Kostenbesparing is de focus van zo’n beetje iedere ict-afdeling ter wereld. Door de huidige economische situatie worden investeringen in nieuwe technologie op de lange baan geschoven. Tenzij het management overtuigd is van de besparing die gerealiseerd kan worden met een nieuwe implementatie. Een ict-manager moet zijn huiswerk doen en met een sterke onderbouwing komen. Helaas gaat het op dit punt nog vaak mis, waardoor er geen steun komt voor goede ideeën.
De elektronische factuur is een mooi voorbeeld om uit te leggen hoe een dergelijk bewustwordingsproces werkt. Het heeft behoorlijk lang geduurd voordat de politiek zich echt ging inzetten om het gebruik van de elektronische factuur mogelijk te maken. Pas vanaf het moment dat inzichtelijk werd hoe groot de potentiële besparing voor het bedrijfsleven is, werden de ogen geopend en kwam de politiek in actie. Door het versoepelen van de regelgeving is het aantrekkelijker geworden voor ondernemingen om hun facturatieproces aan te passen. En steeds meer bedrijven beginnen nu te experimenteren met de elektronische factuur.
Het is mooi dat ondernemingen langzaam maar zeker kosten gaan besparen op hun facturatieproces, maar dit is slechts het topje van de ijsberg. Er zijn namelijk nog veel meer mogelijkheden om kosten te besparen op documentprocessen. Bijvoorbeeld door de inefficiënte manier waarop medewerkers samenwerken aan te pakken. Als je bedenkt hoeveel documenten er iedere dag door de gemiddelde werknemer worden geproduceerd, gereviseerd en aangepast, dan schrik je van de verspilling die dit tot gevolg heeft. Laten we dit eens illustreren met een simpele rekensom: de gemiddelde medewerkers produceert zes pagina's afvalpapier per dag. Dit betekent dat een middelgrote onderneming met vijfhonderd medewerkers al 15.000 pagina's papier per week produceert. Dit is gelijk aan dertig pakken papier. En hierbij houden we nog geen rekening met het uitprinten van documenten om deze na te kijken en van commentaar te voorzien.
Een enorme verspilling waar we echt wel iets aan kunnen doen als we de manier waarop we samenwerken veranderen. Bijvoorbeeld door technologie in te zetten waarbij medewerkers de mogelijkheid hebben om gezamenlijk aan een document te werken. Daarnaast is het ook mogelijk om documentdistributie te verminderen door intern gebruik te maken van wiki's en blogs. Om dit te kunnen realiseren is er wel een cultuuromslag nodig. De vraag is wie er verantwoordelijk is voor dit proces: het management, de ict-afdeling of hr? Eigenlijk iedereen, want er is zoveel winst te behalen met het moderniseren van deze processen dat het iedere afdeling aan het hart zou moeten gaan.
