Vereniging Eigen Huis heeft inzicht gekregen in meer dan vijftien verschillende soorten contracten. Zij hebben een intranetsite op basis van Sharepoint 2007 en beschikken ook over kennis van Sharepoint zodat zij zelf onderdelen kunnen ontwikkelen en beheren in het programma. Voor contractbeheer heeft Vereniging Eigen Huis aanvullende software ingezet, die 100 procent is geïntegreerd met de bestaande Sharepoint-omgeving.
De hoogste prioriteit kreeg de oplossing voor contractmanagement. Het project bestond uit het inrichten van vijftien contractsoorten met behulp van ecspand. Het doel is om meer inzicht te krijgen in de lopende contracten, de looptijden bij te houden en de betrokken personen te informeren over de status wanneer bijvoorbeeld een opzegtermijn nadert. Vereniging Eigen Huis wenste contracten snel en makkelijk terug te vinden en wilde geen lades meer doorzoeken.
Door consultants van Docdynamic zijn vijftien verschillende contractsoorten ingericht, elk met eigen specifieke kenmerken. Tot op heden werd van elk contract een papieren versie bewaard en gearchiveerd in ladekasten. Een aantal afdelingen hield een Excel-sheet bij. Het was lastig om de looptijden bij te houden en de betrokken personen op tijd te informeren over opzegtermijnen, omdat deze alleen op de papieren versie stond vermeld. Een consultant van Docdynamic regelde uiteindelijk alles en implementeerde ecspand bij Vereniging Eigen Huis.
Fase 2: Inkoopfacturen digitaal archiveren
Nadat het contractmanagement was geïmplementeerd bij Vereniging Eigen Huis is het vervolg ingezet met de implementatie van inkoopfactuurverwerking met ecspand. De software is ingericht om facturen te scannen en te koppelen aan leveranciersnummer en deze zo op te zoeken in het contractbeheersysteem. De toegevoegde waarde hiervan werd onvoldoende prioriteit toegekend door de afdeling inkoop en F&C, waardoor is besloten hier nog niet mee te gaan werken.
De inkoopfacturen scannen met ecspand, al dan niet voorzien van een barcode en vervolgens digitaal archiveren. De barcode bevat het boekstuknummer uit Navision. Hiermee worden alle kopgegevens van de inkoopfactuur uit Navision opgehaald.
Toekomstplannen
Het proces van beoordelen en goedkeuren van facturen kan in veel organisaties versneld en verbeterd worden. Door de workflow van ecspand in te zetten voor het digitaal beoordelen en het versnellen van het goedkeuringsproces van inkoopfacturen wordt een enorme efficiencyslag gemaakt. Hiervan wordt de toegevoegde waarde wel erkend door de afdeling inkoop en F&C. Deze afdelingen zullen samen alle mogelijkheden inventariseren en de uitbreidingen van ecspand in de toekomst invullen.
Opdrachtgever: Vereniging Eigen Huis
Vereniging Eigen Huis behartigt de belangen van de eigenwoningbezitter. Dit uit zich op drie vlakken: diensten en producten, informatie en advies en collectief ledenbelang. De ontwikkeling van de diverse diensten en de partijen waarmee ze als vereniging samenwerken, worden zorgvuldig geselecteerd. Eigen huis behartigt de belangen van ruim 680.000 eigenwoningbezitters. Er werken ruim tweehonderd medewerkers.
Redenen voor ecspand volgens Vereniging Eigen Huis
– Perfecte aansluiting op MS SharePoint Server
– Snel de gewenste informatie beschikbaar.
– Overzicht van alle contracten.
– Makkelijk en snel zoeken naar bijbehorende documenten.
– Gemakkelijk lopende contracten inzien.
– Tijdig de juiste persoon informeren over contractstatus.
– Digitaal notities toevoegen aan documenten.
– Webgebaseerde oplossing.
– Gebruiksvriendelijk.
– Snelle implementatie.
– Onderhoud in eigen beheer.
Voordelen contractmanagement:
– Tijdbesparing door snel terugvinden van contracten op leveranciersnummer, boeknummer, datum bereik etc.).
– Kostenbesparing door inzicht in alle lopende contracten en (opzeg-)termijnen voor de betrokken personen.
– Tijdig per e-mail informeren over de status van een contract.
– Snel en op elk gewenst tijdstip contracten inzien.
– Databeveiliging, toekenning gebruikersrechten op contractniveau.
– Kostenbesparing: geen papieren archief meer nodig.
– Overzichtelijke administratie per leverancier.
– Volledigheid, alle documenten zijn per leverancier in één digitaal dossier revisiezeker opgeslagen.
Doelgroep
ecspand is bestemd voor middelgrote tot grote (inter-)nationale bedrijven die Sharepoint hebben ingezet en dit wensen uit te breiden naar een bedrijfsbreed informatieplatform. Ecspand is een 100 procent geïntegreerde dms/ecm-oplossing met Sharepoint 2007/2010.
Klantreacties
Reactie applicatiebeheerder: 'Wij hebben gekozen voor ecspand omdat het systeem met Sharepoint is geïntegreerd. Het is gebruikersvriendelijk en eventueel later uit te breiden met een workflow-module.'
Reactie gebruiker: 'Handig dat je straks via een e-mail op de hoogte wordt gebracht van het aflopen van een contract.'
Business case: Vereniging Eigen Huis integreert contract in Sharepoint
Samenvatting
Inzicht in contracten, contractbeheer, integratie met Sharepoint. Besparen contractmanagement door inzicht in looptijden en contractdata. Het doel is om meer inzicht te krijgen in de lopende contracten, de looptijden bij te houden en de betrokken personen te informeren over de status wanneer bijvoorbeeld een opzegtermijn nadert.
Aanleiding
Vereniging Eigen Huis heeft een intranetsite ingericht op basis van Sharepoint 2007 en heeft kennis in huis van Sharepoint. Zij kunnen zelf onderdelen ontwikkelen en beheren. Vereniging Eigen Huis wenst een oplossing voor contractbeheer die wordt geïntegreerd met de bestaande Sharepoint-omgeving.
Structurele bijdrage
Nadat contractmanagement naar tevredenheid was geïmplementeerd bij Vereniging Eigen Huis is het vervolg ingezet met de implementatie van inkoopfactuurverwerking met ecspand.
Vernieuwend
Contractmanagement 100 procent geïntegreerd met Sharepoint.
Succesfactoren
Tijdbesparing door snel terugvinden van contracten op leveranciersnummer, boeknummer, datum bereik, etc.). Kostenbesparing door inzicht in alle lopende contracten en (opzeg-)termijnen voor de betrokken personen Tijdig per e-mail informeren over de status van een contract. Snel en op elk gewenst tijdstip contracten inzien. Databeveiliging, toekenning gebruikersrechten op contractniveau Kostenbesparing: geen papieren archief meer nodig Overzichtelijke administratie per leverancier. Volledigheid, alle documenten zijn per leverancier in één digitaal dossier revisiezeker opgeslagen.
Status van het project
Project afgerond en business case gerealiseerd.
Goed te lezen dat steeds meer bedrijven en organisaties overgaan op het managen van contracten. Het werd tijd. Juist door de pre-mature status van de markt zien we dat er vaak meer gekeken wordt naar integratie dan naar het echt goed managen van contracten. De gekozen richting hier is (wederom) een kostbare oplossing (old school) en gezien de tekst van het artikel kan worden geconcludeerd dat er (te) weinig contract management kennis is geweest.
Het klinkt inderdaad wel als een dure oplossing. Het probleem is dat we ons altijd laten misleiden door onze behoefte aan integratie, terwijl in de praktijk onze informatiebehoefte minstens zo goed zonder dure integraties kan worden ingevuld.
Er is nu een mogelijkheid ontstaan voor contractbeheer en nog niet voor contractmanagement. Door te weten wanneer een contract afloopt, manage je het nog niet. Dat is de volgende stap:
– krijg ik wel wat is afgesproken? en waar is het bewijs?
– ontvangt VEH nu ook reminders om die afspraken regelmatig te bespreken?
– en ga zo maar door.