bij het opzetten van vaste processen voor uitfasering. Door serienummers, datavernietiging en inname te registreren, ontstaat er grip. In samenwerking met inkoop of facilitair beheer kan IT zorgen voor een transparant, toekomstbestendig afvoerbeleid.
Van IT-afval naar gecontroleerde afvoer
Oude hardware verdient meer aandacht dan alleen een plek in het magazijn. Met een doordacht proces, van datavernietiging tot milieuvriendelijke verwerking, beperk je risico’s, voldoe je aan de regelgeving en maak je ruimte voor vernieuwing. Een kleine investering in goed beheer voorkomt onnodige problemen achteraf.
